ＧＭＯサインでは、文書のフォルダ分け／ユーザーグループの作成が可能です。
フォルダは、それぞれ部署ごとの親フォルダや、子フォルダを作成する事も可能です。
ユーザーグループ設定と合わせる事で、「このフォルダへアクセスできるのはこのユーザーグループに属しているユーザー」というように、文書閲覧の制限設定ができます。
操作可能ロール：全体管理者システム管理者
（システム管理者は後述する＜閲覧許可イメージ＞の①、②のみ操作可）
目次
操作手順
①ユーザーグループを作成し、そのグループに属するユーザーを設定します。
▷【ユーザー関連】ユーザーグループ設定[Ver.2]（ヘルプセンター）
②フォルダを作成し、該当フォルダにアクセスできるユーザーグループを指定（登録）します。
▷【フォルダ関連】フォルダの作成・削除[Ver.2]（ヘルプセンター）
③作成したフォルダに、文書を格納します。
▷【フォルダ関連】フォルダへの封筒追加[Ver.2] ※既存文書をフォルダへ格納する。
▷【フォルダ関連】署名依頼時のフォルダ選択機能 [Ver.2] ※送信時に文書を格納するフォルダ選択を必須とする。
上記①②③を実施することで、閲覧制限の設定が可能となります。
閲覧許可イメージ
設定手順
管理者メニュー＞ユーザーグループ管理＞該当ユーザーグループ選択＞フォルダの設定の「閲覧できるフォルダを追加する」の順で進めていき、閲覧許可するユーザーグループにチェックを入れて「追加する」をクリックします。
※下層フォルダ（子フォルダ）への閲覧許可を付与できるグループは上層フォルダ（親フォルダ）へアクセス許可されたグループのみ
例）親フォルダへはグループA／Bを許可、子フォルダにはグループAのみを許可
設定手順
管理者メニュー＞ユーザーグループ管理＞該当ユーザーグループ選択＞フォルダの設定の「閲覧できるフォルダを追加する」の順で進めていき、閲覧許可するユーザーグループにチェックを入れて「追加する」をクリックします。
1. まず、ユーザーグループＡ／Ｂと親フォルダを紐付けます。
ユーザーグループA
ユーザーグループB
2. 下層の子フォルダの設定はユーザーグループＡのみを許可。
＜子フォルダに対する閲覧権限の付与＞
- 子フォルダ作成時点で、親フォルダが閲覧可能な場合
子フォルダも閲覧可能な状態になります。
（親フォルダ閲覧可能なグループはそのまま子フォルダも閲覧可となる）
- 子フォルダ作成後に、親フォルダに新たに追加されたグループ
子フォルダは閲覧できない状態です
手動で子フォルダにも閲覧許可をしていただく必要がございます。
対象ロール： 文書管理者文書閲覧者
設定手順
文書管理＞該当文書の文書詳細情報画面＞「文書閲覧者」の「閲覧可能なユーザーを追加する」 をクリックします。
1．文書詳細情報画面の「閲覧可能なユーザーを追加する」をクリックします。
2．閲覧権限を付与するユーザーを選択して「追加する」をクリックします。
3．設定完了です。
※個別で閲覧権限を付与していないユーザーでも、この該当文書がフォルダに入っておりそのフォルダを閲覧可能なユーザーグループに属している場合は閲覧可能です。
どのフォルダにも格納されないケース例
＜注意点＞
フォルダに格納されている文書は全体管理者によって許可されているユーザーのみ閲覧可能ですが、
どのフォルダにも格納されていない文書は、意図しない関係者が閲覧できてしまうケースがあります。
その際は、適宜フォルダへ移動など作業をお願いいたします。
| ロール | フォルダ未格納文書の閲覧 |
| 文書管理者 | フォルダに格納されていない文書は全て見える |
| 文書閲覧者 | フォルダに格納されていない文書は見えない |
- 「契約を締結」から送信時にフォルダを指定していない場合
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