「電子印鑑GMOサイン for Salesforce」は、GMOサインとSalesforceを連携することで、Salesforce上で署名依頼や契約ステータスの確認、契約書管理ができるようになるサービスです。
Salesforceに登録されている情報を連携し、署名依頼の送信から締結済みの文書保管まで一気通貫で行う事ができます。
Salesforce側の操作方法については下記リンクを確認ください。
▷Salesforceヘルプサイト （外部サイト：株式会社セールスフォース・ジャパン）
利用可能プラン：スタンダードビジネスエンタープライズ
目次
1. 初期設定
1.1. 権限設定
パッケージには以下の権限セットが含まれます。
| GMOサイン(一般ユーザ) | 署名依頼に必要な権限が含まれています。署名依頼作成する方、承認者向け。 |
| GMOサイン(システム管理者) | 上記権限＋マスタレコードやGMO署名管理の設定に必要な権限が含まれています。管理者向け。 |
| GMOサイン(システム管理者バッチユーザ) | 上記権限＋バッチ実行に必要な権限が含まれています。バッチ実行ユーザ向け。 |
1. 右上の[設定]から、「ユーザー」を検索し、選択します。次に任意のユーザーの「氏名」を押下します。
2. 「権限セットの割り当て」にカーソルを合わせ、表示された「割り当ての編集」を押下します。
任意の権限セットを追加し、「保存」を押下します。権限セットが割り当てられたことが確認できます。
1.2. GMO署名設定
GMOサイン管理アプリケーションから設定可能です。
※初回のみ新規作成が必要です。※GMO署名設定レコードは1レコードのみ作成可能です。アプリケーションランチャーで「GMOサイン管理」アプリケーションを選択し、「GMO署名設定」タブを押下し、次に「新規」を押下します。
「GMO署名設定名」は必須のため、任意の値を設定し、「保存」を押下します。
※設定名は後から変更可能です
＜情報セクション＞
| ① バッチエラーメール送信 | GMOサインのAPI呼び出し時エラー発生した場合、メールを送信します。 |
| ② バッチエラーメール送信先 | ①で送信されるメールの送信先を設定します。 |
| ③ ログ保存期間(日数) | バッチログの保存期間を設定します。 |
|
④ 署名再依頼判断日数 (署名依頼期限) |
署名期限が切れる前にリマインド通知を行うまでの日数を設定します。 未設定の場合リマインドは行われません |
| ⑤ ファイル保存先 ※1 | ⑥でダウンロードするファイルの保存先を設定します。 |
| ⑥ 署名済みファイルダウンロード | 署名済みファイルをダウンロードします。 |
| ⑦ GMOバッチ実行ユーザー | GMOサインとの同期等を行うバッチ処理の実行ユーザー(管理者など)を設定します。 設定したユーザーには権限セット「GMOサイン(システム管理者バッチユーザ)」を割り当ててください。 割り当て方法は権限設定を参照してください。 |
| ⑧ 使用可能標準項目 | テンプレート使用時の差込み項目の入力項目として、使用可能な標準項目を設定します。 |
※1 ファイル保存先の設定方法
アプリケーションランチャーから「ファイル」を検索し、選択します。ライブラリを押下し、対象ライブラリ名をコピーして指定します。
＜オプションセクション＞
| ① SMS送信機能 | 携帯電話番号（ショートメッセージ）宛てに署名依頼を送信できる機能 |
| ② 受領者ダウンロードコードSMS送信 | 受領者（完了文書を受け取る第三者）を設定した際、文書をダウンロードするためのPWを設定しておくことができます。そのPWをSMSにて送信する機能 |
| ③ 対面契約 | タブレット等を用いて対面にて電子契約を行う機能 |
| ④ 実印タイプ |
事前取得した当人の電子証明書を用いて署名を行う、本人性の担保力に優れた当事者型の電子署名方法 ※署名に応じる全ての署名者がGMOサインの有料アカウントを所持している必要があります |
| ⑤ マイナンバー実印 | マイナンバーカードを用いて当事者型の電子署名を行う方法 |
| ⑥ アクセスコード必須 |
署名者が署名画面に遷移するためのPWを設定しておくことができます。 このアクセスコード設定を必ず行うようにする設定 |
| ⑦ アクセスコードのSMS送信 | 上記アクセスコードをSMSにて送信する機能 |
| ⑧ アクセスコードの発行方法 |
アクセスコードを設定する際、起案者がコードを設定するか、SMS送信（システムでランダム発番）するか ※⑦利用可能なお客様 |
| ⑨ 画像添付依頼(運転免許証様式チェック) | 署名者に対し、署名時に運転免許証などの画像添付を依頼できる機能 |
※オプションセクションの設定は、GMOサインご契約状況に合わせて設定ください。
＜GMOサインでの設定の確認方法＞
GMOサインにログインし、[管理パネル]＞[署名依頼] より各種設定を確認ください
＜システムセクション＞
| ① 顧客ID |
GMOサイン認証時に使用するID ※GMOサイン内で確認できる「組織ID」を入力ください |
| ② APIキー | GMOサインで使用するシークレットキー |
| ③ レコード作成者 | Salesforce標準項目 |
| ④ レコード最終更新者 | Salesforce標準項目 |
| ⑤ レコード所有者 | Salesforce標準項目 |
