「文書自動保管機能」を利用することで、自分宛てに届いた署名依頼文書を自動的にアカウント内に紐づけして保管する事ができます。
当機能をご利用いただく事で下記作業が可能となります。
・GMOサインへログインして、そこから署名画面へ遷移する事ができる
・GMOサインスマホアプリからも署名が可能
・署名依頼が届いた際、署名前にも文書ダウンロードや印刷ができる
1. 画面左メニュー「ユーザー管理」をクリックします
2. 「ユーザー管理」から該当ユーザーを
アイコンにて選択すると下記画面になります。
（右上の「編集」ボタン押下すると変更画面へ遷移します）
＜下記2つのステータス状態で設定状態を確認します＞
①メール認証 ：認証済／未認証
②文書自動保管：する ／しない
| ＜設定ON：完了時＞ | ＜設定ONだが未完了時＞ | ＜設定OFF：完了時＞ |
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メール認証 ：認証済 文書自動保管：する
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メール認証 ：未認証 文書自動保管：する（メール認証が未完了のため、自動保管されません。） |
メール認証 ：認証済 or 未認証 文書自動保管：しない |
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自動保管されます ※この状態になった後の署名依頼分が自動保管される |
自動保管されません ※メール認証を完了させることで設定が完了致します |
自動保管されません ※当機能を利用する際は、文書自動保管：する に変更します |
○文書自動保管
上記1～2操作（ユーザー管理 ＞ 該当ユーザーを選択して編集ボタン）で下記画面を表示します。
［文書自動保管］する のチェックを変更して「更新」ボタンで適用します
○メール認証
当機能を使用する場合は、上記で「する」にチェックを付けた後、メール認証を完了させる必要があります。メール認証が完了していないと、文書は自動保管されません
＜メール認証手順＞
設定変更後、該当ユーザーがログインすると、認証メール送信の場面になります。
1. ここで「送信する」を選択します。
「送信する」 ：認証メールが送信されます
「送信しない」：自動保管機能が「しない」になります
2. 「送信する」選択後は、下記画面となります。
3. 届いた認証メール内のURLを選択します。
4. 認証完了です。
※エラーメッセージが表示される際は、再度「メール認証」をやり直しします。
※新規ユーザー追加時は当機能はON（文書自動保管：する）となっており、初回ログインがメール認証を兼ねているため認証メールは別途届きません。
当機能を利用しない際は、［文書自動保管］する のチェックを外して「更新」してください。
○要対応文書
ログインするとTOP画面に署名依頼文書が表示されます。
（署名時、通常は署名依頼メール内URLからアクセスしますが、アカウント内からのアクセスも可能になります）
文書右の署名アイコン
より署名画面へ遷移できます
当機能利用時、署名画面への遷移手段が「アカウント内から」と従来の「署名依頼メール内URLから」の２通りとなります。
＜アカウント内からのアクセス＞
ログインするとＴＯＰ画面に署名依頼文書が表示されます。（当機能が有効の場合）
↓
マークを選択すると署名画面へ遷移します。
↓
アカウント内に登録済の印影画像を用いて署名する事が可能です
他の作成方法選択も可能
＜署名ＵＲＬからのアクセス＞
メール内のURLリンクボタン押下すると署名画面へ遷移します
↓↓
署名依頼メール内からアクセスすると、従来通りの署名画面に遷移します。
（同メールアドレスで登録されているアカウントがあれば登録済印影が表示されます）
文書には文書管理番号（0から始まる7桁の数字）が順番に自動割り振りされます。
通常、文書1つにつき番号1つですが、同機能利用時はアカウント内への紐づけ用番号が生じる関係上、文書管理で見た際に空き番号が生じます。
○当機能利用しない場合
自社より送信した文書本体（管理番号：001）が発生。
→次の文書は002となる。
○当機能利用時 ※例：自社－相手との二社間署名（自社担当者は当機能ON）
自社より送信した文書本体（管理番号：001）が発生。
→自社宛に届いた署名依頼がアカウント内へ自動保管。（紐づけ用番号：002）が発生
→1文書に対し、2番号発番されているが最終的に001へ統合され、002は非表示となる
→次の文書は003となる。
○自社の署名担当者が複数かつ、それぞれが当機能ONのユーザーの場合
→紐づけ用番号が人数分だけ追加されます。
※担当者Ａ、Ｂ用にそれぞれ002、003を使用するため、次は004となる
アカウント内に同機能をONにしているユーザーがいる場合、該当ユーザー宛ての署名依頼文書がアカウント内へ保管されます。
自動保管された文書は、どのフォルダにも格納されていない為、「管理者」と「文書管理者」ユーザーからは閲覧可能となります。
（あとで該当文書をフォルダ内へ移動して閲覧制限をかける事は可能ですが、
それでも全ての文書を閲覧する権限を有する［管理者］ユーザーの方からは該当文書が見える）
状況によっては意図しない形で他の方に文書が見える事になる為、懸念がある際は当機能をOFFにして利用するなど運用をご検討ください。
（注意例）
本社／支社それぞれでGMOサインアカウントを利用中（アカウントA／B）
本社（A）から支社（B）の新入社員（担当者B）へ入社時の提出書類を送信。
担当者Bが文書自動保管機能を有効にしている。
→本社から文書を受信した時点で【担当者Bが所属しているアカウントB内へ】文書が自動保管される。
→アカウントB内の［管理者］ユーザーは、アカウント内文書が全て閲覧できるため、担当者B宛の文書が見える事になり、時によっては労働条件（雇用形態や給与など）が把握できてしまう、等
※締結完了していない状態でアカウントB内から文書を削除した場合、アカウントA側では赤く「取消」と表示されます
締結完了後にアカウントBから削除した場合はアカウントA側には影響致しません