署名依頼の送信時、および受信時に、ユーザーグループ単位で予め振り分け先フォルダを指定することが可能です。
これにより送信者ユーザーによる送信時のフォルダ指定し忘れや、署名者ユーザーによる署名後のフォルダ振り分け漏れを防ぐことが可能となります。
※事前にユーザーグループとフォルダを作成し、紐づけまで行う必要があります。
※ユーザーグループ内のユーザー毎の設定はできかねます。
ユーザーグループ傘下の全ユーザーが同一設定となります。
※操作可能ロール：管理者、システム管理者
＜設定方法＞
１． 「[ユーザー管理」より右上にあるユーザーグループ一覧タブをクリックします。
２． 対象のユーザーグループを選択
今回は「人事部」を選択します。対象ユーザーグループ右側の「詳細」をクリックします。
３． 画面下部の「送信時デフォルトフォルダ設定」より指定
ユーザーグループと紐づいているフォルダがすべて表示されます
■「送信時デフォルト設定」にチェックを入れた場合
対象フォルダの「送信時デフォルト設定」にチェックを入れて更新
対象ユーザーグループ内のユーザーが起案した際、ユーザーグループ設定で指定したフォルダがデフォルトで選択されています
振り分け先フォルダの変更もでき、青色のプラスのボタンをクリックすることで振り分け先の追加も可能です
■「変更不可」にチェックを入れた場合
対象フォルダの「送信時デフォルト設定」にチェックを入れ、「変更不可」にもチェックを入れて更新
「変更不可」は「送信時デフォルト設定」にチェックを入れたフォルダが対象となります
「送信時デフォルト設定」のみ設定した場合と異なり、最初から指定されたフォルダへ必ず格納されるようになります
なお、キャプチャの緑枠の通り振り分け先の追加も可能です
※注意
当機能は他社アカウントからの署名依頼文書にのみ適用されます。
自社アカウントからの署名依頼文書には当機能の設定は反映されません。
また、ユーザー毎の文書自動保管設定を「しない」にしている場合や、
管理パネルの文書保管一括変更を「ユーザー全員が文書を保管しない」している場合も動作しません。
設定方法は上述した署名依頼送信時のデフォルトフォルダ指定と同じです。
デフォルトフォルダ設定画面で「受信時デフォルト設定」にチェックを入れて「更新」クリックで設定完了です。
署名者においては署名画面右上の「その他のメニュー」内の「文書保管先を設定」よりデフォルト設定されたフォルダをご確認いただけます。
■「受信時デフォルト設定」にチェックを入れた場合
対象フォルダの「受信時デフォルト設定」にチェックを入れて更新
対象ユーザーグループ内のユーザーが他社アカウントからの署名依頼に対応する際、ユーザーグループ設定で指定したフォルダがデフォルトで選択されています
振り分け先フォルダの変更もでき、「保存先のフォルダを追加する」クリックで振り分け先の追加も可能です
■「変更不可」にチェックを入れた場合
対象フォルダの「受信時デフォルト設定」にチェックを入れ、「変更不可」にもチェックを入れて更新
「変更不可」は「受信時デフォルト設定」にチェックを入れたフォルダが対象となります
「受信時デフォルト設定」のみ設定した場合と異なり、最初から指定されたフォルダへ必ず格納されるようになります
なお、「保存先のフォルダを追加する」クリックで振り分け先の追加も可能です
当機能のリリースと同時に、ユーザーグループ設定にて「管理者」ロールのユーザーもユーザーグループへの追加が可能となり、送信時、受信時共にデフォルトフォルダ設定ができるようになりました。
ただし、設定を行っても管理者ロールはフォルダ閲覧範囲の制限を受けず、全フォルダが閲覧可能であることには変わりません。
１ユーザーに複数のユーザーグループを設定している場合、別のユーザーグループでデフォルト指定しているとそちらの設定も反映されます。
設定を間違われますと、冒頭の説明通り起案時に意図しないファイルへと振り分けされる可能性がございますのでご注意くださいませ。