定型文書を繰り返し利用する場合、テンプレート機能が役立ちます。署名依頼をする度に、文書データをアップロードする必要がなくなります。
本レシピでは、取引先へ送る発注書と発注請書を例に、テンプレート登録・送信方法を解説します。
【目次】
機能概要
よく使う契約書をテンプレート登録することで、契約締結までの作業時間を短縮できます。
登録したテンプレートへ署名位置のほか、氏名など入力するフリーテキストエリアの位置編集も可能です。それぞれの契約書にあわせて、柔軟な設定ができます。
ご利用可能なプラン
標準機能としてご利用いただけます。
※お試しフリープランの場合は、登録上限数（5件まで）の範囲でご利用可能です。
準備事項
登録する文書テンプレートのデータはPDF形式推奨です。PDFデータのご準備をお願いします。
テンプレート登録で試せる、発注書・発注請書のサンプル書面もございます。
▷発注書のサンプル書面 （PDFダウンロード）
▷発注請書のサンプル書面（PDFダウンロード）
操作手順
手順については以下の通りです。
- テンプレートの新規登録
PDFファイルをアップロードします。 - テンプレート内容の編集
署名位置やフリーテキストエリア、署名依頼先など指定します。 - 文書送信
テンプレート文書を使い、署名依頼をします。
操作方法
「取引先に送付する発注書と発注請書」を例に、設定方法を説明します。
テンプレートの新規登録
1. GMOサイン Ver.2のトップページ画面より、メニューの「テンプレート管理」を選択、「新規作成」をクリックします。
2. 「ファイルを選択する」ボタン、もしくはドラッグ＆ドロップでテンプレートへ登録するファイルをアップロードします。
3. 文書名の編集や文書の差し替えが必要な場合は「文書名の編集」「文書の差し替え」をクリックします。その他に追加する文書があれば「ファイルを追加する」ボタンからアップロードします。
4. 必須項目であるテンプレート名を入力します。その他必要に応じて以下の項目を選択・もしくは入力します。
- テンプレート固定：テンプレートを利用する際の署名依頼時に、テンプレートの一部設定内容について署名依頼者（送信者）側で変更できないようにします。
- 管理ラベル：番号など管理しやすいもの推奨（デフォルト値でも可）
- テンプレート名：テンプレート自体の名称
- 説明文：管理上のテンプレートに対する説明文など
- テンプレート種類：本テンプレートを利用できる範囲を選択します。
- 管理ユーザーグループ：指定したユーザーグループの親子関係の階層にいるユーザーのみがテンプレートを利用できるようにします。
5. 「署名者を追加する」ボタンからテンプレートへ登録する署名者の設定をおこないます。
6. 【署名タイプ】／【宛先指定】を入力します。
発注書を取引先へ送る際、自分自身（または社内担当者）の署名が必要な場合、第1署名者では自社署名者を指定します。第2署名者では、発注先の担当者を選びます。
発注請書の場合も同じ順番で、第1署名者が自社署名者、第2署名者が送信先となります。
※宛先指定
宛先をテンプレートで指定する場合は、組織内ユーザーの他、取り引き先情報も指定可能です。
7. 詳細設定の入力
言語／アクセスコード／署名者変更／送信する文書の設定...などは「詳細設定」ボタンから設定できます。
テンプレート文書ごとに送信する文書の設定が可能で、署名または文書確認のどちらかを指定できます。送信先別で指定できるので、以下のような設定が可能です。
- 発注書の場合：自社担当者は署名・送信先は文書確認のみ
- 発注請書の場合：自社担当者は文書確認のみ・送信先は署名
| 署名依頼 | 署名（押印）を依頼する ※文書１通での送信時はこちらとなります |
| 文書確認 | 署名は行わず、確認だけ依頼する文書 （関係書類を添付したい際など） |
| 送付しない | 特定の署名者には文書を送付しない ※例：署名者Aさんには「文書A」「文書B」2通とも署名依頼するが、署名者Bさんには「文書A」しか署名依頼しない |
▼自社担当者の設定画面
▼送信先の設定画面
8. 必要に応じて【受領者】／【署名者向け／受領者向け コメント】を入力し「次へ」ボタンをクリックします。
9. 署名位置、フリーテキストエリアの指定
入力位置の設定「位置設定アイコン」から、署名位置、氏名などフリーテキストエリアの位置設定ができます。
▼発注書に送信者が送信時に記載するフリーテキストエリア「発注NO」等を設定
▼発注書に自社署名者の署名位置・日付ボックスを設定
▼発注請書に送信者が送信時に記載するフリーテキストエリア「発注NO」等を設定
▼発注請書に送信先署名者の署名位置・日付ボックスを設定
署名順・署名位置の設定方法について、詳しくは以下リンクをご参考ください。
▷【テンプレート】作成手順／概要 [Ver.2]（ヘルプセンター）
ユーザーグループごとに閲覧、編集や削除の権限付与が可能です。
GMOサインでは保管文書について、ユーザーグループ単位での権限付与ができますが、テンプレートでも同様となります。
特定の社員だけに編集権限を持たせたい場合や、他の部署には見せたくない書面がある場合ガバナンス強化で役立ちます。
▷テンプレート種類と管理ユーザーグループの詳細（ヘルプセンター）
文書送信
1. 画面左上の署名を依頼するからテンプレートで依頼をクリック
2. 事前に登録したテンプレートを選択
3. 文書を変更したい場合、「文書を差換え」から設定します（下図）。
発注品や金額などテンプレート登録した文書内容から変更がある際には、文書差換えで対応できます。
詳細情報等必要事項を入力し、内容に問題がなければ「次へ」を選択
4. 登録した署名者情報の確認
事前に登録した署名者や詳細設定が反映されています。
変更が許可されている場合、署名者の追加や詳細設定の変更も可能です。
内容に問題がなければ「次へ」をクリックします。
5. 事前に登録した送信者用のテキストボックスに必要事項の入力を行います。必要に応じて署名位置やテキストボックスの微調整を行います。
変更が許可されている場合、署名者の追加や詳細設定の変更も可能です。
内容に問題がなければ「次へ」をクリックします。
6. 各設定を確認し、送信します。
7. 送信すると署名依頼一覧の画面へ遷移し、送信した文書が表示されています。これで送信完了です。
【参考情報】テンプレートを使った文書一括送信
テンプレートでは単独送信のほか、複数の相手先に署名依頼をまとめて行う一括送信も可能です。
具体的な操作方法は、以下の活用レシピよりご参考ください。
▷数十人規模の新入社員へ雇用契約書をまとめて送る（差込文書一括送信）（活用レシピ）