取引先レコードページから設定（歯車アイコン）＞「オブジェクトを編集」を押下します。
ページレイアウトタブを押下し、使用しているページレイアウトを選択します。
※「SalesforceモバイルおよびLightning Experienceのアクション」が下記のようになっている場合は、「定義済みアクションを上書き」を押下します。
「Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション」を押下します。
クイック検索で「署名依頼作成」を検索し、「署名依頼作成」のボックスを「Salesforce モバイルおよび Lightning Experience のアクション」セクションの任意の場所（並び）にドラッグアンドドロップして配置し、「保存」で決定します。
これで取引先レコードページにて「署名依頼作成」が配置されていることが確認できます。
商談と取引先以外のオブジェクトも「署名依頼作成」ボタンを配置できます。
事前署名依頼ボタンを作成する必要があります。
※取引先への参照項目が無い場合、作成と、取引先の設定を推奨します。
オブジェクトマネージャーから追加したいオブジェクトを検索し、該当オブジェクトを選択します
「ボタン、リンク、およびアクション」＞「新規アクション」を押下し、下記の情報を入力します
- アクション種別：フロー
- フロー：GMOサイン作成/更新
- 表示ラベル：署名依頼作成
- 名前：GMOSignCreate
入力完了後に「保存」を押下します
■封筒から「取引先責任者（例）」の項目を作成する（すでにある場合は不要）
封筒オブジェクトを押下します
「項目をリレーション」を押下し「新規」を押下します
「参照関係」を押下し「次へ」を押下します
関連先から「取引先責任者」を選択し「次へ」を押下します
以下の情報を入力し、「次へ」を押下します
項目の表示ラベル：取引先責任者
項目名：contact
子リレーション名：contacts
「次へ」を押下します
再度「次へ」を押下します
「保存」を押下します
2. アプリケーション管理
2種類のアプリケーションがあります。
| GMOサイン | GMOサイン管理 | |
| 概要 | 一般ユーザが使用するアプリケーション | 管理者が使用するアプリケーション |
| 機能 | 該当アプリケーションでは封筒作成・修正、封筒承認、署名依頼の操作ができます。 | 該当アプリケーションではバッチログ確認、GMO署名設定の操作ができます。 |
| 表示タブ | ホーム、商談、取引先、取引先責任者、封筒、文書、テンプレート差し込み、封筒用差し込み項目、GMO一括送信 |
バッチログ、バッチログ詳細、GMO署名設定
|
＜GMOサイン＞
該当アプリケーションでは封筒作成・修正、封筒承認、署名依頼の操作ができます。
┗表示タブ：ホーム、商談、取引先、取引先責任者、封筒、文書、テンプレート差し込み、封筒用差し込み項目、GMO一括送信
＜GMOサイン管理＞
該当アプリケーションではバッチログ確認、GMO署名設定の操作ができます。
┗表示タブ：バッチログ、バッチログ詳細、GMO署名設定
3. ワークフロー管理
3.1.ワークフローマスタ管理
ワークフローマスタレコードを作成します。
「GMOサイン」アプリケーションに入り、「ワークフローマスタ」タブを押下し、「新規」を押下します。
※作成後も、レコードページの「編集」から変更が可能です。
| ① ワークフローマスタ名 | ワークフロー作成時に表示されます。 |
| ②対象オブジェクト |
API指定したオブジェクトからのみ、使用可能になります。未設定の場合、すべてのオブジェクトから使用可能になります。 例：Opportunityと設定した場合、商談レコードから署名依頼を開始する際のみ、このワークフローマスタが表示されます。 |
| ③追加可能 |
チェックされている場合 ：署名依頼時に承認者の追加が可能になります。 チェックされていない場合：承認者の追加を制限します。 |
「追加可能」にチェックされていないワークフローマスタで承認者を削除し、再度追加したい場合は、もう一度ワークフローを選択して、ワークフローマスタに紐づいた承認者マスタを反映させます。※削除前に行った変更は反映されません。
3.2.承認者マスタ管理
承認者マスタレコードを作成します。
ワークフローマスタのレコードページにて、承認者マスタ関連リストから「新規」を押下します。
※作成後も、関連リストの「編集」から変更が可能です。
| ①承認者マスタ名 | 表示されません。 |
| ②ユーザー | Salesforceのユーザーを指定します。 |
| ③ワークフローマスタ | どのワークフローマスタに紐付くかを指定します。ワークフローマスタから作成時、自動反映されます。 |
| ④承認順 | 承認順を指定します。 |
| ⑤削除可能 |
チェックされている場合 ：署名依頼時に承認者の編集・削除が可能になります。 チェックされていない場合：承認者の編集・削除を制限します。 |
3.3.承認管理
承認ワークフローは下記3つから選択可能です。
Salesforceのワークフロー
Salesforceのワークフローを使用する場合
● 申請・取消：作成した封筒レコードページから封筒作成者より、承認の申請・取消を行えます。
● 承認・差し戻し：却下作成した封筒レコードページから承認者より、承認依頼の承認・差し戻し・却下を行えます。
● メール通知
承認申請時- 申請者宛て：
