電子印鑑GMOサインでは、利用用途の多い文書のひとつに「秘密保持契約書(NDA)」があります。
事前に両社間で調整を行った秘密保持契約書を使い、GMOサインから署名依頼を送信して署名をいただくまでの方法をご案内します。
【目次】
概要
GMOサインを用いて、相手先に秘密保持契約書への署名を依頼するには、基本機能である「契約を締結」を利用します。
その際に必要となる操作「 文書のアップロード」「署名者情報の入力」「署名位置の設定」についてそれぞれ解説します。
操作手順
1.文書のアップロード
事前に相手先と内容調整しPDF化した秘密保持契約書をアップロードします。
2.署名者情報の入力
署名依頼に必要な情報を設定します。
2-1. 自社署名者の設定
2-2. 相手先署名者の設定
3.署名位置の設定
GMOサイン上の操作で書面に追記する署名位置とテキスト要素を設定します。
3-1. 自社と相手先の署名位置を指定
3-2. 日付部分にテキスト入力要素を設置
4.確認して送信
設定内容を確認し、署名依頼を送信します。
5.署名
自社と相手先の署名を行い、締結完了となります。
操作方法
1. 文書のアップロード
TOP画面左上「契約を締結」をクリックします。
「文書のアップロード」画面が表示されます。
「文書を選択」の「ファイルを選択」ボタンをクリックし、対象となるPDFファイルを選択します。
表示された文書を確認し「署名依頼情報の入力へ」をクリックします。
2. 署名者情報の入力
送信する依頼内容に必要となる必須項目「封筒名」「送信担当者」を入力します。
一般的な入力例
封筒名 : YYYYMMDD(日付)_〇〇様向け「秘密保持契約書」
送信担当者 : 担当者名
所属 : ※今回は設定しません
保管フォルダ: 未選択 ※文書格納先のフォルダです。事前設定も可能です。
Point: 封筒名に入力するYYYYMMDD(日付)について
契約書が効力を発揮する日付が一般的です。
契約締結後の検索や文書管理画面で日付順にソートでき便利です。
Point: 送信担当者名、所属について
契約締結後文書の文書詳細情報の担当者名に記録されます。
2-1. 自社署名者の設定
自社側の署名者を設定します。追加アイコンをクリックします。
署名者情報の設定ポップアップが表示されます。
下記入力例を参考に必要な情報を入力します。
一般的な入力例
署名順 : 1
依頼先 : [自社署名者]
署名方法 : [契約印タイプ] ※[実印タイプ]でもご利用いただけます
署名者 : [署名者]ロールに設定されている担当を選択します
所属/氏名 : ※あらかじめ設定している署名者を選択します
アクセスコード:※今回は設定しません。(機能詳細)
署名者変更 : ※今回は設定しません。(機能詳細)
署名期限 : ※今回は設定しません。(機能詳細)
コメント : ※今回は使用しません
Point: 「依頼先」項目の[自社署名者]について
事前にGMOサイン上の「署名者」ロールを設定しておくことで、[自社署名者]として簡単に指定できるようになります。
また、「署名者」ロールを設定していないユーザーでも、[送信先]を選択しメールアドレスを入力することで同様に署名依頼できます。
「依頼内容」項目は、今回送付する文書が1点のため、「署名」を選択します。
上記を入力できたら、「保存」ボタンをクリックします。
署名者の欄に、設定した署名者が第1署名者として表示されます。
2-2. 相手先署名者の設定
自社署名者の設定と同様の手順で、署名者情報の設定ポップアップを表示します。
下記入力例を参考に必要な情報を入力し、相手先の署名者を登録します。
一般的な入力例
署名順 : 2
依頼先 : [送信先]
署名方法 : [契約印タイプ]
会社名/組織名: □□□□株式会社
氏名 : 相手先 署名者名
メールアドレス:相手先署名者のメールアドレス
アクセスコード:※今回は設定しません。(機能詳細)
署名者変更 : ※今回は設定しません。(機能詳細)
署名期限 : ※今回は設定しません。(機能詳細)
コメント : ※今回は使用しません
メール言語 : 日本語
依頼内容 : 署名
上記を入力できたら、「保存」ボタンをクリックします。
署名者の欄に、設定した相手先の署名者が第2署名者として表示されます。
設定内容に問題がないことを確認し、「署名位置の設定へ」ボタンをクリックします。
3. 署名位置の設定
GMOサイン上の操作で書面に追記する署名位置とテキスト要素を設定します。
3-1 自社と相手先の署名位置を指定
書面上に署名(電子的な押印)をいただく位置に、自社と相手先用の「署名」マークをそれぞれドラッグ&ドロップにより移動し設置します。
3-2. 日付部分にテキスト入力要素を設置
相手先が署名を行う際に日付も入力いただく場合、日付の空欄部分に「年」「月」「日」分のテキスト要素をそれぞれドラッグ&ドロップにより移動し設置します。
設置の際、テキスト要素の横幅は適宜調節し、空欄の横幅に合わせます。
設定内容に問題がないことを確認し、「確認画面へ」ボタンをクリックします。
4. 確認して送信
最終画面を確認後、「送信する」をクリックします。
自社の署名者に署名依頼が送信されます。
5.署名
自社署名者による署名を行います。
※署名の操作について、詳しくは【契約印タイプ】署名操作手順 をご確認ください
自社の署名が完了すると相手先に署名依頼が送信されます。
相手先の署名が完了すると、送信者と相手先に締結完了メールが届きます。
■相手先・取引先さまへ署名をしてもらう際の説明資料
署名方法につきまして一通りご紹介しましたが、相手先・取引様へ実際に電子印鑑GMOサインでの署名をお願いする際・操作説明などでお困りの場合には以下ページにて、相手側向けの説明資料を一通り用意していますのでご参考ください
▷相手方向けの説明資料(ヘルプセンター)