電子印鑑GMOサインでは、署名依頼をする際に、契約日や金額などの契約書の内容に関する詳細情報を登録して管理することができます。
詳細情報を登録しておくことで、GMOサイン上で、契約書が探しやすくなるだけでなく、契約書の稟議番号を付けること等も可能です。これにより、効率的に文書管理を行うことができます。
また文書詳細情報に希望の項目を登録し、必須項目に設定することで、書面上の契約締結日や契約期間、取引金額といった情報だけでなく、各社固有の管理番号や決裁番号などの項目を署名依頼時に必ず記入するようにする、といった運用もできます。
情報を一元管理できるだけでなく、署名依頼時に必須項目とすることで、契約締結後の情報入力の手間も省け、文書管理業務を効率化することができます。
【目次】
機能概要
文書情報の項目設定を行い、必須項目を設定しておくことで、署名依頼時に契約に関わる情報の入力を終わらせておくことができます。
これにより、契約締結後の情報入力が不要となり、文書管理業務の効率化につながります。
簡単操作3ステップ
ステップ1. 管理パネルをクリック （※管理者、システム管理者）
ステップ2. 文書情報項目を設定し保存
ステップ3. 署名依頼時の「詳細情報編集」から詳細情報を登録
※署名依頼後は、「文書詳細情報」ページからも情報入力が可能
操作方法
1. TOP画面左「管理者メニュー」内にある「管理パネル」をクリック
2. 「組織設定」内の「文書情報項目設定」をクリックし、あらかじめ用意されている「備考1〜3」の名称変更と入力設定を行う
※名称は、カナ・漢字・全角英数記号は 10 文字まで、半角英数記号は 30 文字まで入力可能
※項目を追加する場合は右下にある ＋ ボタンをクリック（追加項目は署名依頼時の入力は不可）
3. 署名依頼送信時に入力を必須とさせたい項目は、必須設定にチェックし、全ての設定が完了したら「保存」をクリックする
必須設定にチェックを入れると、起案者がその項目に情報入力しないと署名依頼の送信が行えなくなるため、各種情報の記載漏れを防ぐことができます。
必須設定にチェックを入れた場合、署名依頼の送信時の「詳細情報編集」に、設定した必須項目が表示された状態で表示されます。
この活用レシピでは、文書情報項目の設定におけるメリットとその方法を解説いたしました。
署名依頼をする際に、文書情報項目を設定することで、契約締結後の情報入力の手間も省け、文書管理業務を効率化することが可能です。
ぜひ、この便利な設定機能をフルにご活用ください。
その他関連情報は、以下ヘルプセンターページでも解説していますので、併せてご参照ください。
▷【管理者メニュー】文書情報項目設定（ヘルプセンター）
▷【文書管理】文書詳細情報（ヘルプセンター）