「社員全体に個人情報同意書を送付・署名依頼する」場合に、CSVファイル（以下CSV）を用いた一括送信機能が役立ちます。
同じ契約内容で多くの社員、または取引先と締結する際に大量の文書を1件ずつ送る手間が省けます。本レシピでは、差込みのない一括送信について操作手順や活用イメージを解説します。
【目次】
機能概要
送り先によって文章・契約内容を変える必要がなく、同じ文面で送る場合には差込みのない一括送信で効率的に署名依頼できます。最大100件まで一括での署名依頼が可能です。
※送信上限は今後のアップデートを予定しております。
今回は社員全員に送付する個人情報同意書を例にご説明しますが、社外向けの通知書でも一括送信が役立ちます。
※所属部署や金額など送り先によって変わる項目を書面に記載する場合には、差込みありの一括送信がおすすめです。詳しくは、以下の活用レシピをご参考ください。
▷数十人規模の新入社員へ雇用契約書をまとめて送る（差込文書一括送信）[Ver.2]（活用レシピ）
ご利用可能なプラン
標準機能としてご利用いただけます。
準備事項
一括送信機能をご利用の場合、事前にテンプレートのご用意が必要です。
テンプレートの登録方法は、以下リンクをご覧ください。テスト用の個人情報同意書サンプル書面もございます。
▷発注書など同じ文書を繰り返し使う（文書テンプレート）[Ver.2] （活用レシピ）
▷個人情報同意書のサンプル書面（PDFダウンロード）
操作手順
手順については以下の通りです。
- CSVをダウンロード
登録したテンプレートよりCSVを取得します - CSVの編集
送信先情報を設定します - 署名依頼を送信（CSVのアップロード）
編集したCSVをアップロードすることで、設定内容が反映されます
操作方法
「社内の従業員全員へ送る個人情報同意書」を例に、登録済みテンプレート文書を利用した設定方法を説明します。
※操作方法を確認する場合は2～3件程度の宛先で、お試しいただくことを推奨します。
1.CSVをダウンロード
後述の一括送信手順2もしくは4にて、CSVのダウンロードが可能です。
2.CSVの編集
ダウンロードしたCSVを開きます。
CSVには、送信先情報の項目が各列に表示されています。
下記のCSVファイル作成イメージをご参照いただき、必要事項をご入力ください。
【参考情報】CSVファイル作成イメージ
※編集内容の詳細については一括送信CSV入力サンプル .xlsxを取得のうえ、ご参照ください。また、サンプルはExcel形式ですが、実際にご利用いただくファイルはCSV形式で出力してください。
テンプレート作成時に宛先（メールアドレスなど）を指定していない場合は、このCSVファイルでメールアドレスなどを入力する必要があります。
編集内容の詳細については上記サンプルファイルをご参照ください。なおサンプルファイルはExcel形式ですが、実際にご利用いただくファイルはCSV形式ですのでご注意ください。
<注意点>
CSVファイル保存時の文字コード指定：Shift-JISまたはUTF-8形式（推奨）
※他の文字コードで保存されるとGMOサイン上で文字化けしますのでご注意ください
- 封筒内複数文書時の文書情報への共通反映
※「契約日」～「備考3」及び「カスタムフィールド」への入力内容は全文書の文書情報として適用されます
署名者について
テンプレートで「指定された署名者」がいる場合、CSVファイルには表示されません。
例えば、指定された第1署名者が存在する場合、CSVファイルには第二署名者の項目に[2-n]のような形式で記載されます。
また、署名者や受領者が並列で複数名いる場合（例：第二署名者に2名設定）、[2-1]や[2-2]と表記されます。
受領者について
宛先を指定していない受領者がテンプレートで追加されている場合、CSVファイルには受領者の入力項目[R-n]が追加されます。
例えば宛先を指定していない受領者がテンプレート上に2名設定されている場合、
CSVファイル上には[R-1][R-2]という形で表示されます。
CSVで入力できる各項目について
| 項目名 | 詳細 | 記入例 |
|---|---|---|
| No | 連番で記載 | 1／2／3 |
| ※1.）封筒名 | 宛先ごとに「封筒名」を設定可 | （空欄でも送信可） |
| 組織名 | 送信先の組織名称 | （空欄でも送信可） |
| 署名者名 | 送信先の名前 | GMO 太郎 |
| メールアドレス | 送信先のメールアドレス | ********@example.com |
| ※2.）SMS | 「-」（ハイフン）の入力は任意 | 080******** |
| ※2.）電話番号取得日 | SMS送信時、入力した日付以降に該当番号が休止した経歴がある際は送信を停止する機能 | YYYY/MM/DD |
| メール言語 |
署名依頼メール文面の設定言語 ja（日本語）／en（英語）／zh（中国語）から指定 |
ja |
| コメント | 署名依頼メール本文内に反映 | YY/MM/DDまでに署名をお願いします。 |
| アクセスコード | 文書を開く際のパスワード | （空欄でも送信可） |
| ※2.）アクセスコード(SMS) | SMS宛にアクセスコードを自動発行します | 080******** |
| 差し込み項目 | 送信先によって異なる内容を入力（テンプレート設定時の名称で表記） | 給与・契約期間 |
| 契約／取引日 | 契約開始日 | YYYY/MM/DD |
| 契約満了日 | 契約満了日 | YYYY/MM/DD |
| 契約／取引金額 | 発注金額など | ￥10,000 |
| 保管場所 | 物理的な契約書面の保管場所 | 3F ～～室 |
| 備考1.2.3. | 文書情報項目設定で規定されている名称で表記 | ～～案件の契約 |
| カスタムフィールド | 文書情報項目設定で追加されている場合、既定の名称で表記 | ～～について |
| ※3.）[R-n]ダウンロードコード | （受領者）締結完了文書ダウンロード時のパスワード | （空欄でも送信可） |
※1. 空欄時は、「文書情報登録」画面（後述の一括送信手順「3.」）で指定する封筒名が反映
※2. 本人確認パックのオプション利用が必要
※3. セキュリティ・内部統制パックのオプション利用が必要
一括送信手順
1. ［署名を依頼する］の右側に表示されているプルダウンから、「テンプレートで依頼」を選択します。
2. ［送信］の右側に表示されているプルダウンから「一括送信」を選択します。
本画面もしくは後述4の画面にて、一括送信用のCSVをダウンロードいただくことが可能です。
3. 文書情報を確認し、画面をスクロールして［次へ］ボタンをクリックします（必要に応じて保存先のフォルダを設定してください）。※固定テンプレートを使用するため、登録されている文書の内容は変更できません。
4. ［ファイルを選択］をクリックして、一括送信用CSVデータをアップロードします。
登録した情報に基づき、各宛先ごとの封筒の状態を［プレビュー］ボタンで確認できます（差し込み項目なども反映された状態で表示されます）。
本画面もしくは前述2の画面にて、CSVをダウンロードいただくことが可能です。
5. [一括送信する]より送信を完了します。
【参考情報】おすすめ活用レシピ
今回は個人情報同意書を例にご説明しましたが、雇用契約書や発注書など、送り先によって記載する内容が異なるケースもあります。
その場合、差込み項目を指定する一括送信が便利です。詳しくは以下の活用レシピをご参考ください。
▷数十人規模の新入社員へ雇用契約書をまとめて送る（差込文書一括送信）[Ver.2]（活用レシピ）
▷発注書など同じ文書を繰り返し使う（文書テンプレート）[Ver.2] （活用レシピ）