承認申請時 または 前の承認者が承認時 - 承認者宛て：
承認取消時 - 申請者宛て：
承認差し戻し時 - 申請者宛て：
承認却下時 - 申請者宛て：
承認完了時 - 申請者宛て：
GMOサインのワークフロー
GMOサインの仕様に従ってください。※GMOサインのワークフローは下記条件では使用できません。
1) 詳細情報の設定セクションにて送信時間を設定する場合
2) 一括送信を使用する場合
外部のワークフローアプリ
使用するアプリの仕様に従ってください。
※承認完了したら、署名依頼を送信するため、封筒ステータスを「ファイル連携中」に変更する必要があります。
画面上からは変更不可のため、承認完了時に封筒ステータスを更新するフローなどを作成ください。
1.差込み項目の内容
署名依頼作成時に入力した値が、署名時の文書へ反映されます。チェックボックスをオンにした場合、Salesforceの項目を参照し、選択した項目の値を使用します。
2.入力項目(送信者)
署名依頼作成時に設定した項目に、テンプレート作成時の値が反映されます。
3.入力項目(署名者)
署名依頼作成時に設定した項目に、署名時の値が反映されます。
参考：署名者側の画面
5. 各セクションについて
5.1.詳細情報セクション
詳細
| テンプレート名、テンプレートID、説明、テンプレート固定 | テンプレートから作成する場合、テンプレート情報が表示されます。 |
| 連携オブジェクト | 署名依頼の起点となったオブジェクト(取引先、商談など)が表示されます。 |
| 紐付け項目 | 現在のレコードから取引先への参照項目が表示されます。 |
| 紐付け取引先 (必須) |
封筒を関連付ける「取引先」を設定します。 現在のレコードに取引先への参照項目がある場合はその値が、取引先レコードから作成を開始した場合はその取引先が初期値として設定されます。 ※取引先を変更した場合でも、「Salesforceの項目を参照する」機能は、開始レコードをもとに参照します。(「詳細情報」セクションの各項目, 「差し込み項目の内容」の各項目) 署名依頼作成を取引先から開始し、差し込み項目で取引先の項目を選択した場合、「入力項目(送信者)」と「入力項目(署名者)」の各項目には変更後の取引先が適用されます。 |
| 保管先フォルダ |
作成した封筒をGMOサイン内のどのフォルダに格納するかを指定します。 ファイルから作成する場合、別画面での設定となります。 |
| 送信時間 |
署名依頼を相手方に送信する日時を指定します。未来の日時を入力することで予約送信が可能です。 空欄のまま、あるいは過去の日時を指定した場合は、作成完了後すぐに(即時)送信されます。 |
| 連携項目 |
封筒から、開始元のレコードを紐付けるための参照項目を指定します。 起点となるオブジェクトへの参照項目が複数存在する場合、どの項目を使用してレコードを関連付けるかを選択します。 |
| 項目の連動設定 | チェックを入れた場合、開始元のレコード(取引先や商談など)の項目に保持されている項目の値を、そのまま署名依頼の各項目へ引用することができます。 |
| 全ての項目でSalesforceの内容を参照する（全てチェックを入れる） | 使用可能なすべての項目に一括でチェックが入り、過去の履歴を参照して、以前使用した項目を自動的に設定します。 |
| 封筒名 (必須)、送信担当者 (必須)、所属、契約/取引日、契約満了日、契約/取引金額、保管場所、備考1、備考2、備考3 |
署名依頼の基本情報を設定します。 送信担当者には封筒作成者の氏名が自動入力されます。 所属には封筒作成者の所属が自動入力されます。 |
5.2.レコード登録内容の設定セクション
※このセクションはテンプレートから署名依頼を作成する場合のみ表示されます。
保存済みの「テンプレート差込み」を検索し、再利用することができます。検索対象は設定された「レコード名」となります。
| 新規作成 | 現在の設定値を、新しいテンプレート差込みレコードとして保存できます。保存した内容は、後から「テンプレート差込み」タブで管理・確認が可能です。 |
| 削除 | 不要になったテンプレート差込みを削除します。 |
|
差込み項目の内容 入力項目（送信者） 入力項目（署名者） |
詳細な仕様については差込み項目管理を参照してください。 「入力項目」では、署名時に入力された値を保存する先として、開始レコードから最大3階層先の項目まで指定することが可能です。 ※参照できるのは「親レコード方向」のみです（子レコードは対象外） 例：商談から署名依頼を開始した場合、「商談 > 取引先 > 親取引先」とある場合、「親取引先」の項目まで設定可能です。 |
| レコードの更新 | 現在選択しているテンプレート差込みの設定内容を、最新の状態に上書き保存します。 |
5.3.ワークフローセクション
ワークフローを使用する署名依頼時に承認プロセスを挟むかどうかを設定します。
オン：送信前に承認ステップが追加されます。
承認ワークフロー利用する承認システムの種別を選択します。
選択肢により、後の承認者の設定（後述）での選択肢が変化します。
| Salesforceのワークフロー | Salesforce標準の承認プロセスを利用します。承認者はSalesforceユーザーから選択します。 |
| GMOサインのワークフロー | GMOサイン側のワークフロー機能を利用します。承認者はGMOサインユーザーから選択します。 |
