GMOサインでは、紙の契約書をPDF化したものを取り込み、電子で取り交わしていく契約書等とあわせて一元管理ができます。
また、GMOサイン以外の電子契約サービスで締結したPDF文書も取り込み、管理できます。（保護がかかっていないPDFに限る）
煩雑な書類管理をクラウド化し、GMOサイン上で契約書の保管・検索・管理を可能にすることで、管理業務の効率化を実現できます。
【目次】
機能概要
⼆重管理ミスや、業務のムダを削減したい場合など、GMOサインで電⼦化・⼀元管理ができる機能です。
- 社内で保管している紙⾯の締結⽂書があるため、紙媒体と電⼦媒体の複数で管理する⼿間がかかる
- 過去の契約書を見直したい時、保管場所へ足を運び、書類を探す必要がある
- GMOサイン以外の電子契約サービスで締結した契約文書がある
■この機能活用ができるプランは？
契約印＆実印プラン かつ オプション契約 が必要です。
スキャン⽂書管理機能をご利用いただくためには、セキュリティ・内部統制パックのお申し込みが必要です。
操作手順
- TOP画面左上の「文書を管理」をクリック
- PDF化した過去文書をアップロード
- 文書詳細情報（契約日・金額・取引相手・紙媒体保管場所など）を入力
▷スキャン文書管理機能＜オプション＞（ヘルプセンター）
操作方法
オプション契約済の方がご利用いただける「スキャン文書管理機能」を利用します。
1. TOPページ左上「文書を管理」から、必要文書をアップロードします
※一度の作業で「最大10ファイル／合計50MBまで」アップロード可能
2. 該当文書を格納するフォルダを選択して「登録」します
※署名付きのPDFの場合ファイル名の後ろに「電子署名済」アイコンが表示されます（2023/7/19リリース）
3. 登録完了のメッセージが表示されたら、続けて該当文書の詳細アイコンをクリック
4. 画面下部までスクロールし、「文書情報編集」をクリック
5. 詳細情報画面にて、必要事項を追加入力して画面下部「更新」ボタンで確定
◆Point：「文書情報編集」は必須ではありませんが、登録しておくと便利です
文書詳細情報の編集については下記ページをご参照ください。
▷【文書管理】文書詳細情報（ヘルプセンター）
▽紙⽂書のPDF化代⾏サービスもご提供しております。
「既存の紙⽂書が⼤量にあってデータ化が⼤変」「⽂書情報の⼊⼒をまとめて依頼したい」という⽅におすすめです。
（担当者が現地訪問させていただき、書類のPDF化や文書詳細情報への記入などを代行します）