当記事では、GMOサイン Ver.2において、今までの管理画面からの改良点についてご案内します。
機能追加され次第更新予定ですので、随時ご確認ください。
※当記事は2024/12/15リリース時点での情報となっております。
今後の開発予定についても下記ページにてご案内しておりますのでご確認ください。
▷GMOサイン[Ver.2] 開発ロードマップ（サービスサイト）
GMOサインの操作種類ごとに改良点をご案内いたします。
文書管理
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| 未整理封筒一覧 | フォルダに保存していない封筒を一覧で確認できるようになりました |
| 削除済み文書 | 削除済み文書を一覧にて閲覧・復元できるようになりました（管理者のみ） |
| 封筒内の文書一括ダウンロード | 封筒内の文書をzipで一括ダウンロードできるようになりました |
| 絞り込み検索の改良 | 検索項目を整理し、すべてをOR検索とすることで直感的に絞り込めるようになりました |
| 選択した文書を一括削除 |
文書一覧表示の状態で未整理文書一覧、フォルダ内の文書一覧、絞り込み後の文書一覧の「メニュー」より文書の一括削除ができるようになりました |
| 文言変更 | 以下の文言をより分かりやすく変更しました ・リマインド通知→契約満了日のリマインダー ・自動更新→契約日の自動更新 ・管理番号→文書番号 ・保管場所→紙文書の保管場所 ・関連契約→子文書 ・文書関係者→文書閲覧者 ・署名ステータス→受信者情報 ・関連契約→子文書 |
| 受信者情報表示 | 自社ワークフロー、署名者順、受領者を受信者情報として一覧で確認できるようになりました |
| プレビューエリアの拡大 | 詳細情報内のプレビューエリアを拡大し、別タブで開かなくてもある程度識別できるようになりました |
| 関連文書の追加方法 | 関連文書について子文書の文書名を検索してから追加できるようになりました |
| フォルダ表示順 | フォルダの表示順を作成順→名前順に変更しました |
| フォルダ間の文書移動 | 対象の封筒を複数選択しフォルダ間移動ができるようになりました |
| タイムスタンプ一括検証 | 対象文書を絞込み検索後にタイムスタンプ一括検証が可能になりました |
| 追加カスタムフィールドでの詳細検索 | 絞り込み検索時に追加カスタムフィールド項目での検索ができるようになりました |
| 追加カスタムフィールド項目のCSV追加 | 追加したカスタムフィールドがCSVの項目として反映されるようになりました。 |
| サイドメニューの変更 | 締結前後でメニュー・画面が分かれるようになりタスク状況を把握しやすくなりました。 |
| 締結前封筒の閲覧可能範囲の変更 | 締結前文書の閲覧は封筒の送信担当者、自社ワークフロー承認者、組織内署名者に限定され、同じ組織内の第三者ユーザーによる閲覧を防止できるようになりました。 |
| フォルダへの振り分けタイミングの変更 | 締結前封筒の閲覧可能範囲変更に伴い、締結完了後にフォルダに振り分けされるようになりました。 |
| 進捗状況の表示 | 進捗状況のインジケーター、および対応中ユーザーの氏名が表示されるようになり、誰の作業待ちなのかを一目で確認できるようになりました。 |
| 送信後の履歴表示 | 封筒詳細画面上で署名者ごとに送信日時や開封日時などの各種情報が時系列で表示されるようになりました。 |
| 設定した署名位置の確認 |
署名位置設定画面で設置した各パーツの配置、種類、設定情報を確認できるようになりました。 |
スキャン文書
| 封筒内複数文書管理 | スキャン文書を封筒に20文書まで保存して管理できるようになりました |
| 文書詳細情報の事前登録 | スキャン文書登録時に文書詳細情報の事前登録が可能となりました |
| スキャン文書ラベル追加 | どの文書がスキャン文書か一覧で分かりやすいようラベルを追加しました |
ユーザー管理
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| ロール権限の見直し | より分かりやすく設定しやすくなるようロール、権限の見直しを行いました |
ユーザーグループ
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| 検索 | ユーザーグループ名で検索ができるようになりました |
| 階層化 | ユーザーグループに親子で階層が作れるようになりました |
| フォルダの作成と紐付け | ユーザーグループ画面から新規フォルダの作成とフォルダへのユーザーグループの紐付け設定ができるようになりました |
署名フォーム（作成時）
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| フォームのオーナー権限 | 作成したフォームはユーザーグループ単位での管理方式になりました |
| ラベルの追加 | フォームをラベル単位で管理できるため、同じフォーム名での作成が可能となりました |
| 期限設定 | 有効期限の終了日だけでなく開始日も設定できるようになりました。特定の期間のみ利用できるようにしたい場合に活用できます |
