GMOサインでは、登録済みの文書を検索できます。ここでは各検索項目について説明します。
文書詳細情報にて登録されている、文書名や相手方、契約内容の詳細（契約日、金額等）などの項目で検索し、検索項目に合致した対象文書のみを文書一覧に表示可能です。
GMOサインで電子契約を締結した文書はもちろん、スキャン文書管理機能にて、スキャン文書を登録したものも検索が可能です（スキャン文書の登録管理は別途オプションの申込みが必要です）。
操作方法
1. GMOサイン管理画面内、ページ左メニュー「文書管理」をクリックします。
文書一覧が表示されます。
※文書一覧の初期表示は「未完了」「署名完了」両方を含む「直近3か月に送信または受信した文書」が表示されます。
2. 「未完了」／「署名完了」いずれかのラジオボタンを選択し、［検索］ボタンをクリックすると、選択したステータスの文書が全期間分表示されます。
フリーワード検索の場合は、検索窓にヒットさせたい文字列を直接入力し、［検索］ボタンを押すと、検索対象の文書管理番号、署名ステータス、文書名、契約/取引日、相手方、契約満了日の記載された一覧が表示されます。
| フリーワード検索で検索対象となる項目 |
|
|---|
絞り込み検索
GMOサインではより詳細な条件で絞り込み検索が可能です。
1. 文書一覧上、絞り込みボタン［詳細検索］ボタンをクリックします。
絞り込み検索用の入力画面が表示されます。
2. 必要な検索項目を入力します。※各項目の入力は必須ではなく、空白があっても検索は可能です。
検索可能な各項目
| ① | 検索条件 |
デフォルト：AND 検索方式を選択します。 ANDの場合、複数の検索要件をすべて満たした検索対象を表示し、ORの場合、複数のうちどれか一つでも満たしている検索対象を表示します。 |
⑫ | リマインド通知 |
デフォルト：すべて リマインド通知の設定で検索します。 設定のあり/なし/すべてでの検索が可能です。 |
|---|---|---|---|---|---|
| ② |
全角/半角/ 大文字/小文字 |
デフォルト：区別しない 文字の全角/半角、大文字/小文字を区別するかしないかを選択します。 |
⑬ | 通知日 |
リマインド通知が「あり」の条件の場合に、更新期間で絞り込み検索します。 日前/ケ月前/年前での検索が可能です。 |
| ③ | 管理番号 |
管理番号で検索します。 範囲での検索が可能です |
⑭ | タイムスタンプの有効期限 |
付与されているタイムスタンプの日付を検索します。 |
| ④ | 文書名 |
文書名で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
⑮ | 所属 |
所属で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
| ⑤ | 署名ステータス |
文書の署名ステータスで検索します。 自社署名待ち/送信先署名待ち/署名完了/取消/承認待ち/署名者が辞退/承認却下から選択できます。 |
⑯ | 担当者名 |
担当者名で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
| ⑥ | 相手方 |
相手方で検索します。
※文書送信時に、送信先の名前が自動で入ります |
⑰ | 契約/取引金額 |
契約/取引金額で検索します。 ※（3/22以降）管理者により、当項目を入力必須にすることができます |
| ⑦ | 契約／取引日 |
契約／取引日に入力されている日付を検索します。
※（3/22以降）管理者により、当項目を入力必須にすることができます |
⑱ |
保管場所 |
保管場所で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
| ⑧ | 契約満了日 |
契約満了日に入力されている日付を検索します。 範囲指定での検索が可能です。 |
⑲ | 備考１～３ |
備考に入力された値で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
| ⑨ | 自動更新 |
デフォルト：すべて 自動更新の設定で検索します。 設定のあり/なし/すべてでの検索が可能です。 |
⑳ | 関連契約 |
デフォルト：すべて 関連契約の設定で検索します。 設定のあり/なし/すべてでの検索が可能です。 |
| ⑩ | 更新期間 |
デフォルト：すべて 自動更新の設定で検索します。 設定のあり/なし/すべてでの検索が可能です。 |
㉑ | 署名者 |
署名者で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
| ⑪ | 解約通知の期限 |
解約通知の期限の設定で検索します。 日/ケ月/年での検索が可能です。 |
㉒ | 閲覧者 |
閲覧者で検索します。 ※部分一致/完全一致/前方一致/後方一致かを選択可能です。 |
3. 条件を入力し、入力画面下部の［検索］ボタンをクリックします。
一覧ページから各文書の詳細情報ページへの遷移が可能です。
検索対象の文書管理番号、署名ステータス、文書名、契約/取引日/相手方/契約満了日の記載された一覧が表示されます。
検索条件に該当した文書情報を一覧出力する場合
文書全てではなく、検索した結果に基づいた一覧を、CSVファイルとして出力が可能です。
絞り込み検索後に「その他のメニュー」からCSVファイルをダウンロードすると、該当項目のみ出力されます。
- 2023/3/22： 現在、任意入力項目となっている属性（契約／取引年月日、契約／取引金額）について、
入力を必須化することができる、管理者による設定機能を実装いたしました（取引相手は、送信時に自動的に「相手先」に記録されます）