| 外部のワークフローアプリ |
上記以外の外部サービスを利用する場合に選択します。 ※これを選択した場合は、承認ワークフロー以下の項目は非表示となります。 |
ワークフロー検索テーブル
ワークフロー管理であらかじめ作成したワークフローマスタを検索・適用できます。検索はマスタに登録された「ワークフロー名」を対象に行われます。
5.3.2.承認者の設定
ワークフロー検索テーブルからマスタを選択すると、承認者セクションが表示されます。
マスタに紐づく承認者が初期値として読み込まれます。
| ワークフロー |
選択中のワークフローマスタ名が表示されます。 ここで表示されている名称が、新規作成されるワークフローの名称として使用されます。 |
| 承認者テーブル |
承認者が承認順で表示されます。 行をドラッグ&ドロップすることで、承認順序を入れ替えることが可能です。 |
・承認順承認が進む順序が表示されます。
・所属承認者の所属する部署等が表示されます。
・承認者承認者の氏名が表示されます。
・メールアドレス承認者のメールアドレスが表示されます。承認者を追加 / 編集・詳細承認者の情報を個別に設定します。
＜承認者設定＞
| ①承認順 (必須) | 承認の順序を設定します。GMOサインのワークフロー時：複数の承認者に同じ数値を設定することで、同順位(並列)での承認が可能です。詳細はヘルプを参照してください。 |
| ②氏名 (必須) |
Salesforceのワークフロー時：Salesforceユーザーから選択します。 GMOサインのワークフロー時：GMOサインユーザーから選択します。 |
|
③所属 ④メールアドレス |
②選択時に、システムで登録されている情報が自動的に反映されます。 削除不要な承認者をリストから削除します。 |
オフ：承認ステップがスキップ(関連設定項目も非表示に)されます。
5.4.署名者セクション
署名依頼を送る対象(署名者)を設定します。
※「ファイルから作成」するか「テンプレートから作成」するかにより、編集可能な項目が異なります。
署名者テーブル
署名者が署名順で表示されます。
| 第〇署名者 |
署名が進む順序が表示されます。同じ署名順に複数の署名者が設定されている場合、そのステップの完了条件を選択できます。 テンプレートの場合、テンプレート側で設定された条件が適用されるため、この画面からの変更はできません。詳細はヘルプを参照してください。 a. 全員が署名する：その署名順に設定された全員が署名すると、次のステップへ進みます。 b. いずれかの一人のみが署名する：その署名順のうち、誰か一人が署名した時点で次のステップへ進みます。 |
| サイン者 | 署名者の氏名が表示されます。 |
| メールアドレス | 署名者のメールアドレスが表示されます。自社署名者の場合、自社担当者のメールアドレスが表示されます。 |
| 署名期限 | 設定された署名期限が表示されます。 |
署名者を追加 / 編集・詳細 署名者の情報を個別に設定します。
・ファイルからの場合：追加・編集が可能です。
・テンプレートからの場合：テンプレートにあらかじめ登録されている署名者が自動的にセットされます。追加はできません。許可された一部の項目のみ編集可能です。その他の設定値はテンプレートに従い固定されます。
| ①署名順 | 署名を行う順序を指定します。 |
| ②依頼先 |
選択した値によって、詳細な設定項目が切り替わります。下記（5.4.1）を参照ください
|
| 削除 |
|
5.4.1.自社署名者の設定
| ①署名方法 (必須) |
利用する電子署名のタイプを選択します。
|
| ②氏名 (必須) | 署名を行う自社担当者を設定します。GMOサインユーザーから選択します。 |
| ③所属 | ②でユーザー選択時にシステムで登録されている情報が自動反映されます。 |
|
④アクセスコード ⑤独自コード (オプションで必須かどうか設定) |
文書へのアクセス制限を制御します。 署名者の方は、発行されたコードを入力することで署名画面へ遷移できます
※1 独自コードはシステムから自動送信はされません。電話やメール等の別手段でお相手（署名者）へお伝えください |
| ⑥署名者変更 | 依頼を受け取った担当者自身が、別の担当者へ署名権限を譲渡(署名者の変更)できるかどうかを制御します。 |
| ⑦署名期限 | 署名の有効期限を設定します。詳細はヘルプを参照してください。 |
| ⑧コメント | 署名依頼のメール等に表示される、担当者へのメッセージを入力します。 |
| ⑨依頼内容 |
署名者への依頼内容を設定します。アップロードしたファイル毎に依頼内容を設定します。
「文書1に署名、文書2は文書確認のみしていただく」ことや、 「文書1は署名者全員に送信するが、文書2は特定の署名者には送信しない」、 というような依頼ができます。 ※各署名者とも最低1つは「署名」が必要です |
|
⑩文書の画像埋め込み ※オプション |
依頼内容で「署名」を選択した場合、表示されます。 署名者に対して、本人確認書類の添付を求める際に設定します。 詳細はヘルプを参照してください。 |
| ⑪~⑬ファイル添付設定 |
署名者に対して、関連資料のアップロードを求める設定です。 詳細はヘルプを参照してください。
|
5.4.2.送信先署名者の設定
| ①取引先責任者 | 「取引先責任者」レコードを選択することで、登録済みの情報を引用できます。 連動項目：③会社名/組織名、④氏名、⑤メールアドレスが自動的に反映されます。 |
| ②署名方法 (必須) |
利用する電子署名のタイプを選択します。
|
| ③会社名/組織名 | 署名者の所属する組織名を入力します。 |
| ④氏名 (必須) | 署名を行う担当者の氏名を入力します。 |
| ⑤~⑦送信先の設定 (必須) |
署名依頼の送信方法を設定します。メールアドレスとSMSは併用できず、どちらか一方のみが有効となります。
|
|
⑧⑨アクセスコード / 独自コード (オプションで必須かどうか設定)
|
文書へのアクセス制限を制御します。 署名者の方は、発行されたコードを入力することで署名画面へ遷移できます
※1 独自コードはシステムから自動送信はされません。電話やメール等の別手段でお相手（署名者）へお伝えください |
| ⑩署名者変更 | 依頼を受け取った担当者自身が、別の担当者へ署名権限を譲渡(署名者の変更)できるかどうかを制御します。 |
| ⑪署名期限 | 署名の有効期限を設定します。詳細はヘルプを参照してください。 |
| ⑫コメント | 署名依頼のメール等に表示される、担当者へのメッセージを入力します。 |
| ⑬メール言語 (必須) | 相手方に届く署名依頼メールの言語を選択します。（日本語／英語） |
| ⑭依頼内容 |
署名者への依頼内容を設定します。アップロードしたファイル毎に依頼内容を設定します。
「文書1に署名、文書2は文書確認のみしていただく」ことや、 「文書1は署名者全員に送信するが、文書2は特定の署名者には送信しない」、 というような依頼ができます。 ※各署名者とも最低1つは「署名」が必要です |
|
⑮文書の画像埋め込み ※オプション |
依頼内容で「署名」を選択した場合、表示されます。 署名者に対して、本人確認書類の添付を求める際に設定します。 詳細はヘルプを参照してください。 |
| ⑯~⑱ファイル添付設定 |
署名者に対して、関連資料のアップロードを求める設定です。 詳細はヘルプを参照してください。
|
5.4.3.対面署名者の設定
| ①取引先責任者 | 「取引先責任者」レコードを選択することで、登録済みの情報を引用できます。 連動項目：④氏名、⑤メールアドレスが自動的に反映されます。 |
| ②署名方法 (必須) | 利用する電子署名のタイプを選択します。 対面署名の場合、署名方法は「契約印タイプ(立会人型)」固定となります。 |
| ③担当者 (必須) | 対面署名に立ち会う自社の担当者を設定します。 GMOサインユーザーから選択します。 |
| ④会社名/組織名 | 署名者の所属する組織名を入力します。 |
| ⑤氏名 (必須) | 署名を行う担当者の氏名を入力します。 |
|
⑥⑦アクセスコード / 独自コード (オプションで必須かどうか設定)
|
文書へのアクセス制限を制御します。 署名者の方は、発行されたコードを入力することで署名画面へ遷移できます
※1 独自コードはシステムから自動送信はされません。電話やメール等の別手段でお相手（署名者）へお伝えください |
| ⑧署名期限 | 署名の有効期限を設定します。詳細はヘルプを参照してください。 |
| ⑨コメント | 署名依頼のメール等に表示される、担当者へのメッセージを入力します。 |
| ⑩メール言語 (必須) | 相手方に届く署名依頼メールの言語を選択します。（日本語／英語） |
| ⑪依頼内容 |
署名者への依頼内容を設定します。アップロードしたファイル毎に依頼内容を設定します。
「文書1に署名、文書2は文書確認のみしていただく」ことや、 「文書1は署名者全員に送信するが、文書2は特定の署名者には送信しない」、 というような依頼ができます。 ※各署名者とも最低1つは「署名」が必要です |
|
⑫文書の画像埋め込み ※オプション |
依頼内容で「署名」を選択した場合、表示されます。 署名者に対して、本人確認書類の添付を求める際に設定します。 詳細はヘルプを参照してください。 |
| ⑬~⑮ファイル添付設定 |
署名者に対して、関連資料のアップロードを求める設定です。 詳細はヘルプを参照してください。
|
署名完了後、署名者以外に、完成した文書を自動的に送付する対象(受領者)を設定します。
受領者を設定する
署名完了後に受領者に署名済みの文書を送信するかどうかを設定します。
- オン：署名完了後、指定した受領者に文書が送信されます。
- オフ：文書の送付を行いません。関連する設定項目も非表示となります。
※テンプレートの設定が優先されるため、この画面での変更はできません。
受領者テーブル
設定された受領者が一覧で表示されます。
・会社名/組織名：受領者の所属組織が表示されます。
・氏名：受領者の氏名が表示されます。
・メールアドレス：文書の送付先アドレスが表示されます。
受領者を追加 / 編集・詳細
| ①取引先責任者 | 「取引先責任者」レコードを選択することで、登録済みの情報を引用できます。 連動項目：②会社名/組織名、③氏名、④メールアドレスが自動的に反映されます。 |
| ②会社名/組織名 | 受領者の所属する組織名を入力します。 |
| ③氏名 (必須) | 受領者の氏名を入力します。 |
| ④~⑥送信先の設定 (必須) |
文書の通知方法を設定します。メールアドレスとSMSは併用できず、どちらか一方のみが有効となります。
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|
⑦ダウンロードコード
|
文書へのアクセス制限を制御します。 受領者の方は、発行されたコードを入力することで文書をダウンロードできます
※1 独自コードはシステムから自動送信はされません。電話やメール等の別手段でお相手（署名者）へお伝えください |
| ⑧コメント | 送付メール等に表示される、受領者へのメッセージを入力します。 |
| ⑨メール言語 (必須) | 相手方に届く通知メールの言語を選択します。（日本語／英語） |
| ⑩文書の送信 | 複数のファイルをアップロードしている場合、どの文書を受領者に送信するかを設定します。 |
| 削除 |
|
「GMO一括送信」から送信する際にはCSVファイルで相手先の氏名やメールアドレスを設定します
ファイル選択の場合：汎用型のCSVファイルを利用します
・CSVをダウンロード：編集用CSVファイルがダウンロードされます。
・署名者数：ファイルアップロード時は、署名者数として1〜4を選択可能です。CSVで入力した署名者数と、選択した署名者数が一致している必要があります。
・ファイルをアップロード：編集したCSVファイルをアップロードします。
テンプレートの場合：該当テンプレートの様式に合わせたCSVファイルを利用します
・CSVをダウンロード：編集用CSVサンプルがダウンロードされます。
・ファイルをアップロード：編集したCSVファイルをアップロードします。
5.6.1.紐づくレコードの設定（一括送信用のCSVファイル編集）
上記操作にてCSVをダウンロードし、編集します。
紐付くレコードの設定はSalesforceの独自仕様です。
- 紐付く取引先レコードID(必須)：紐付く取引先のレコードIDを入力します。
- 紐付くレコードID：紐付くオブジェクトのIDを入力します。
- 紐付く項目ID：紐付く項目のAPIを入力します。
※その他の入力項目はこちらのヘルプ記事を参照ください。
編集後、CSVファイルをアップロードすると、CSVのプレビューテーブルが表示されます。
・下部の横スクロールバーを使用することで、アップロードしたCSVファイルの内容を確認できます。
※各行のプレビューボタンをクリックすることで、詳細な内容を確認できます。
6. 署名依頼作成手順
6.1.都度送信（通常送信）
GMOサインアプリケーションから署名対象レコードに入ります。
画面右上の「署名依頼作成」ボタンを押下することで署名依頼作成を開始します。
※ボタンの配置方法については署名依頼作成ボタン配置を参照してください。
6.1.1.モード選択
作成方法に合わせて、いずれかのモードを選択します。
文書を選択：手元のPDFファイルをアップロードして作成します。
PDFファイルをアップロードし、該当文書が保管されるフォルダを選択して次へ進みます。
| ①ファイルをアップロード |
署名を依頼するファイルをアップロードします。
|
| ②文書名 | アップロード後に文書名の変更が可能です。 ファイル名をクリックすると、プレビューが可能です。不要なファイルは「×」ボタンで取り消せます。 |
| ③保管先フォルダ | 作成した封筒をGMOサイン内のどのフォルダに格納するかを指定します。 |
テンプレートから選択：GMOサイン上に登録済みのテンプレートを使用して作成します。
| ①最新テンプレート取得 | GMOサイン側の最新情報を再取得し、テンプレート一覧を更新します。 |
| ②テンプレート検索テーブル |
GMOサインで作成されたテンプレートが表示されます。 表示されるテンプレートは以下条件にて絞られます。 ※テンプレート固定：固定する（送信時に内容の変更が不可になる設定） |
6.1.2.各種設定
次の画面に進んだ後、各必要項目を設定します。
詳細情報
|
封筒名や送信時間、関連レコードの紐付けなどを設定します。 詳細については 詳細情報セクションを参照してください。 |
レコード登録内容の設定 (テンプレート利用時のみ)
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署名時の入力値をSalesforceのどの値に保存するかを設定します。 詳細についてはレコード登録内容の設定セクションを参照してください。 |
ワークフロー
|
送信前の承認ルートを指定します。 詳細についてはワークフローセクションを参照してください。 |
署名者
|
署名を行う対象者や署名順を設定します。 (最低一名の設定が必要) 詳細については署名者セクションを参照してください。 |
受領者
署名完了後に文書を送付する対象を設定します。
詳細については受領者セクションを参照してください。
更に次の画面へ進み、各種設定画面で入力した内容を確認します。
画面を下にスクロールし、「署名を依頼する」押下で送信完了です。
- プレビュー ：アップロードしたファイル、あるいはテンプレートの文書のプレビューを表示します。
- 一時保存：現在までの設定内容を、送信せずに下書きとして保存します。
6.2.一括送信
複数の送信先に対して、一度の操作で個別の署名依頼(子封筒)を一括作成・送信が可能です。
「GMOサイン」アプリケーションから「一括送信タブ」を選択し、そこから署名依頼作成を開始します。
作成方法に合わせて、いずれかのモードを選択します。
文書を選択：手元のPDFファイルをアップロードして作成します。
PDFファイルをアップロードし、該当文書が保管されるフォルダを選択して次へ進みます。
