【送信関連】自社ワークフロー設定方法 – 電子印鑑GMOサイン　ヘルプセンター

自社ワークフローは、署名前に社内の承認を得る「ワークフロー」を設定することを可能にします。

これにより、GMOサイン内で決済から署名まで一括で完了することができます。

（フリープランではご利用頂けません）

流れとしては

①文書登録

②ワークフローにそって社内承認

③社内承認がすべて完了後に署名依頼が送付される

④署名

となります。

承認者の絞り込みが行えるようになりました。
今までは、アカウント内に保存されているユーザーが多く表示されておりましたが、
ご自身が登録されているユーザーグループ内に登録済のユーザーのみの表示が可能となりました。
設定方法は下記をご参照ください。
▷【ユーザー関連】ユーザーグループ設定（ヘルプセンター）

◇ワークフロー設定方法　※送信者側の操作

◇ワークフロー承認作業　※承認者側の操作

■ワークフロー設定方法

1.　トップページの「契約を締結」をクリック

２.　文書をアップロードします

（注意）

最大で100文書までアップロード可能です。（１封筒あたり、合計200MBまで）
アップロード可能な文書：保護・パスワードなしのPDF、Word、Excel、PowerPoint文書（上限50MB／1文書）
お相手の環境によっては読み込みに時間を要し、結果タイムアウトとなり作業困難となるケースがあります。
画像変換処理の際に書式が崩れてレイアウトにズレが生じる際はPDFファイル利用を推奨いたします
アップロードする文書にAdobe Acrobat®の「入力と署名」機能で文字や図形、署名フィールドが挿入されている場合、署名完了文書をAdobe Acrobat®で確認した際の署名パネルステータスが「署名が無効」と表示される場合がございますのでご注意くださいませ。

３.　アップロードされた文書が表示されます。確認し「署名依頼情報の入力へ」をクリック

４.　「自社ワークフロー」内の「設定する」にチェックを入れると、設定画面が表示されます。

5.　承認者を登録します。

承認はGMOサインシステム上で行うため、承認者は同アカウント内のユーザーである必要があります。

氏名のプルダウンメニューにて、ユーザー管理内へ登録されているユーザーを選択可能です。

6.　承認者を設定すると下記画面のように表示されます。

【承認者を増やす場合】

※承認者を増やす場合は　右上の追加アイコン（人型アイコン）をクリックします。

＜二段階の承認を行いたい場合（AND設定）＞　（第1承認者⇒第2承認者）

「承認順」が「1」（第1承認者）のユーザーが承認した後、「承認順」の「2」（第2承認者）の承認も必要

＜複数承認者のうち、誰か一人の承認をもらいたい場合（or設定）＞

「承認順」が「1」（第1承認者）のいずれかが承認を許可すれば完了

なお、ユーザーAの承認完了後に同一承認順のユーザーBが承認依頼メールからログインすると、下記の画面が表示されます。

上記設定後は「署名者」の設定や、署名位置の設定などを行い、作成作業を進めます。

詳細な作成手順については下記記事を参照ください　

▷【実印タイプ】署名依頼送信手順　（ヘルプセンター）

▷【契約印タイプ】署名依頼送信手順（ヘルプセンター）

【各設定完了後】

7.　確認画面で問題がなければ「送信する」をクリック

＜注意：ここで送信すると本送信となります＞

送信側の作業はこれで完了です。

【承認再依頼】※2023年7月19日リリース

承認待ち文書の文書詳細情報画面から承認の再依頼が可能です。

↓↓

再送する承認者にチェックを入れ、ダイアログ下部の「再依頼する」をクリックし、完了です。
担当者に承認依頼メールが再送されます。

（注意）

・既に承認済みの担当者には送信できません。
・再依頼を行うと、送信済の承認依頼メール内のURLは無効化されますので、最新の承認依頼メール内のURLにてアクセス頂くようになります。
・承認順を設定している時は、次の順番の方のみが表示されます。
・再依頼時に承認者の変更は行えず、起案時に設定した承認者へのみ再依頼となります。
・承認者枠内の「再依頼する」にチェックを押したもののダイアログ下部の「キャンセル」「再依頼する」ボタンが表示されない場合、ブラウザの倍率の縮小をお試しください。

■ワークフロー承認作業

ワークフローに設定された承認者が内容を確認します。

承認者は、2通りの方法で承認依頼を確認する事ができます。

①承認依頼メールから