【文書管理】文書自動保管機能

「文書自動保管機能」を利用することで、自身宛に届いた署名依頼文書を自動的にアカウント内に紐づけを行い保管することができ、その他にも下記のような作業が可能となります。

GMOサインへログインして、署名を行うことが可能
GMOサインスマホアプリから署名を行うことが可能

＜注意点＞

文書自動保管機能を利用して、社外取締役に取締役会議事録を送付する際、自社ドメインのメールアドレスを使用することを推奨しています。

これは、GMOサインの機能仕様により、署名後の文書は自動的にアカウント内に紐づけされるためとなります。

社外のメールアドレスを使用してユーザー登録を行うと、そのメールアドレスで署名を行った文書がすべて自社のアカウントに保管され、情報漏洩のリスクが生じる可能性があります。

このようなリスクを避けるために、自社ドメインのメールアドレスを発行してご利用いただくことが非常に重要です。

社外とのやり取りにおいても、安全かつ確実な運用を行うための対策として、ぜひご検討ください。

■　操作可能ロール：管理者、システム管理者

設定確認方法

1.　管理者メニュー「ユーザー管理」をクリックします。

2.　該当ユーザーのアイコンをクリックします。

（右側の「編集」ボタンから文書自動保管のする／しないの設定が可能です）

設定変更方法

文書自動保管

上記の操作手順1～2（「ユーザー管理」＞該当ユーザーの「編集」ボタン）で下記画面を表示します。

［文書自動保管］する　にチェックを入れ「更新」ボタンで適用。

メール認証

文書自動保管機能を使用する場合は、上記で「する」にチェックを入れた後、メール認証を完了させる必要があります。

※メール認証が完了していないと、文書の自動保管がされません。

メール認証手順

［文書自動保管］する　になっているユーザーがログインを行うと、メール認証の画面が表示されます。

1.　「送信する」ボタンをクリックします。

「送信する」　：認証メールが送信されます
「送信しない」：文書の自動保管がされません

2.　「送信する」選択後、下記画面が表示されます。

3.　届いた認証メール内のURLをクリックします。

4.　認証完了です。

下記エラーメッセージが表示される場合は、「メール認証」をクリックして再度認証作業をお願いいたします。

※新規ユーザー追加時は［文書自動保管］する　となっており、初回ログインがメール認証を兼ねているため認証メールは届きません。

文書自動保管機能を利用しない場合は、［文書自動保管］する　のチェックを外して「更新」してください。

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署名後保管機能

署名完了後GMOサインアカウント内に文書を保管しない、または保管先を選択する方法

文書自動保管の機能にて署名前にGMOサインアカウントに紐づいた文書は、その時点でアカウント内に自動で保管されておりましたが、2023/3/22の仕様変更リリースにより、署名時に保管の可否と保管先フォルダについて選択ができるようになりました。

※本機能は、文書自動保管機能が有効になっており、初回ログイン（メール認証）が完了しているユーザーのみに適用されます。
アカウント内に文書を保管する運用の際は予めご確認ください。