GMOサインを利用する大規模組織において、組織変更や初期導入時に、大量のデータ登録・更新作業を行う場合があります。
「ユーザー関連一括登録」という専用の統合メニューを利用することで、ユーザー、ユーザーグループ、フォルダ及びそれらの紐付けを、従来の分散した画面での個別操作ではなく、一元的に管理でき、作業の効率化が可能です。
当ヘルプセンター記事では、ユーザー関連の一括登録を行うための全体像を解説します。
利用可能プラン： ビジネスエンタープライズ
操作可能ロール： 全体管理者システム管理者
各機能の概要
各項目の概要は以下の通りです。
ステップ1から順番に作業を行うことで、スムーズにすべてのユーザー関連の設定が完了できます。
ステップ1
ユーザーグループの新規作成、更新を行います。
社内の運用によって、部署やチームなどの単位でフォルダに対する閲覧権限を付与するためのグループを作成します。
文書を保管するための「フォルダ」の新規作成、更新を行います。
作成したユーザーグループに対して、フォルダを紐づけます。
これにより、対象のフォルダーに対して閲覧可能なユーザーグループを設定することができます。
ステップ2
ユーザーの新規作成、更新を行います。氏名・メールアドレスなどの基本情報、ロール・署名権限などを登録します。
ステップ3
ステップ1で作成したユーザーグループとステップ2で作成したユーザーを紐づけます。所属しているメンバーの追加や削除も可能です。
ステップ4
ステップ2で作成したユーザーに対して、ワークフロー固定機能の承認者の追加や変更などの設定を行います。
登録履歴
管理画面上で一括登録を行った履歴が確認できます。
いつ、誰が、どの操作を行ったのか、最大30日分の履歴が表示されます。
管理者メニュー＞「ユーザー関連一括登録」をクリック後、表示された画面下部に登録履歴の欄がございます。
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