GMOサインでは、契約業務の効率化を実現するために、文書をテンプレートとして登録する機能を提供しています。
これにより、毎回文書をアップロードしたり、署名位置を設定する手間を省き、登録済みのテンプレートを呼び出して簡単に文書を送信・締結することが可能です。
当ヘルプセンター記事では、Ver.2でテンプレートを作成するための全体像を解説します。
ステップ１から順に進めることで、テンプレートの設定が完了する流れとなります。
この記事ではテンプレートの作成をおこなう際の、はじめの文書のアップロード方法をご説明します。
◆操作可能ロール：全体管理者、文書管理者
目次
操作手順
1. 再度メニューから「テンプレート管理」を選択し、［新規作成］をクリックします。
2. ［ファイルを選択する］ボタン、もしくはドラッグ＆ドロップでテンプレートへ登録するファイルをアップロードします。
利用可能ファイル形式：PDF（推奨）／Word／Excel／PowerPoint
※アップロードできる1ファイルの最大サイズは50MBです。
※アップロードは最大100ファイルまで、合計200MB以内です。
※保護やパスワードなしのPDFファイルをアップロード可能です。
ご参考：▷アップロードできるファイルと注意点（ヘルプセンター）
その他に追加する文書があれば［ファイルを追加する］ボタンからアップロードします。
3. 「テンプレート固定」を設定します。
テンプレート固定機能の詳細
テンプレートを利用する際の署名依頼時に、テンプレートの一部設定内容について署名依頼者（送信者）側で変更できないようにする機能を利用できます。
当設定を「許可しない」にした場合、署名依頼者は以下項目の変更が不可となります。
- 文書の「追加」／「削除」
- 文書名の変更
- テンプレートで宛先指定された「署名者」／「受領者」への入力内容
- ※1.「署名者」／「受領者」の詳細設定
- 入力位置の設定（差し込み項目への入力は可）
※1.宛先の詳細設定
| 項目名 | 宛先固定 | 変更可否 | 備考 |
|---|---|---|---|
|
（メール）言語 |
送信時に指定 |
変更可 |
指定時はデフォルト値としてセットされます |
|
テンプレートで指定 |
固定 | ||
| アクセスコード | 送信時に指定 | 固定 |
SMSアクセスコードの場合、宛先を固定している場合は電話番号をテンプレートで指定する必要があります |
|
テンプレートで指定 |
固定 | ||
| 署名者変更 | 送信時に指定 | 固定 | - |
|
テンプレートで指定 |
固定 | ||
| 署名期限 | - | - | テンプレートでは指定できません。 |
| 添付ファイル | 送信時に指定 | 固定 | - |
|
テンプレートで指定 |
固定 | ||
| 送信する文書の設定 | 送信時に指定 | 固定 | - |
|
テンプレートで指定 |
固定 |
＜注意点＞
アクセスコードについては、管理パネルの設定が優先されます。
テンプレートでは SMSアクセスコード以外が設定されていて、あとから管理パネルで SMSアクセスコード を強制した場合は電話番号を入力する必要があります。
▷アクセスコードのSMS送信＜オプション＞（ヘルプセンター）
当設定を「許可する」にした場合、署名依頼者は以下項目の変更は可能です。
- 管理ラベル
- 封筒名
- 担当者名
- 担当者の「組織名」／「所属」
- フォルダ
- （文書）詳細情報
- 自社ワークフロー
- テンプレートで宛先指定され邸内「署名者」／「受領者」への入力
4. 必要に応じて以下の項目を設定します。
- 管理ラベル：番号など管理しやすいもの推奨（デフォルト値でも可）
- テンプレート名：テンプレート自体の名称
- 説明：管理上のテンプレートに対する説明文など
5. 「テンプレート種類」を選択して［次へ］ボタンをクリックします。
※操作ユーザーが文書管理者の場合、所属しているユーザーグループがあるかご確認ください。未所属の場合は、選択することができないため、テンプレートを作成することができません。
テンプレート種類と管理ユーザーグループの詳細
テンプレート種類で選択することができる項目ではそれぞれ以下のような特徴があります。
共通テンプレート
- アカウント全体で利用できるテンプレート
- 全体管理者が作成・管理可能
ユーザーグループ用テンプレート
- 特定のユーザーグループで利用ができるテンプレート
- 全体管理者・文書管理者が作成・管理可能
-作成者が指定した管理ユーザーグループの文書管理者も編集・削除可能
-対象のユーザーグループを削除した場合は、1つ上の階層のユーザーグループに管理権限が移動※上層階層のユーザーグループがない場合は、共通テンプレートへ変更されます。
ユーザーグループ用テンプレートの利用範囲
「管理ユーザーグループ」で指定されたユーザーグループの親子関係の階層にいるユーザーがテンプレート利用可能です。