「ハンコリレーに時間がかかる」「押印の進捗確認に時間がかかる」取締役会議事録ですが、GMOサインの「テンプレート機能」を用いることで効率的に押印を行うことができます。
※本編はテンプレートにダミー文書を登録して署名依頼時に署名文書に差し替える手順です。
ページ数が毎回異なる場合などテンプレートにダミー文書を登録せず署名依頼時に文書を登録する手順はこちらをご参照ください。
◆社外取締役を含む場合の推奨◆
■事例
Ａ社の取締役会議事録をB社所属の社外取締役(C氏)にも署名依頼をする場合
■推奨
・社外取締役に自社(A社)ドメインのメールアドレスを発行して署名依頼時はこちらを利用する
※上記が難しい場合社外取締役が所属している企業や団体のメールアドレス以外をご用意いただく
■注意点
A社の取締役議事録がB社のフォルダ内に自動保管されるリスクがあるため、以下の2点を注意する必要があります。
・文書自動保管機能について
- 社外取締役:C氏が所属するB社でGMOサインを利用していて、そのメールアドレス宛に署名依頼を送る
- 「文書自動保管する」設定となっている
この場合、B社ドメインのメールアドレスではないメールアドレスをご利用いただくようにしてください。
▷取締役会議事録の電子作成や商業登記申請について（ヘルプセンター）
【目次】
機能概要
「テンプレート管理」機能は、文書や署名者、署名位置設定などを予め登録しておき、送信時にその状態を呼び出すことで送信作業を簡略化できる機能です。
GMOサインのテンプレート機能は、その一部だけを登録して利用することもできます。
ここでは、取締役会議事録のように、毎回同じ署名者／文書は毎回異なる場合の方法を紹介します。
■この機能活用ができるプランは？
標準機能としてご利用いただけます。
操作手順
手順の流れについては以下の通りです。
- テンプレート機能で署名者を登録する
- テンプレート機能でダミー文書を登録して署名位置を設定する
- 起案時に本文書へ差換えて送信する
操作方法（テンプレート準備）
テンプレート設定／起案時の流れを説明します。
1. 「テンプレート管理」＞「追加」アイコンをクリックし、テンプレート追加します
2. テンプレートの名前をつけて決定します
3. 作成したテンプレートの詳細を開きます
4. 署名者一覧の設定（A）と、テンプレート文書一覧の設定（B）をそれぞれ設定します
| ＜A. 署名作業を行う「署名者」設定を行います＞ |
各代表取締役の方々を設定します
◆Point 1：自社署名者として設定する為には、署名者ロールの付与が必要
◆Point 2：同作業を繰り返し、署名者全員分設定する。署名順は全員「1」にすると効率が良い
| ