GMOサインでは電子帳簿保存法に対応しております。
なお、実際の保存方法等、税務調査において問題ないものと判断されるかについては、所轄の税務署までお問い合わせ、ご確認ください。
GMOサインは電子帳簿保存法に対応【真実性・検索性の要件】
電子帳簿保存法の要件には、「真実性の要件」と「検索性の要件」があり、これらを満たす保存義務があります。
GMOサインの場合、「真実性の要件」に関しては標準で認定タイムスタンプを付与しており、日本データ通信協会が認定するタイムスタンプ付与に加えて、認証事業者発行の電子証明書による電子署名で対応しています。
また、電子書面の保存に関する「検索性の要件」でも、「取引年月日、取引金額、取引先」の2項目以上の範囲指定検索が標準機能です。
| 詳細 | GMOサインの対応状況 | |
|---|---|---|
| 真実性の要件 |
以下のいずれかの対応が必要
|
GMOサインでは認定タイムスタンプ付与が標準 |
| 検索性の要件 |
以下の情報等を検索条件として設定できることが必要
※1. (1)と(2)は範囲指定での検索ができること、また2つ以上の項目を組み合わせた条件設定での検索ができることが求められる ※2. ※詳細情報登録がない場合は、文書をダウンロードして確認できることが要件 |
GMOサインでは2つ以上の項目による範囲指定検索が可能 |
| 電子帳簿保存法の改正後 |
電子取引について、印刷などの例外なく電磁的記録（電子データ）の保存義務が課されるようになりました。 |
GMOサインに保存することで、保存義務を充足 署名相手（契約相手）もフリーアカウントで署名依頼文書を同法に則った形で保管可能 |
▷参考記事：
弁護士による電子帳簿保存法の解説コラム記事（サービスサイト）
電子帳簿保存法が改正されました（国税庁からのご案内）
署名依頼を受取った側の書類の保存
取引年月日や取引金額、取引先の情報は文書等で確認できればよく、検索できなくても電子帳簿保存法の要件は満たします（これらの情報が入力され検索できる必要があるのは「優良」カテゴリの場合のみ）。
実務としては入力されているほうが探しやすく便利です。
以下のご案内は検索できる方法にて保管する場合の手順となります。
GMOサインで保管の場合
お試しフリープラン（無料アカウント）でも電子帳簿保存法に対応しております。
1. お相手様から署名依頼を受取り署名完了する。
2. GMOサインアカウント内に文書を保管する。
▷参考記事：
アカウント登録手順（利用開始までの所要時間）（ヘルプセンター）
【文書管理】締結済文書のダウンロード、保管（ヘルプセンター）
3. 文書詳細情報画面にて「日付／取引先／金額」を記載する。
例）
4. 検索機能機能で検索可能になります。
GMOサイン外で保管の場合（参考）
社内規程の上ご対応ください。
1. PCや自社サーバー内でフォルダ分けしてPDFを保管する。
2. 請求書等のデータ1つ1つのファイル名を「日付_取引先_金額.pdf」のように、一定の命名規則で保存していく。
（もしくはExcel等で「日付／取引先／金額」を記入してリスト（索引簿）を作成しておく）
▷参考資料：各種規程等のサンプル
3. 税務署員の要求時、すぐにファイルを表示させられるようにしておく。
よくある質問
電子帳簿保存法に関するよくある質問をまとめましたのでご参考ください。
Q. 元々紙媒体発行のものは影響するか
A. 紙で受け取って紙で保存する場合には、電子帳簿保存法は適用されません。
Q. 署名互換署名機能を用いても電子帳簿保存法における非改ざん性は担保できるのか
A. 契約書内に記載されている金額や署名者名など内容に対しての変更、追加は許可されておらず、契約内容そのものへの改ざんはできないため担保可能です。
既に電子署名されたPDFファイルに増分更新可能となる情報は【PDF の本体データ以外の情報のみ】とされております。
また、【本体データに影響を与えないのは署名の外観（注釈データ）のみ】となっており、GMOサインでは署名ボックスのみが相当します。
Q. 電子帳簿保存法の要件として「電子計算機処理システムの概要書を備え付けること」という用件があると思うが、ＧＭＯサインだとどれが該当するか
A. GMOサインの公式HPが該当します。
HPには、システムに関する各情報やヘルプセンターにて機能操作内容など記載しております。
Q. 相手からGMOサインで署名依頼があった場合、自分もアカウントを作成する必要がありますか
A. 必須ではございません。
GMOサインアカウントを作成し保管するメリットとしては、クラウド上で保管や検索が可能となります。
Q. 解約しても電子帳簿保存法に対応しているか
