2023/9/23のリリースより、GMOサインは新たにデザインを一新することとなりました。
これまでのデザインのものは一定期間残しつつ、GMOサイン [Ver.2]の機能を順次拡大して参ります。
当記事ではGMOサイン [Ver.2]でできることをリリースされた順にまとめています。
機能追加する度に当記事を更新しますので、随時ご確認ください。
また、下記ヘルプセンターにてGMOサイン[Ver.2]の改良点をご案内しておりますので、参考までにご確認くださいませ。
▷GMOサイン[Ver.2]の改良点について（ヘルプセンター）
今後の開発予定についても下記ページにてご案内しておりますのでご確認ください。
▷GMOサイン[Ver.2] 開発ロードマップ（サービスサイト）
■リリースノート
2023/9/23リリース分
文書管理周りの機能をリリースいたしました。
リンクの右側に※が付く機能はGMOサイン[Ver.2]限定の機能となります。
- 文書情報のCSVダウンロード
- 操作ログ
-
保管文書のダウンロード・確認・印刷 ※
（フォルダ・封筒内の文書一括ダウンロード） - 検索機能（フリーワード検索、絞り込み）
- 電子契約締結証明書のダウンロード
- 封筒一覧表示
- 文書一括削除 ※
2023/12/13/リリース分
操作権限は今までの管理画面に準じます。
※2023/12/13リリース時点では文書の削除は管理者ロールのみの対応となります。
▷【ユーザー関連】ユーザーロール一覧（ヘルプセンター）
2024/4/8リリース分
リンクの右側に※が付く機能はGMOサイン[Ver.2]限定の機能となります。
2024/4/22リリース分
絞り込み検索時に追加フィールド項目の検索ができるようになりました。
検索機能（フリーワード検索、絞り込み）
※追加フィールド項目検索はGMOサイン[Ver.2]限定の機能となります。
2024/8/18/リリース分
- 【概要】署名フォーム機能 [Ver.2]
- 【送信機能】署名フォーム機能 [Ver.2]
- 【送信関連】署名フォーム機能 [Ver.2]（ワークフロー承認手順）
- 【署名手順】署名フォーム機能 [Ver.2]
※ワークフロー固定機能オプションをご利用の方は今回のリリースではご利用できません。
また、今回のリリースによりGMOサイン Ver.2でダウンロードするCSVに追加カスタムフィールドの項目が反映されるようになりました。
2024/9/11/リリース分
また、今回のリリースによりGMOサイン Ver.2でダウンロードするCSVに反映させる文書の件数表示を増やせるようになりました。
＜注意点＞
・現時点でGMOサインVer.2に表示されるのは締結済封筒のみとなります。未締結封筒は表示されないため、今までの管理画面で管理をお願いいたします。
■各種画面のご案内
操作するユーザーのロールによっては一部行えない操作もございます。予めご了承くださいませ。
▷【ユーザー関連】ユーザーロール一覧（ヘルプセンター）
文書管理画面
①今までの管理画面へ切り替えます。
②アカウントの会社名とご自身のユーザーネームが表示されます。
③封筒、文書の絞り込み検索ができます。
④親フォルダを作成します。
⑤親フォルダ直下の子フォルダを展開します。
⑥親フォルダの中身に遷移します。
⑦親フォルダが複数ある場合表示件数を増やします。
⑧未整理封筒（フォルダへ振り分けされていない封筒）をフォルダへ追加する際に操作します。
⑨封筒⇔文書の一覧表示を切り替えます。
⑩封筒内に同封されている文書を展開します。
⑪封筒詳細画面に遷移します。
⑫対象の封筒をダウンロードします。封筒内の文書すべてダウンロードできます。
⑬フォルダの振り分け状況関係なく、自身の閲覧権限がある全文書の一覧画面に遷移します。
⑭スキャン文書登録画面に遷移します。 ※要オプション
封筒詳細画面
①封筒内の文書をすべてダウンロードします。
②封筒内の文書毎に文書詳細画面に遷移します。
③ファイル添付機能により署名者が署名時に添付したファイルをダウンロードできます。
④封筒の振り分け先フォルダを追加します。
⑤振り分け先フォルダから封筒を解除します。
⑥自社ワークフロー承認者、署名者、受領者の情報が表示されます。
文書詳細画面
①開いている文書へのアクションを選択できます。
|
文書ダウンロード |
締結済文書をダウンロードします。 |
| 契約締結証明書をダウンロード | 電子契約締結証明書をダウンロードします。 |
| 上記をまとめてダウンロード | 締結済文書と締結証明書をZipファイルでダウンロードします。 |
| 文書を削除 | 開いている文書を削除します。 |
②クリックするとプレビューを展開します。
③契約期間とリマインド通知の設定をします。
| 契約／取引日 | 契約日を管理する際にカレンダーから日付選択します。 |
| 契約満了日 | 契約満了日を管理する際にカレンダーから日付選択します。 |
| 契約日の自動更新 |
