自社ワークフローは、署名前に社内の承認を得る「ワークフロー」を設定することを可能にします。
これにより、GMOサイン内で決済から署名まで一括で完了することができます。
※承認はGMOサインシステム上で行うため、承認者は同アカウント内のユーザーである必要がありますので、相手方の承認フローや、書面の確認者を設定したい場合は、以下のヘルプセンター記事をご確認ください。
▷【送信手順】相手方の文書確認者の設定方法（ヘルプセンター）
◆利用可能プラン：契約印＆実印プラン
ワークフロー固定機能（オプション）
「セキュリティ・内部統制パック」をご契約いただくと、ユーザー毎にあらかじめワークフローを設定（プリセット）することも可能です。設定されたユーザーは必ずそのワークフローを使って文書を送信する必要があるため、ガバナンスの強化につながります。
承認者の固定機能の操作方法など詳細は以下ヘルプセンター記事をご参照ください。
ワークフロー設定方法
1. トップページの「契約を締結」をクリックします。
2. 文書をアップロードします。
アップロード時、エラーになる場合は以下のヘルプセンター記事をご確認ください。
▷アップロードできるファイルと注意点（ヘルプセンター）
3. アップロードされた文書が表示されます。確認し「署名依頼情報の入力へ」をクリックします。
4. 「自社ワークフロー」内の「設定する」にチェックを入れると、設定画面が表示されます。
自社ワークフローに設定された方は閲覧権限が付与されるため「文書関係者」として登録されます。
5. 「氏名」プルダウンメニューから担当者を選択して、承認者を登録します。
6. 承認者を設定すると下記画面のように表示されます。
以降の送信手順は下記のヘルプセンター記事をご参照ください。
▷【実印タイプ】署名依頼送信手順 （ヘルプセンター）
▷【契約印タイプ】署名依頼送信手順 （ヘルプセンター）
承認者を増やす場合
※承認者を増やす場合は 右上の追加アイコン（人型アイコン）をクリックします。
AND設定：二段階の承認を行いたい場合（第1承認者⇒第2承認者）
「承認順」が「1」（第1承認者）のユーザーが承認した後、「承認順」の「2」（第2承認者）の承認も必要
or設定 ：複数承認者のうち、誰か一人の承認をもらいたい場合
「承認順」が「1」（第1承認者）のいずれかが承認を許可すれば完了
なお、ユーザーAの承認完了後に同一承認順のユーザーBが承認依頼メールからログインすると、下記の画面が表示されます。
承認再依頼
承認待ち文書の文書詳細情報画面から承認の再依頼が可能です。
1. 「承認再依頼」をクリックします。
2. 再送する承認者にチェックを入れ、ダイアログ下部の「再依頼する」をクリックし、完了となり、担当者に承認依頼メールが再送されます。
＜注意点＞
- 既に承認済みの担当者には送信不可
- 再依頼後、メールからのアクセス時は最新の承認依頼メールに記載のURLよりアクセス可能
- 承認順を設定している場合、次の順番の方のみ表示
- 再依頼時に承認者の変更は行えず、起案時に設定した承認者への再依頼が可能
承認者の絞り込み
自社ワークフロー設定時に表示する承認者の絞り込みを行うことができます。
設定を行うことで、同じユーザーグループ内のユーザーのみを承認者として表示させることが可能となります。
1. TOPページの左にある「ユーザー管理」をクリックします。
2. 画面が切り替わったら「ユーザーグループ一覧」タブをクリックし、編集したいユーザーグループ
の編集アイコンをクリック。
3. 「承認者設定をユーザーグループ内のユーザーに限定する」にチェックを入れて更新ボタンをクリックする。
＜注意点＞
- 自社ワークフローにて設定するユーザーは、同じユーザーグループ内にいるユーザーのみに制限
※ワークフロー固定を行っている場合、固定しているユーザーに変更はありません - 承認者を追加する際は、同じグループ内のユーザーのみ選択可能
参考：自社ワークフローの選択画面
ワークフロー承認作業
ワークフローに設定された承認者が内容を確認します。
承認者は、2通りの方法で承認依頼を確認する事ができます。
承認依頼メールからの確認作業
1. 承認者の下に下記タイトルのメールが届きます。
タイトル：承認依頼（※封筒名）
メール内のボタンをクリックし、GMOサイン 管理画面にログインします。
※承認者に設定された方以外のユーザーがログインしようとするとNOT FOUNDエラーが表示されログインできません（これにより本来承認すべきでないユーザーが誤って承認することを防ぎます）。
2. ログインすると文書情報画面が開きます。
入力情報や文書内容等を確認し、「自社ワークフロー承認」欄で、[承認／却下]を選択して「送信」をクリックします。
「文書の確認」ボタンから、プレビュー画面にて署名ボックスやテキストボックスの設置有無、入力ガイドの確認が可能です。
3. 承認すると完了メッセージが表示されます。
要対応文書からの確認作業
1. 承認者がログインするとTOP画面の「要対応文書」に該当文書が表示されています。
2. アイコンをクリックすると承認画面へ遷移します。
入力情報や文書内容等を確認し、一番下にある「自社ワークフロー承認」欄で、[承認／却下]を選択して「送信」をクリックします。
プレビュー画面にて署名ボックスやテキストボックスの設置有無、入力ガイドの確認が可能です。
3. 承認すると完了メッセージが表示されます。
〇承認時：承認メールが送信者へ届き、同時に署名依頼メールが署名者に送付されます。
〇却下時：下記メールが担当者へ送付され、署名依頼メールは送信されません。
タイトル：承認完了（※封筒名）
タイトル：承認却下（※封筒名）
却下された文書は再利用申請はできませんので、必要に応じて最初から登録・申請のやり直しをお願いいたします。
- 2023/07/19：承認再依頼リリース
- 2022/11/21： 一括送信時の承認画面でもプレビュー機能を実装