A. GMOサインアカウントを解約されると、アカウント内の文書は削除されます。
そのため解約前にPC等ローカル側にダウンロード保管し、検索ができるよう保管が必要です。
Q. 電子帳簿保存法を満たしていないとどうなるのか／ペナルティがあるそうだが個人の方も影響があるのか
A. 個人事業主（事業収入・支出がある人）であれば影響があります。（青色申告の取消などが関係します）
Q. 電子帳簿保存法上の「一括検証」とはどういう意味合いか
A. 税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができることです。
たとえば、1月の請求書に付されているタイムスタンプをまとめて検証するという具合です。
▷【管理者メニュー】署名タイムスタンプ一括検証 [Ver.1]（ヘルプページ）
▷【管理者メニュー】署名タイムスタンプ一括検証 [Ver.2]（ヘルプページ）
Q. PC内にデータ保管すると仮定し、PCトラブルでデータ消失したらどうなるか（重加算税などが課されてしまうか）
A. 紙で保存する必要のある書類を紛失したときと同様に考えるべきです。
支出の証憑を示すことができなければ、その他の事情等を勘案した上で、なんらかのペナルティが課されることもあり得ます。
Q. 電子取引に係る電磁的記録の保存要件にて「措置」の条件がいくつかあると聞いた
（①~④のいずれかの措置を行うこと）
①送信者側のタイムスタンプ付データを送信／受信者側は検証機能
②取引情報の授受後、タイムスタンプを付与・保存担当者情報を確認できるよう措置
③訂正削除できない（又は訂正削除履歴が保存）システムでデータを授受および保存
④正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規定を備え付け・運用
↓
①で対応していた際、10年超過してタイムスタンプが切れた場合はどうなるか
（スタンプ自体が付与されていたことは分かるので問題ないか）
A. 通常の年度であれば、保存期間は確定申告の提出期限の翌日から7年間ですので、その後は保存義務がありません（タイムスタンプが切れても問題なし）。
欠損金のある年度については、11年以上の保存期間が生じることが考えられます。
詳細は税務当局にご確認ください。
Q. GMOサインのスキャン文書管理機能でアップロードする場合、PDF以外の文書の場合（紙やWordやFAX）その文書を自社がPDFに変換して取り込むということは問題ないか
GMOサインでは紙の契約書は紙が原本で破棄はできない認識だが、その他の場合なにが原本とみなされるのか
A. 受領した紙やファイルが原本です。
紙から電子への変換はスキャナ保存になります。
WordやExcelは、変換前のデータを保存する必要があるようです。
Q. 自社ではGMOを利用した電子契約の他に、紙にて締結する契約書が存在します。
紙で締結した契約書はPDFを取り別保管していたが、今後はGMOのスキャン文書管理機能を利用して、GMOへ保管することを検討しています。
紙で締結した契約書をGMOへ保管する場合は、タイムスタンプ機能を利用した方がいいか。
A. 前提として、紙の契約書をスキャニングしGMOサインに保管された場合でも、
紙媒体の契約書が原本です。
電子帳簿保存法第4条のスキャナ保存では、一定の要件を満たしていれば紙媒体は破棄しても良いとされています。
ただし、民事訴訟法第231条によるとスキャナ保存された電子データ化された契約書は、民事裁判の中では準文書扱いとなり、法的効力が認められないケースがあります。
そこで契約書が本物であることを立証する場合には、原本を提出しなければなりません。
そのため、契約書は電子データ化した場合でも、紙媒体の原本も保存していただくことを推奨しております。
タイムスタンプ付与機能の利用有無においては、各社の運用によって異なりため、貴社関係者間で取り決めのほどお願いします。
▷参考：契約書をスキャナ保存できる条件とは？具体的な方法や注意点について解説
Q. スキャン文書管理機能の「認定タイムスタンプ」機能を使って、GMOサイン内で保管すれば改正電子帳簿保存法対応が可能か
A. アップロード時にタイムスタンプ付与いただくことで改正後の電子帳簿保存法にもご対応いただけるものとなります。
▷国税庁参考資料：
電子帳簿保存法に関するご確認では、新規で電子契約サービスをご利用いただく場合のほか、他社の電子契約サービスをご利用のお客さまからご質問いただくケースもございます。
GMOサインは他社の電子契約サービスからの乗り換えは可能で、詳しくは「他社サービスからの乗り換え・切り替え対応でよくあるご質問」でも詳しくご紹介していますので、こちらもお読みください。