「あり」にすると、契約満了日を迎えた際に設定された更新期間分、契約満了日を延ばして更新します。 （期限付きの契約の有効性そのものを自動更新するような機能では無いためご注意ください） （リマインド通知を「更新」する機能となります。 ※イメージとしては携帯電話のスヌーズ機能） |
| 更新後の契約期間 | （上記と組み合わせ）自動更新を「あり」にした場合のみ入力可能です |
| 契約満了日リマインダー |
リマインド通知を出す日を入力します。 （リマインド通知は該当文書に閲覧権限のあるユーザーすべてに表示されます） ※「契約満了日」の記載を行い、リマインド通知をONにすると●日前の通知日に通知表示されます。 ※「自動更新：あり」にして更新期間を入力していた場合、 ※「解約通知」の情報を入力しても、リマインド通知とは関係性はございません。 |
④文書詳細情報を編集します。
⑤開いている文書の大元となる封筒詳細画面に遷移します。
⑥開いている文書に対して子文書を設定します。
⑦ダウンロードボタンをクリックで子文書のダウンロード、「×」ボタンをクリックで子文書から解除します。
⑧閲覧権限を付与するユーザーを追加します。文書管理者以下のユーザーが対象となります。
⑨閲覧権限を付与したユーザーを解除します。
⑩自社ワークフロー承認者、署名者、受領者の情報が表示されます。
削除済み文書一覧画面
フォルダ画面
①フォルダ内の封筒、文書の絞り込み検索ができます。
②開いているフォルダに関するメニューです。
| 新規フォルダ作成 | 開いているフォルダの1階層下に子フォルダを作成します。 |
| フォルダ名を編集 | 開いているフォルダのフォルダ名を変更します。 |
| フォルダを削除 | 開いているフォルダとその直下にあるフォルダすべて削除します。 |
③子フォルダのさらに下階層にあるフォルダを展開します。
④子フォルダの中身に遷移します。
⑤フォルダ間の封筒移動を行う際に操作します。
⑥封筒⇔文書の一覧表示を切り替えます。
⑦封筒内に同封されている文書を展開します。
⑧封筒詳細画面に遷移します。
⑨対象の封筒をダウンロードします。封筒内の文書すべてダウンロードできます。
⑩開いているフォルダ外の文書含め、自身の閲覧権限がある全文書の一覧画面に遷移します。
すべての文書一覧画面
フォルダの振り分け状況に関係なく自身に閲覧権限が付与されているすべての文書が表示されます。封筒単位での表示ではなく文書単位での表示されます。
①文書の絞り込み検索ができます。（封筒表示への切り替えはできません）
②複数文書に対して一括でアクションを起こしたい場合に選択します。対象の文書にチェックを入れて実行します。
| 署名者の入力情報をダウンロード | 署名者の入力情報をダウンロードします。 |
| 文書情報をCSVとしてダウンロード | 文書詳細情報をCSVでダウンロードします。 |
| 文書をダウンロード | 締結済文書をダウンロードします。 |
| タイムスタンプ検証 | タイムスタンプ情報をダウンロードします。 |
| 文書を削除 | 選択した文書を削除します。 |
③クリックした文書へのアクションを選択できます。
|
文書をダウンロード |
締結済文書をダウンロードします。 |
| 契約締結証明書をダウンロード | 電子契約締結証明書をダウンロードします。 |
| 上記をまとめてダウンロード | 締結済文書と締結証明書をZipファイルでダウンロードします。 |
④クリックした文書の文書詳細画面に遷移します。
操作ログ画面
ユーザー管理関連
ユーザー管理画面
①アカウント内に登録されているユーザーを検索します。
②新規ユーザーの登録を行います。
③登録済みユーザーの一覧が表示されます。電子証明書を取得したユーザーは氏名左側にステータスが表示されます。
ユーザー情報画面
①ユーザー情報の変更やユーザーの削除を行います。
②ユーザーネーム、所属、メールアドレスが表示されます。
③設定されているユーザーロールが表示されます。
④署名権限の付与状況が設定されます。
⑤文書自動保管機能の設定状況が表示されます。
⑥GMOサイン スマホアプリの利用許可設定状況が表示されます。
⑦備考欄に入力した内容が反映されます。
⑧ワークフロー固定機能で設定した承認ルートが表示されます。
⑨所属しているユーザーグループ名が表示されます。
⑩登録するユーザーグループを選択します。
⑪登録中のユーザーグループから解除します。
⑫二要素認証の設定状況が表示されます。
⑬フォルダ未選択通知の設定状況が表示されます。
ユーザー登録、編集画面
①ユーザーネームを入力します。
②所属部署や組織名などを入力します。
③メールアドレスを入力します。
④ユーザーロールを選択します。
⑤署名権限の付与／解除を行います。
⑥ダウンロード権限の付与／解除を行います（文書閲覧者のみ）。※
⑦文書自動保管機能を有効化／無効化します。
⑧GMOサイン スマホアプリの利用許可/無効化を行います。
⑨ユーザーに関してその他付随する情報を入力します。
⑩ワークフロー固定機能を有効化／無効化します。承認ルートを追加すると選択できます。