| 署名人数の上限設定 | 作成したフォーム上で署名できる人数の上限を設定できるようになりました |
| 未承認バッジの表示 | フォーム作成時に自社ワークフローを設定し、未承認のフォームが存在する場合にバッジが表示されるようになりました |
| 印影の指定 | 印影は署名者による自由選択形式ですが、依頼元側で形式の指定もできるようになりました |
| 下書き保存機能 | フォームの作成途中で下書きを一時保存できるようになりました |
署名フォーム（署名時）
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| 「前へ」/「次へ」ボタンを配置 |
これらのボタンを配置することにより、チェックリストの各項目への対応を行いやすくなりました ※スマートフォン操作時 |
| ワンタイムパスワードの廃止 | これまでは署名時にワンタイムパスワードの入力を求められていましたが、GMOサイン Ver.2の署名フォームではワンタイムパスワードの入力が不要となりました |
| 署名情報の付与 | 署名ボックスが複数設定されている場合、すべての署名ボックスに署名情報が付与されます |
署名依頼送信
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| 署名者属性の用語変更 |
「自社」→「組織・組織内」、「相手方」→「相手先」と用語を変更しました。また、この変更に伴い署名依頼時の依頼先（「自社署名者」「送信先」）という概念がなくなりました。 |
| 追加フィールドの設定・入力 | 文書詳細情報の追加フィールドについても依頼時に入力できる項目として設定、入力できるようになりました。 |
| 印影の指定 | 印影は署名者による自由選択形式ですが、依頼元側で形式の指定もできるようになりました |
署名作業
| 改良点 | 内容 |
|---|---|
| 頭紙画面の追加 |
署名を行う際、はじめに頭紙が表示されるようになり署名依頼情報を確認できるようになりました。 |
| 「文書の保存先」ボタンの表示 | 文書自動保管機能による意図しない保存を防ぐためにボタンをヘッダー上に表示しました。 |
- GMOサイン Ver.2 で未リリースの機能は今までの管理画面上で操作お願いします。
- 操作ログは管理画面毎に記録されます。今までの管理画面での操作は今までの管理画面での記録のみ、GMOサイン Ver.2 での操作は、GMOサイン Ver.2 での記録のみとなります。
下記の表にてそれぞれのヘルプ記事をご案内いたします。
文書管理関連ヘルプページリンク集
| 概要 | 今までの管理画面 | GMOサインVer.２ | リリース日 |
|---|---|---|---|
| フォルダの作成・削除 | リンク | リンク | 2023/9/24 |
| フォルダへの封筒追加 | リンク | リンク |
〃 |
| フォルダ内封筒の解除 | リンク | リンク | 〃 |
| フォルダ間の封筒移動 | リンク | リンク | 〃 |
| フォルダの名称変更 | リンク | リンク | 〃 |
| 文書詳細情報 | リンク | リンク | 〃 |
| 封筒一覧表示 | リンク | リンク | 〃 |
| 検索機能（フリーワード検索、絞り込み） | リンク | リンク | 〃 |
| 値の無い項目の検索方法（null検索） | リンク | リンク | 〃 |
| 保管文書のダウンロード方法 | リンク | リンク | 〃 |
| 電子契約締結証明書 | リンク | リンク | 〃 |
| 文書一覧のCSVダウンロード | リンク | リンク | 〃 |
|
フォームデータ（署名者の入力情報）のダウンロード |
リンク | リンク | 〃 |
| 文書の削除 | リンク | リンク | 〃 |
| スキャン文書管理 | リンク | リンク | 2023/12/13 |
| タイムスタンプ一括検証 | リンク | 〃 | |
| 補足資料ファイルのアップロード機能 | ー | 2024/4/8 |
ユーザー管理関連ヘルプページリンク集
| 概要 | 今までの管理画面 | GMOサインVer.２ | リリース日 |
|---|---|---|---|
|
ユーザー登録 |
リンク | リンク | 2024/4/8 |
|
ユーザーグループ設定 |
リンク | リンク | 〃 |
|
ユーザーグループの階層 |
ー | リンク | 〃 |
|
ユーザーグループとフォルダの紐付け |
リンク | リンク | 〃 |
| 保管先デフォルトフォルダ指定 | リンク | 〃 |
管理者メニューヘルプページリンク集
署名フォーム関連ヘルプページリンク集
| 概要 | 今までの管理画面 | GMOサインVer.２ | リリース日 |
|---|---|---|---|
|
署名フォーム概要 |
リンク | リンク | 2024/8/18 |
|
署名フォームの作成 |
ー | リンク | 〃 |
|
署名フォームの承認 |
ー | リンク | 〃 |
|
署名フォームでの署名 |
ー | リンク | 〃 |
署名依頼送信関連ヘルプページリンク集