ユーザーグループを設定することで、フォルダに対しグループ単位で閲覧権限を付与できます。
ここではグループの作成方法をご説明します。
※3月22日よりユーザーグループ単位にて承認者の絞り込みが行えるようになりました。
設定方法につきましては下部に記載しております。
また、ユーザー管理のUIが一部変更しております。
※参考・関連）ユーザーグループ管理・フォルダ管理 解説動画（YouTube）
※操作可能ロール：管理者、システム管理者
■グループ設定
1. TOPページの左にある「ユーザー管理」をクリック
2. 画面が切り替わったら「ユーザーグループ一覧」タブをクリック
3. 右上の「ユーザーグループ新規作成」をクリック
※ユーザーグループの編集はグループ名右側の編集アイコンを押下ください。
4. グループ名を入力し、グループに登録するユーザーを左の一覧から選択し、「追加」をクリックします。
移動が完了後に、「新規作成」を押下するとユーザーグループが作成されます。
※画像クリックで拡大
2023/3/22の署名依頼受信時のデフォルトフォルダ設定機能のリリースに伴い、「管理者」ロール含め全ロールのユーザーをユーザーグループへ追加することが可能となりなりました。
ただし、ユーザーグループ設定を行っても管理者ロールはフォルダ閲覧範囲の制限を受けず、全文書、全フォルダが閲覧可能であることには変わりません。
デフォルトフォルダ設定機能の詳細はこちら
■承認者の絞り込み
3月22日の新機能リリースにより、社内ワークフローにて表示する承認者の絞り込みを行うことができるようになりました。
下記設定を行っていただくことで、同じグループ内のユーザーのみを承認者として表示させることが可能となります。
1. TOPページの左にある「ユーザー管理」をクリック
2. 画面が切り替わったら「ユーザーグループ一覧」タブをクリックし、編集したいユーザーグループ
の編集アイコンをクリック。
3. 「承認者設定をユーザーグループ内のユーザーに限定する」にチェックを入れて更新ボタンを押下する。
※自社ワークフローにて設定するユーザーは、同じユーザーグループ内にいるユーザーのみに制限がされます。
※別途、固定ワークフローを行っている場合、固定しているユーザーに変更はございません。
承認者を追加する際は、同じグループ内のユーザーのみから選択可能です。
■上記で、設定した場合の自社ワークフローの選択画面