⑪固定ワークフローの承認ルートを設定します。
⑫ユーザー登録を完了します（ユーザー情報変更時は文言が異なります）。
※はオプション
ユーザーグループ管理関連
ユーザーグループ管理画面
①アカウント内のユーザーグループを検索します。
②ユーザーグループを新しく作成します。
③親ユーザーグループに子ユーザーグループが作成されている場合階層が表示されます。
④ユーザーグループ名が表示されます。
ユーザーグループ情報、編集画面
①子ユーザーグループを新規作成します。
②紐づいている子ユーザーグループ名が表示されます。
③ユーザーグループ名を変更します。
④閲覧しているユーザーグループ名が表示されます。
⑤設定を行うと署名依頼時に同じグループ内のユーザーのみを承認者として表示させられます。
⑥ユーザーグループに登録されているユーザーが表示されます。
⑦ユーザーグループにユーザーを追加します。
⑧登録されているユーザーをユーザーグループから解除します。
⑨ユーザーグループと紐づけるフォルダを選択し、フォルダの閲覧権限を付与します。
⑩送信時／受信時のデフォルトフォルダを設定します。
⑪ユーザーグループとフォルダの紐付けを解除します。
ユーザーグループ登録画面
①ユーザーグループ名を入力します。
②設定を行うと署名依頼時に同じグループ内のユーザーのみを承認者として表示させられます。
③ユーザーグループに追加するユーザーを選択します。
④ユーザーグループ作成を完了します。
署名フォーム関連画面
署名フォーム一覧画面
①作成された署名フォームの検索を行います。
②署名フォームを作成します。
③署名フォームの詳細情報の確認、一部情報の編集を行います。
④自身が承認担当者となっている署名フォームの承認/却下を行います。
⑤署名フォームのURLをコピーします。
⑥署名フォームの削除を行います。
ステータスについて
| アクティブ | 利用できる状態です。 |
|---|---|
|
承認待ち |
承認者による承認待ちの署名フォームです。 |
| 要承認対応 | 自身が承認担当者となっている署名フォームです。 |
| 承認却下 | 承認者により承認却下された署名フォームです。 |
| 一時停止 | 一時停止されているため利用できない状態です。 |
| 開始期限前 | 利用開始日時を迎える前の状態です。 |
| 期限切れ | 有効期限切れのため利用できない状態です。 |
| 署名者数到達 | 署名者の上限数に到達したため利用できない状態です。 |
| 下書き | 作成途中で一時保存している署名フォームです。 |
文書情報登録画面
①現段階での状態で下書きを保存します。
②署名フォームの作成をキャンセルします。
③アップロードした文書のプレビューを行います。
④アップロードした文書の文書名を変更します。
⑤アップロードした文書を削除します。最後の1文書を削除すると前の画面に戻ります。
⑥作成する署名フォームに文書を追加します。
⑦管理ラベルを設定します。自由入力ですがデフォルトでは「F～」の文字列が反映されております。
⑧署名フォームの名称を入力します。
⑨作成する署名フォームを利用開始する日時を設定します。
⑩作成する署名フォームの有効期限を設定します。
⑪作成する署名フォームから署名できる人数の上限を設定します。
⑫SMS送信オプションをご利用の場合はメールアドレスかSMSを選択できます。
⑬作成する署名フォームの説明を入力します。
⑭作成する署名フォームを管理するユーザーグループが表示されます。
⑮作成する署名フォームを管理するユーザーグループを設定します。作成者ユーザーと紐付けされたユーザーグループの中から設定します。
⑯作成する署名フォームから署名した文書が保管されるフォルダを指定します。管理ユーザーグループと紐付けされたフォルダの中から指定します。
⑰作成する署名フォームから署名が行われた際にフォームの作成者にメールで通知されます。
⑱次の作業へ進みます。必須項目をすべて入力するとクリックできるようになります。
署名位置設定画面
①署名フォームに登録された文書名です。複数文書登録されている場合はタブで表示を切り替えます。
②「署名者」「送信者」を切り替えます。
③捺印箇所を設定します。
④サイン箇所を設定します。
⑤フリーテキストエリアを設定します。
⑥チェックボックスを設定します。
⑦日付パーツを設定します。
⑧文書上に設定された各パーツをクリックすることで設定内容を編集できます。
⑨文書の拡大/縮小ができます。
⑩前の画面に戻ります。
⑪次の作業へ進みます。
作成前確認画面
①文書情報登録画面まで戻り各項目の変更を行います。
②作成した署名フォームから署名された文書の保管先フォルダを追加します。
③設定した保管先フォルダを解除します。
④前の画面に戻ります。
⑤署名フォームの作成を完了します。
※各項目については文書情報登録画面で設定した内容が反映されます。
その他の画面については当記事内上部のリリースにあるヘルプ記事よりご確認くださいませ。