ＧＭＯサインでは、文書のフォルダ分け／ユーザーグループの作成が可能です。
フォルダは、それぞれ部署ごとの親フォルダや、子フォルダを作成する事も可能です。
ユーザーグループ設定と合わせる事で、「このフォルダへアクセスできるのはこのユーザーグループに属しているユーザー」というように、文書閲覧の制限設定ができます。
操作可能ロール
- 管理者
- システム管理者
（システム管理者は後述する＜閲覧許可イメージ＞の①、②のみ操作可）
【※重要】フォルダの閲覧権限を封筒単位に変更
リリース日：2023年9月23日
GMOサインでは、文書をフォルダ分けすることで各ユーザーが閲覧可能となる文書の閲覧範囲を設定することができますが、 フォルダに格納する単位を「文書単位」→「封筒単位」へ変更させていただきます。
これまではフォルダに文書単位でしか格納できなかった為、一部の文書をフォルダに格納し忘れてしまい、同一封筒でもすべての文書が閲覧できないといったご連絡をいただくケースがありました。
今後はフォルダへの格納を封筒単位に変更し、封筒内のすべての文書が同一フォルダに格納されるようになります。
▽封筒機能イメージ：
重要
※当仕様変更にて、同一封筒内の文書について、フォルダを分けての閲覧範囲設定はできなくなりますのでご了承ください。
元々送信した一封筒内に複数文書があり、それぞれ複数のフォルダに格納している場合、9月23日のリリース時に封筒単位で格納されます。
操作手順
①ユーザーグループを作成し、そのグループに属するユーザーを設定します。
②フォルダを作成し、該当フォルダにアクセスできるユーザーグループを指定（登録）します。
③作成したフォルダに、文書を格納します。
▷【フォルダ関連】フォルダへの文書追加 ※既存文書をフォルダへ格納する。
▷【フォルダ関連】フォルダ未選択通知機能 ※送信時に文書を格納するフォルダを指定する。
上記①②③を実施することで、閲覧制限の設定が可能となります。
閲覧許可イメージ
①特定のユーザーグループに対し、閲覧権限を付与
設定手順
文書管理＞フォルダアイコン＞該当フォルダ選択＞編集
閲覧許可するユーザーグループを右側の［登録］へ追加します。
②特定のユーザーグループに対し、階層に応じた閲覧権限を付与
※下層フォルダ（子フォルダ）への閲覧許可を付与できるグループは上層フォルダ（親フォルダ）へアクセス許可されたグループのみ
例）親フォルダへはグループA／Bを許可、子フォルダにはグループAのみを許可
設定手順
文書管理＞フォルダアイコン＞該当フォルダ選択＞編集
1. まず、親フォルダの設定はユーザーグループＡ／Ｂを許可。
2. 下層の子フォルダの設定はユーザーグループＡのみを許可。
＜子フォルダに対する閲覧権限の付与＞
| ■子フォルダ作成時点で、親フォルダが閲覧可能な場合 |
子フォルダも閲覧可能な状態になります。
（親フォルダ閲覧可能なグループはそのまま子フォルダも閲覧可となる）
| ■子フォルダ作成後に、親フォルダに新たに追加されたグループ |
子フォルダは閲覧できない状態です
手動で子フォルダにも閲覧許可をしていただく必要がございます。
③特定ユーザーに対し、閲覧権限を付与
対象ロール：
文書管理者／文書管理者＋署名者／文書閲覧者／署名者
設定手順
文書管理＞該当文書の「詳細」ボタン＞文書情報編集
閲覧許可するユーザーを右側の［登録］へ追加します。
※こちらで［未登録］になっているユーザーでも、この該当文書がフォルダに入っており、そのフォルダを閲覧可能なユーザーグループに属している場合は閲覧可能です。
＜注意点＞
フォルダに格納されている文書は管理者によって許可されているユーザーのみ閲覧可能ですが、
どのフォルダにも格納されていない文書は、意図しない関係者が閲覧できてしまうケースがあります。
その際は、適宜フォルダへ移動など作業をお願いいたします。
| ロール | フォルダ未格納文書の閲覧 |
| 文書管理者 | フォルダに格納されていない文書は全て見える |
| 文書閲覧者・署名者 | フォルダに格納されていない文書は見えない |
| どのフォルダにも格納されないケース例 |
◇［契約を締結］から送信時にフォルダを指定していない場合
◇文書自動保管機能にて、相手から受信した文書をアカウント内に自動保管した場合
◇締結完了後のファイルをダウンロードURLから「GMOサインで保管」した場合
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