「文書自動保管機能」を利用することで、自身宛に届いた署名依頼文書を自動的にアカウント内に紐づけを行い保管することができます。
文書自動保管機能をご利用いただくことで下記作業が可能となります。
・GMOサインへログインして、署名を行うことが可能
・GMOサインスマホアプリから署名を行うことが可能
◇ 設定確認方法
◇ 設定変更方法
◇ 設定後の利用時
◇ 署名方法について
2. 該当ユーザーのアイコンをクリック
（右側の「編集」ボタンから文書自動保管のする／しないの設定が可能です）
| 文書自動保管 |
上記の操作手順1～2（「ユーザー管理」 ＞ 該当ユーザーの「編集」ボタン）で下記画面を表示
［文書自動保管］する にチェックを入れ「更新」ボタンで適用
| メール認証 |
文書自動保管機能を使用する場合は、上記で「する」にチェックを入れた後、メール認証を完了させる必要があります。
※メール認証が完了していないと、文書の自動保管がされません。
＜メール認証手順＞
［文書自動保管］する になっているユーザーがログインを行うと、メール認証の画面が表示されます。
1. 「送信する」ボタンをクリック
「送信する」 ：認証メールが送信されます
「送信しない」：文書の自動保管がされません
2. 「送信する」選択後、下記画面が表示
3. 届いた認証メール内のURLをクリック
4. 認証完了
下記エラーメッセージが表示される場合は、「メール認証」をクリックして再度認証作業をお願いいたします。
※新規ユーザー追加時は［文書自動保管］する となっており、初回ログインがメール認証を兼ねているため認証メールは届きません。
文書自動保管機能を利用しない場合は、［文書自動保管］する のチェックを外して「更新」してください。
■署名完了後GMOサインアカウント内に文書を保管しない、または保管先を選択する方法(2023/3/22リリース)
文書自動保管の機能にて署名前にGMOサインアカウントに紐づいた文書は、その時点でアカウント内に自動で保管されておりましたが、2023/3/22の仕様変更リリースにより、署名時に保管の可否と保管先フォルダについて選択ができるようになりました。
本機能をご利用いただく場合は、管理者ロール、システム管理者のユーザーにて一括設定を行っていただく必要がございます。
※本機能は［文書自動保管］する となっておりメール認証が完了しているユーザーのみ利用可能です。
■一括設定方法（管理者・システム管理ロール）
1. 管理者メニュー「管理パネル」＞「文書保管一括変更」をクリック
2. 設定を行った後、「保存」ボタンをクリック
| 各設定項目について |
| ユーザー全員が文書を保管しない | アカウント内に文書保管が行われません。 |
| ユーザー全員が文書を保管する | アカウント内に文書保管が行われます。保管先フォルダの選択が可能となります。 |
|
ユーザー全員が文書を保管する ＋ |
署名者自身にてアカウント内に保管するか否かを選択可能になります。 |
※操作方法は、署名する〈実印タイプ〉と署名する〈契約印タイプ〉をご確認ください。
※デフォルトフォルダが設定されており、かつ変更不可の設定がされている場合は、そのフォルダへは必ず保管されます。（保管先の追加は可能です）
■文書自動保管と署名後保管について
※1 実印タイプの場合、文書自動保管機能をオフにしている場合、
署名依頼時はアカウントと紐づいていませんが、署名依頼メールの「文書を確認する」ボタンを
押下したタイミングでアカウントに紐づけられます。
※2 自社アカウントから署名依頼が来た場合、署名後保管機能はご利用いただくことはできません。
送信者がアカウント内のユーザーのため文書は保管されます。
※3 実印タイプは、※1のタイミングでアカウントへの紐づけがされるため、文書自動保管機能がオフでもユーザー全員が文書を保管するにしていると、アカウント内に保管されます。
| 要対応文書 |
ログイン後、TOP画面の要対応文書に自身宛に届いている署名依頼文書が表示されます。
※要対応文書の上限表示件数が30件→100件へ変更されました(2023/7/19リリース)
※新しい依頼から100件目まで表示されます
文書右の署名アイコンより署名画面へ遷移できます
| 文書関係者 |
対象文書の詳細アイコンを押下後表示される文書詳細情報画面では、文書作成者ユーザー及び署名依頼を受信したユーザーが文書関係者に表示されます。(2023/7/19リリース)
閲覧権限をなくしたい場合削除も可能です。
※外部アカウントからの依頼の場合は署名完了後のみ操作可能です
１．対象ユーザーを選択(下記キャプチャの場合はユーザーDを選択)
２．「削除」ボタンを押下
３．「更新」ボタンを押下
文書自動保管機能利用時、署名作業の手順が「アカウント内から」と従来の「署名依頼メール内URLから」の2通りとなります。
＜アカウント内の要対応文書からアクセス＞
GMOサインアカウントログイン後、TOP画面の要対応文書に自身宛に届いている署名依頼文書が表示されます。
※［文書自動保管］する となっておりメール認証が完了している場合
↓
ボタンをクリックすると署名画面へ遷移します。
↓
アカウント内に登録済みの印影画像を用いて署名することが可能です。
＜署名依頼メールからアクセス＞
署名依頼メール内の「文書を確認する」ボタンをクリックすると署名画面へ遷移します。
※同メールアドレスでGMOサインアカウントを登録しており印影画像を登録している場合は、アカウント内に登録済みの印影画像が表示されます。
文書には文書管理番号（0から始まる7桁の数字）が順番に自動割り振りされます。
通常、文書1つにつき番号1つですが、同機能利用時はアカウント内への紐づけ用番号が生じる関係上、文書管理で見た際に空き番号が生じます。
○当機能利用しない場合
自社より送信した文書本体（管理番号：001）が発生。
→次の文書は002となる。
○当機能利用時 ※例：自社－相手との二社間署名（自社担当者は当機能ON）
自社より送信した文書本体（管理番号：001）が発生。
→自社宛に届いた署名依頼がアカウント内へ自動保管。（紐づけ用番号：002）が発生
→1文書に対し、2番号発番されているが最終的に001へ統合され、002は非表示となる
→次の文書は003となる。
○自社の署名担当者が複数かつ、それぞれが当機能ONのユーザーの場合
→紐づけ用番号が人数分だけ追加されます。
※担当者Ａ、Ｂ用にそれぞれ002、003を使用するため、次は004となる
アカウント内に同機能を有効にしているユーザーがいる場合、該当ユーザー宛ての署名依頼文書がアカウント内へ保管されます。
署名したユーザー本人以外にも、保管先フォルダを閲覧可能なユーザーも閲覧可能です。
| 自社アカウント内からの署名依頼 | 起案者が送信時に設定したフォルダに格納 |
|---|---|
| 他社アカウントからの署名依頼 |
管理者が事前設定した受信時デフォルトフォルダに保管 （受信時フォルダを設定していない場合、管理者と文書管理者から閲覧可能となります） |
※締結完了していない状態でアカウントB内から文書を削除した場合、アカウントA側では赤く「取消」と表示されます
締結完了後にアカウントBから削除した場合はアカウントA側には影響いたしません