「受信文書の管理機能」を利用することで、自身宛に届いた署名依頼文書を自動的にアカウント内に紐づけを行い保管することができ、その他にも下記のような作業が可能となります。
- GMOサインへログインして、署名を行うことが可能
- GMOサインスマホアプリから署名を行うことが可能
※今までの管理画面では文書自動保管機能に相当する機能です。
現状今までの画面遷移とVer.2の画面が混在しております。ご注意ください。
＜注意点＞
- 現在、GMOサインVer.2で署名依頼を行った文書のみが管理されます。
- 受信文書の管理機能を利用して、社外取締役に取締役会議事録を送付する際、自社ドメインのメールアドレスを使用することを推奨しています。
これは、GMOサインの機能仕様により、署名後の文書は自動的にアカウント内に紐づけされるためとなります。
社外のメールアドレスを使用してユーザー登録を行うと、そのメールアドレスで署名を行った文書がすべて自社のアカウントに保管され、情報漏洩のリスクが生じる可能性があります。
このようなリスクを避けるために、自社ドメインのメールアドレスを発行してご利用いただくことが非常に重要です。
社外とのやり取りにおいても、安全かつ確実な運用を行うための対策として、ぜひご検討ください。
操作可能ロール： 全体管理者システム管理者
目次
設定確認方法
1. 画面右上のユーザー名をクリックし、「マイページ」をクリックします。
2. ページ中央の「詳細設定」をご確認ください。
設定変更方法
受信文書管理
1. 「管理者メニュー」をクリックします。
2. 「ユーザー管理」をクリックし、対象のユーザー名をクリックの上、「メニュー」より「ユーザー登録情報の変更」をクリックします。
3. 詳細設定の「受信文書の設定」欄で、「このアカウントで通知を受ける」のチェックを変更し、「変更する」をクリックします。
メール認証
文書自動保管機能を使用する場合は、上記で「する」にチェックを入れた後、メール認証を完了させる必要があります。
※メール認証が完了していないと、文書の自動保管がされません。
SSO連携済みアカウントの場合
SAML認証が完了しているユーザーでも、文書自動保管機能を使用する場合は、同様にメール認証を完了させる必要があります。
※文書自動保管機能についてのSAML認証方式は、SP-Initiatedに対応しています（IdP-Initiatedをご利用中の場合は、SP-Initiatedのご利用をご検討ください）
メール認証手順
［文書自動保管］する になっているユーザーがログインを行うと、メール認証の画面が表示されます。
1. 「送信する」ボタンをクリックします。
- 「送信する」 ：認証メールが送信されます
- 「送信しない」：文書の自動保管がされません
2. 「送信する」選択後、下記画面が表示されます。
3. 届いた認証メール内のURLをクリックします。
4. 認証完了です。
下記エラーメッセージが表示される場合は、「メール認証」をクリックして再度認証作業をお願いいたします。
※新規ユーザー追加時は［文書自動保管］する となっており、初回ログインがメール認証を兼ねているため認証メールは届きません。
文書自動保管機能を利用しない場合は、［文書自動保管］する のチェックを外して「更新」してください。
署名後保管機能
署名時に保管の可否と保管先フォルダについて選択ができます。
一括設定方法（全体管理者・システム管理者）
1. 管理者メニューをクリックします。
2. 受信文書の管理を選択し、「設定の変更」ボタンをクリックします。
3. 設定を行った後、「変更する」ボタンをクリックします。
各設定項目について
| 署名済み文書を保存しない | アカウント内に文書保存が行われません。 |
| 署名済み文書を保存する | アカウント内に文書保存が行われます。保管先フォルダの選択が可能となります。 |
|
署名済み文書を保存する ＋ |
署名者自身にてアカウント内に保存するか否かを選択可能になります。 また、保存を行う場合、保管先フォルダの選択が可能となります。 |
※操作方法は、署名する〈実印タイプ〉と署名する〈契約印タイプ〉をご確認ください。
※デフォルトフォルダが設定されており、かつ変更不可の設定がされている場合は、そのフォルダへは必ず保管されます。（保管先の追加は可能です）
受信文書の保管と署名後保管について
※1. 実印タイプの場合、受信文書の保管機能をオフにしている場合、 署名依頼時はアカウントと紐づいていませんが、署名依頼メールの「文書を確認する」ボタンを クリックしたタイミングでアカウントに紐づけられます。
※2. 自社アカウントから署名依頼が来た場合、署名後保管機能はご利用いただくことはできません。
送信者がアカウント内のユーザーのため文書は保管されます。
※3. 実印タイプは、※1のタイミングでアカウントへの紐づけがされるため、受信文書の保管機能がオフでもユーザー全員が文書を保管するにしていると、アカウント内に保管されます。
設定後の利用時
要署名対応文書
ログイン後、署名依頼の状況欄に自身宛に届いている署名依頼文書が表示されます。
文書閲覧者
文書詳細情報にて、文書閲覧者の追加・削除が可能です。署名完了後文書のみ操作可能となります。
詳細の手順については下記のヘルプセンター記事をご参照ください。
▷【文書管理】文書詳細情報 [Ver.2]（ヘルプセンター）
署名方法について
受信文書の管理機能利用時、署名作業の手順が「アカウント内から」と従来の「署名依頼メール内URLから」の2通りとなります。
アカウント内の要署名対応文書からアクセス
受信文書の管理で「このアカウントで通知を受ける」が有効となっており、メール認証が完了していれば、署名依頼の状況の要署名対応文書に自身宛に届く署名依頼文書が表示されるようになります。
1. 署名ボタンをクリックすると署名画面へ遷移します。
署名依頼メールからアクセス
署名依頼メール内の「文書を確認する」ボタンをクリックすると署名画面へ遷移します。
文書管理番号について
文書には文書管理番号（0から始まる7桁の数字）が順番に自動割り振りされます。
通常、文書1つにつき番号1つですが今までの管理画面から送信した場合、同機能利用時はアカウント内への紐づけ用番号が生じる関係上、文書管理で見た際に空き番号が生じます。
当機能利用しない場合
自社より送信した文書本体（管理番号：001）が発生。
→次の文書は002となる。
当機能利用時 ※例：自社－相手との二社間署名（自社担当者は当機能ON）
自社より送信した文書本体（管理番号：001）が発生。
- 自社宛に届いた署名依頼がアカウント内へ自動保管。（紐づけ用番号：002）が発生
- 1文書に対し、2番号発番されているが最終的に001へ統合され、002は非表示となる
- 次の文書は003となる
○自社の署名担当者が複数かつ、それぞれが当機能ONのユーザーの場合
紐づけ用番号が人数分だけ追加されます。
担当者Ａ、Ｂ用にそれぞれ002、003を使用するため、次は004となります。
＜注意点＞
アカウント内に同機能を有効にしているユーザーがいる場合、該当ユーザー宛ての署名依頼文書がアカウント内へ保管されます。
署名したユーザー本人以外にも、保管先フォルダを閲覧可能なユーザーも閲覧可能です。
自社アカウント内からの署名依頼：
起案者が送信時に設定したフォルダに格納されます。
他社アカウントからの署名依頼：
管理者が事前設定した受信時デフォルトフォルダに保管（受信時フォルダを設定していない場合、管理者と文書管理者から閲覧可能となります）