| ①ファイルをアップロード |
署名を依頼するファイルをアップロードします。
|
| ②文書名 | アップロード後に文書名の変更が可能です。 ファイル名をクリックすると、プレビューが可能です。不要なファイルは「×」ボタンで取り消せます。 |
| ③保管先フォルダ | 作成した封筒をGMOサイン内のどのフォルダに格納するかを指定します。 |
テンプレートから選択：GMOサイン上に登録済みのテンプレートを使用して作成します。
| ①最新テンプレート取得 | GMOサイン側の最新情報を再取得し、テンプレート一覧を更新します。 |
| ②テンプレート検索テーブル |
GMOサインで作成されたテンプレートが表示されます。 表示されるテンプレートは以下条件にて絞られます。 ※テンプレート固定：固定する（送信時に内容の変更が不可になる設定） |
一括送信時の設定
一括送信では、全送信先に共通する「親封筒」の設定を行います。
各セクションの項目に従い、署名依頼に関する各種設定を行います。
詳細情報：一括送信の場合、この画面で直接設定できるのは以下の項目のみです。
- 設定可能項目：保管先フォルダ、送信時間、封筒名
- その他の項目：送信先毎の個別情報は、後述のCSVにて設定します。
- 制限事項：Salesforceの値を参照することはできません。
詳細については詳細情報セクション、署名者をCSVで追加セクションを参照してください。
| ワークフロー |
送信前の承認ルートを指定します。 詳細についてはワークフローセクションを参照してください。 |
| 署名者 |
署名を行う対象者や署名順を設定します。 (最低一名の設定が必要) 詳細については署名者セクションを参照してください。 |
| 受領者 |
署名完了後に文書を送付する対象を設定します。 詳細については受領者セクションを参照してください。 |
| 署名者をCSVで追加 |
送信先の情報や、個別の差込み項目を定義したCSVファイルをアップロードします。 詳細については署名者をCSVで追加セクションを参照してください。 |
※各種設定画面の最下部には、入力内容の検証結果が表示されます。未入力の必須項目、不正な入力の項目がある場合、メッセージが表示されます。
各種設定後、次の画面へ進み、各種設定画面で入力した内容を確認します。
画面を下にスクロールし、「署名を依頼する」押下で送信完了です。
- プレビュー ：アップロードしたファイル、あるいはテンプレートの文書のプレビューを表示します。
- 一時保存：現在までの設定内容を、送信せずに下書きとして保存します。
※ワークフローの利用有無により送信時の画面や流れが異なります。詳細は下記ご参照ください
ワークフローあり
Salesforceワークフロー
承認ワークフローとして「Salesforceのワークフロー」を選択し、ワークフローを設定すると、承認者が表示されます。
※ワークフローマスタの設定により、「承認者を追加」ボタンが非表示となる場合があります。
必要な情報を設定し、「次へ」ボタンを押すと、確認画面に遷移します。
確認画面で「承認依頼へ」を押下し、承認申請を出した後は、承認後に署名依頼バッチにより自動送信されます。
GMOサインワークフロー
承認ワークフローとして「GMOのワークフロー」を選択すると、承認者が表示されます。
（承認者の編集・詳細画面でGMOサインユーザを選択可能です）
必要な情報を設定し、「次へ」ボタンを押すと、確認画面に遷移します。
※ワークフローマスタの設定により、「承認者を追加」ボタンが非表示となる場合があります。
「GMOサインのワークフロー」を設定している場合は、署名位置を設定を行うことも可能です。
| 署名を依頼する |
署名位置の設定はないため【不可視署名】として、即時送信されます。 （ワークフローを設定しているため、承認者へ承認依頼が届きます）
※封筒タブより確認すると、ステータスが「ワークフロー承認待ち」になっています
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| 署名位置設定画面へ |
GMOサインの署名位置設定画面に遷移します。 GMOサイン環境への遷移確認画面が表示され、「OK」ボタンを押すことでGMOサイン環境にログインし、署名位置の設定を行います。 設定が終わり次第、GMOサイン側署名依頼が送信されます。 ↓ ↓
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外部ワークフロー承認
外部のワークフローを利用する場合はGMOサインのワークフローを使った承認者の設定は不可となります。
必要な情報を設定し、「次へ」ボタンを押すと、確認画面に遷移します。
次へ進み、「承認依頼へ」ボタンを押すと、承認依頼が送信されます。
承認後、封筒ステータスが「ファイル連携中」に更新され、署名依頼バッチにより自動送信されます。
ワークフローなし
「ワークフローを使用する」をオフにします。
署名者などの必要な情報を設定し、「次へ」ボタンを押すと、確認画面に遷移します。
「署名を依頼する」ボタンを押すと、即時に署名依頼が送信されます。
※確認画面で「一時保存」を押した場合、レコードの修正完了後、封筒ステータスが「ファイル連携中」に更新され、署名依頼バッチにより自動送信されます。
7. 署名依頼編集手順
