GMOサインでは契約内容の詳細（契約日、金額等）を登録し管理することが可能です。
GMOサインで電子契約を締結した文書はもちろん、スキャン文書管理機能にて、スキャン文書を登録したものも管理が可能です。
（スキャン文書の登録管理は別途オプションの申込みが必要です）
リマインド通知の設定も併せてここで設定可能です。
ここでは契約管理の詳細入力について説明します。また、チュートリアル動画でも解説していますので、あわせてご参考ください。
■操作方法
1. GMOサインシステム内、ページ左メニュー「文書管理」をクリック
２. 該当文書の詳細ボタンをクリック
3. 画面が切り替わったら一番下にある「文書情報編集」をクリック
4. 必要な文書情報を入力します。
◆各項目◆
| ① | 文書名 | 元々の文書名が入っています |
| ② | 相手方 |
「送信先」署名者と受領者の氏名が自動で反映されます※受領者氏名は変更不可 ※相手から受信した文書は入力項目はありません |
| ③ | 契約／取引日 |
契約日を管理する際にカレンダーから日付選択します ※署名依頼時にも設定可能 |
| ④ | 契約満了日 |
契約満了日を管理する際にカレンダーから日付選択します ※署名依頼時にも設定可能 |
| ⑤ | 自動更新 |
「あり」にすると、契約満了日を迎えた際に設定された更新期間分、契約満了日を延ばして更新します。 |
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（期限付きの契約の有効性そのものを自動更新するような機能では無いためご注意ください） （リマインド通知を「更新」する機能となります。 ※イメージとしては携帯電話のスヌーズ機能） |
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| ⑥ | 更新期間 | （上記と組み合わせ）自動更新を「あり」にした場合のみ入力可能です |
| ⑦ | 解約通知の期限 |
契約相手に解約通知をする必要がある期限を入力するメモとして活用ください。 （契約内容に基づき●日を任意設定します） |
| （相手に自動的にメール等で通知されたり、右上のアイコンに通知が出たりはしません） | ||
| ⑧ | リマインド通知 | 「あり」にすると、次にいれる通知日にアラートが表示されます |
| （リマインド通知は該当文書に閲覧権限のあるユーザーすべてに表示されます） |
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| ⑨ | 通知日 | リマインド通知を出す日を入力します。 |
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※「契約満了日」の記載を行い、リマインド通知をONにすると●日前の通知日に通知表示されます。 ※「自動更新：あり」にして更新期間を入力していた場合、 ※「解約通知」の情報を入力しても、リマインド通知とは関係性はございません。 |
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| ⑩ | 所属 | 契約元の部署名、担当者の所属などを入力します |
| ⑪ | 担当者名 | 担当者名を入力します |
| ⑫ | 契約／取引金額 |
契約金額を入力します ※署名依頼時にも設定可能 |
| ⑬ | 保管場所 |
例）紙の契約書をスキャンして保管する場合、原本の保管場所を入力します ※署名依頼時にも設定可能 |
| ⑭ | 備考１～3 |
任意入力する備考欄として活用頂けます ※署名依頼時にも設定可能 |
| ⑮ | ※追加枠 | 文書情報項目設定により追加設定した項目です |
◆⑧リマインド通知 を利用している場合、画面右上の時計マークでリマインド表示されます。
※メッセージ内の文書管理番号クリックで該当文書の詳細情報が表示されます
【保管先フォルダ】
・フォルダに格納されていない場合
・フォルダに格納されている場合
フォルダへの格納の有無をご確認いただけます。
どのフォルダにも格納されていない場合は「未選択」の表示になりますため、フォルダ設定漏れを確認することが可能となります。
※フォルダの閲覧権限が無いユーザーが文書詳細画面を開いた際は、フォルダに格納されている場合でも保管先フォルダが「未選択」の表示になります。
（該当文書に対して、文書関係者に登録されている、もしくは自身が署名依頼または署名行為を行っている際は、閲覧権限の無いフォルダに格納されている場合でも文書管理一覧から文書の確認が可能です。詳しくは各ロールの文書閲覧可能範囲をご参照ください）
【親契約】
紐づく既契約がある場合、それを親契約として指定することで紐付けることが可能となります。
詳細画面で親文書/子文書を確認できたり、管理画面で親文書の下に子文書が紐づいて表示されます。
【文書関係者】
ユーザーグループ単位ではなく、ユーザー毎に文書の閲覧権限を設定することが可能です。
文書管理者、文書管理者＋署名者、文書閲覧者、署名者ロールのユーザーを指定できます。
ユーザーグループ単位で閲覧設定を行う場合は別途フォルダ設定とユーザーグループ設定が必要となります。
【文書登録日時】
GMOサイン上にアップロードされた日時をご確認いただけます。（スキャン文書管理機能でのアップロード含む）
【署名完了日時】
すべての署名が完了した日時をご確認いただけます。（タイムスタンプ付与など、署名完了処理を終えた日時）