相手より署名依頼を受けた後、締結完了後に原本ファイルとなるPDF文書をダウンロードする事が可能です（署名完了メール受信後、14日以内の作業が必要となります）。
また、ダウンロード期限を超過した場合でも署名完了メール受信後30日以内であればGMOサインのアカウント内に保管することが可能です。
※ 一部のAPI機能を利用した文書送信・署名依頼よって署名されたものは対象外となります
その場合、今まで通りの14日間となります(署名画面にて見分けることが可能です)
| 完了通知からダウンロード | GMOサインアカウント内への紐づけ・保管 | |||
|---|---|---|---|---|
| ～14日 | 15日～ | ～14日 | 15日～30日 | |
|
アカウントを持っている |
〇 | ✖ | - 依頼を受けた時点で 自動で紐づけされる ※1 |
- 依頼を受けた時点で 自動で紐づけされる ※1 |
| アカウントを持っている (文書自動保管がOFF) |
〇 | ✖ | 〇 「GMOサインへ保管」 |
〇 「ログインして保管」 |
| アカウントを持っていない | 〇 | ✖ | 〇 新規アカウント作成後 「GMOサインへ保管」 |
〇 |
※1 文書自動保管機能がONのユーザーへのアカウント内への保管方法について仕様が変わりました
詳細は、文書自動保管機能のヘルプページをご参照ください
※ 送信者側は下記操作なくGMOサインシステム内に文書保管されます
※ 2023/8/23以降、ダウンロードURLが付いたメールには、文書も添付されるようになります。 詳細につきましてはこちらをご確認ください
※ 実印タイプでの署名時、「署名文書自動保管無効」かつ、文書保管一括変更にて「ユーザー全員が文書を保管しない」に設定されている場合、【電子印鑑GMOサインで保管】はできません（ボタン非表示）
ダウンロードボタンで保管する方法
署名完了メールのダウンロードボタンをクリックすることにより、ローカル（PCやスマートフォン等）保管いただけます。
ダウンロードした文書が原本となりますため、期限内に保管をお願いします。
14日を過ぎるとURLが無効になりダウンロードができなくなります。
1. 署名依頼元が設定したすべての署名者の署名作業完了後に完了メールが届きます。
「ダウンロード」を選択します。
2. 画面遷移後、ダウンロードアイコンよりPDFファイルのダウンロードが可能です。
署名の進行状況
署名完了メールから該当文書の関係者（署名者情報）を確認する事ができます。
GMOサインアカウントへ保管する方法
GMOサインアカウントをお持ちの方は、30日以内であればアカウント内へ文書保管が可能です。
アカウント内へ保管する事でいつでも文書確認、ダウンロードができます。
※文書自動保管機能にて既に保管済の場合はボタン非表示
アカウント作成方法がご不明な場合は下記ヘルプページをご参考ください。
▷アカウント登録手順（利用開始までの所要時間）（ヘルプセンター）
1. すべての署名者の署名作業完了後に完了メールが届きます。
「ダウンロード」を選択します。
2. 画面遷移後、「電子印鑑GMOサインで保管」アイコンをクリックするとログイン画面になるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
※ 複数アカウントをお持ちの方は、ブラウザによって最終ログイン情報が保有され意図せぬアカウントへ紐づけされるケースがありますので、アカウントからログアウトし上記操作を行ってください。
3. ログインするとアカウントに紐づきます。
【14日のダウンロード期限超過時の画面】
ダウンロード期限超過時は、30日以内であればGMOサインアカウント内へ保管いただくことでGMOサイン上から文書をダウンロードできるようになります。
- 「新規アカウント作成」より作業いただくことで対象の文書が保管されます
- 保管有効期限内のその他署名完了文書に関しては、署名完了メールより個別に「ログインして保管」よりGMOサインアカウントへ保管ください
＜注意点＞
- ダウンロード期限は14日間、GMOサイン内への文書保管期限は30日間となります
- ダウンロードURLの再発行は出来ません。期間超過にはご注意ください
（送信者様へご相談いただき、別途メール添付等でファイル提供いただくなどのご対応が必要となります） - ダウンロード期限（14日間）、およびアカウントへの文書保管期限（30日間）は、署名完了メールの受信時刻より14日後または30日後の同時刻までとなります
例：ダウンロード期限（14日間）の場合：1440分（24H）×14日後まで
有効期限が超過した場合
アカウントに紐づけ可能な30日も過ぎると「有効期限切れ」画面になります。
弊社側では契約書データを保持しておりませんため、ご依頼元様へ直接ご連絡いただき、当該文書をメール等からお送りいただくよう依頼をお願します。
※ 署名依頼元は「署名依頼メール」に記載の「～～さまより署名依頼が届いております。」の「～～」の部分が送信元様に該当いたします
なお、連絡先については署名完了メールや弊社ではわかりかねますため、今までやり取りされていた方法にて直接ご相談ください。
【保存可能期限が超過した場合の画面】
■署名依頼を受信した後でGMOサインアカウントを作成した場合
署名依頼メールを受信→署名完了前にアカウント作成した場合、ログイン時に下記メッセージが表示されます。
ユーザー登録前に届いた署名依頼文書を初回ログイン時に同期することで作成したアカウントへ保管可能です（同期される文書は署名完了前のものに限ります）。
（送信者向け）[文書閲覧者]ロールのユーザーが署名依頼を行った場合の締結後文書のローカル保管
依頼を行った時点で文書がアカウント内へ紐づき保管されるため、［管理者］もしくは［文書管理者］ロールではないユーザーは署名完了メール内URLからローカル上へのダウンロードはできかねます。
ローカル上へのダウンロードは［管理者］もしくは［文書管理者］の権限をお持ちの担当者様にてログインいただいた後に、「文書管理」の「文書一覧」より行っていただきます。
※末尾に「redirectTo=true」が付随している署名完了文書確認URLは依頼を行ったユーザーのみがアクセス可能であり、それ以外のユーザーが該当のURLにアクセスされた場合は「Not Found」と表示されます。
1. すべての署名が完了後「電子署名完了のお知らせ」というメールが届き、その中にURLが記載されています。
※URLはメール画面最下部に別記されています。
2. クリックすると下記画面が表示されます。
3．［管理者］もしくは［文書管理者］のユーザーにて「文書管理」よりPDFをダウンロード可能です。
※［文書閲覧者］［署名者］ロールの方はロール仕様上、ダウンロード不可のためアイコンなし
- 2023/12/13：署名完了メールに送信元会社名が記載されております。
- 2023/01/25：GMOサインアカウント内に保管できる期限が14日→30日に延長されました。