一度作成した署名依頼(封筒)の内容を修正したい場合は、対象レコード画面右上の「署名依頼編集」ボタンから編集画面を開くことができます。
ボタンを押下すると、前回設定した値が保持された状態で「各種設定画面」が表示されます。
編集可能条件：署名依頼編集ボタンは、以下の条件を満たしている場合にのみ、表示・操作可能です。
| 封筒ステータス | 編集の可否 | 備考 |
| 下書き保存 | 可能 | 送信前のデータは自由に編集できます。 |
| ファイル連携失敗 / 送信失敗 | 条件付きで可能 | 送信設定時間が現時刻よりも未来に設定されている場合のみ編集可能です。 |
| 上記以外(送信済み) | 不可 | すでに相手方に送付された、または承認フェーズに入った封筒は編集できません。 |
編集ができないケース
- ステータスによる制限
署名待ち、ワークフロー承認待ち、送信中などのステータスにある封筒 - 作成モード制限
一括署名で作成された封筒は、親封筒、子封筒ともに編集することはできません。
※編集不可の条件に該当する場合、「署名依頼作成」ボタンは表示されません。
編集画面が開いた後は、署名依頼作成手順と同様の操作で内容を修正し、保存または送信を行ってください。
8. 予約送信手順
署名依頼の作成時に、即時送信もしくは予約送信の設定を行うことができます。
予約送信が必要な場合は「送信時間」で日時を設定してください。
- 未来の日時を設定した場合：設定された時間になると、署名依頼バッチにより自動送信されます。
- 過去の日時、または未設定：即時送信、もしくは承認後に送信されます。
9. バッチ管理
9.1.バッチの仕様
署名依頼（署名依頼を行うバッチ処理です）
| 封筒用文書登録バッチ |
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概要：本バッチは、封筒作成時にアップロードされたファイルをGMOサインへ連携する処理です。 起動時間：毎時0分、15分、30分、45分に実行されます。 起動条件：封筒ステータスが「ファイル連携中」の場合 実行後処理：本バッチの実行後、指定時間自動送信バッチが実行されます。 |
| 指定時間自動送信バッチ |
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概要：本バッチは、署名依頼の送信処理および文書詳細情報をGMOサインへ連携する処理です。 起動時間：封筒用文書登録バッチの実行後に起動されます。 起動条件： 実行後処理：なし |
状態更新（GMOサインとの同期を行うバッチ処理です）
| 封筒状態更新バッチ |
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概要：本バッチは、GMOサインの封筒状態を取得し、Salesforceと同期する処理です。 起動時間：毎時5分、20分、35分、50分に実行されます。 起動条件： 実行後処理： |
| 文書ダウンロードバッチ |
|
概要：本バッチは、最終署名が完了した文書をGMOサインから取得し、Salesforceへ保存する処理です。 起動時間：封筒状態更新バッチの実行後に起動されます。 起動条件： 実行後処理：本バッチの実行後、差込項目状態更新バッチが実行されます。 |
| 差込項目状態更新バッチ |
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概要：本バッチは、署名者が入力した情報をもとに、Salesforceの指定項目を更新する処理です。 起動時間：封筒状態更新バッチまたは文書ダウンロードバッチの実行後に起動されます。 起動条件： 実行後処理：なし |
リマインド送信（リマインダ送信を行うバッチ処理です）
| リマインド機能バッチ |
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概要：本バッチは、署名期限の指定日数前に署名者にリマインダを送信する処理です。 起動時間：毎日9時に実行されます。 起動条件： 以下の条件をすべて満たす場合
実行後処理：なし |
9.2.エラーが発生した場合
バッチの実行に失敗した場合、封筒または文書レコードのバッチログ詳細関連リストにレコードが追加されます。
指定時間自動送信バッチまたはリマインド送信バッチの実行時にエラーが発生した場合、通知が作成されます。
GMOサイン管理の「バッチログ詳細」タブからも確認できます。
エラー発生時の対応方法
| 署名依頼バッチでエラーが発生した場合 |
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下記の手順で対応します。
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| 状態更新バッチでエラーが発生した場合 |
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下記の手順で対応します。
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| リマインドバッチでエラーが発生した場合 |
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下記の手順で対応します。
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