「雇用契約書など同じ文書を、所属部署や給与など一部項目を変更して大人数に一括送信したい」といった場合に、CSVファイル（以下CSV）を用いた差込一括送信機能が役立ちます。
本レシピでは数十人規模の新入社員へ送る雇用契約書を例に、操作・活用イメージを解説します。
【目次】
機能概要
同じ内容の文書を複数の送信先へ署名依頼する場合、差込文書一括送信機能により1件ずつ契約文書をアップロードして入力、送信する手間を省くことができます。
雇用契約書を送る場合、新入社員全員の情報を指定のCSVに入力し、アップロードすることで、最大100人まで一括での署名依頼を送信できます。
ご利用可能なプラン
契約印＆実印プランの標準機能としてご利用いただけます。
準備事項
「一括送信」を利用するには、以下の条件をすべて満たす必要があります。
- テンプレートを使用した送信であること
- テンプレートが固定化されていること（固定されていないテンプレートでは一括送信は利用できません）
- テンプレートで組織外の署名者が設定されていること（組織内ユーザーのみが設定されている場合は一括送信できません）
テンプレートの登録方法は、以下リンクをご覧ください。テスト用の雇用契約書サンプル書面もございます。
▷発注書など同じ文書を繰り返し使う（文書テンプレート）（活用レシピ）
▷雇用契約書のサンプル書面（PDFダウンロード）
操作手順
手順については以下の通りです。
- テンプレートの新規登録
PDFファイルをアップロードします - テンプレート内容の編集
署名位置やフリーテキストエリア、署名依頼先など指定します - 文書送信
テンプレート文書を使い、署名依頼をします
操作方法
「雇用契約書の署名依頼」を例として、登録済みテンプレート文書を利用した設定方法を説明します。
※操作方法を確認する場合は5件程度の宛先で、お試しいただくことを推奨します。
1.登録したテンプレート文書に差込み項目を設定
① 「テンプレート管理」メニューのテンプレート一覧画面にて、対象テンプレート名をクリック。「テンプレート詳細」ページに遷移します。
▼テンプレート一覧画面のテンプレート名を選択します。
➁詳細ページの「メニュー」から「テンプレートの変更」ページに遷移します。
▼テンプレートの編集へ移動します。
③テンプレートの編集画面を進み、「入力位置の設定」項目より「送信者」を選び差し込み項目より、雇用期間や賃金など送信先によって変更する差込み項目を追加します。
▼差し込み項目の設定画面に移動します。
▼差し込み項目を作成します。
④ 追加した差込み項目と署名位置の場所を指定します。
▼差込み項目をドラッグ&ドロップして入力内容、位置を設定してください。
⑤テンプレートの編集画面を進み、設定を完了させます。
2.送信先情報と差込み項目の内容入力（CSVダウンロードと編集）
① CSVをダウンロードします。
▼「署名を依頼する」の右側に表示されているプルダウンから、「テンプレートで依頼」を選択します。
▼「送信」の右側に表示されているプルダウンから「一括送信用のCSVダウンロード」を選択し、端末内に一括送信用のCSVファイルを保存します。
② ダウンロードしたCSVを編集します。
ダウンロードしたCSVを開きます。
CSVには差込み項目が各列に表示されています（下図）。
2行目から、メールアドレスなど送信先情報（下図青枠）に加え、新入社員の雇用期間など個別で追加した差込み項目（下図赤枠）の内容を入力します。
▼CSVの表示内容 ※表計算ソフトで編集する場合
＜注意点＞
- CSVファイル保存時の文字コード指定：Shift-JISまたはUTF-8形式（推奨）※他の文字コードで保存されるとGMOサイン上で文字化けしますのでご注意ください
-
封筒内複数文書時の文書情報への共通反映※「契約日」～「備考3」及び「カスタムフィールド」への入力内容は全文書の文書情報として適用されます
そのほかの注意点は、以下のページをご参考ください。
▷【送信手順】一括送信 [Ver.2]（ヘルプセンター）
3.署名依頼を送信（CSVのアップロード）
①テンプレートで依頼画面に移動します。
▼「署名を依頼する」の右側に表示されているプルダウンから、「テンプレートで依頼」を選択します。
➁一括送信の送信画面に移動します。
▼「送信」の右側に表示されているプルダウンから「一括送信」を選択します。
③文書情報を確認し、［次へ］ボタンをクリックします。その後「ファイルを選択」をクリックして、一括送信用CSVデータをアップロードします。
登録した情報に基づき、各宛先ごとの封筒の状態を［プレビュー］ボタンで確認できます（差し込み項目なども反映された状態で表示されます）。
▼「ファイルを選択」からCSVをアップロードします。
④「一括送信する」より送信を完了します。
プルダウン「送信日時の指定」から一括送信日時の指定も可能です（送信予約）。
詳細は、下記のヘルプセンター記事をご参照ください。
▷【送信手順】予約送信機能（ヘルプセンター）
ほかの入社手続き書類も一括送信で対応可能！
以下のような差込み項目が少ない文書であるほど、差込文書一括送信機能による業務効率化を期待できます。
- 内定通知書
- 入社時の誓約書
- 個人情報同意書
また、個人情報同意書など差込み項目が不要なケースもあります。
詳しくは以下の活用レシピでご紹介しています。こちらもご参考ください。
▷社内向けの同意書や通知書を一括で送信する（差込みのない一括送信）（活用レシピ）
▷発注書など同じ文書を繰り返し使う（文書テンプレート）（活用レシピ）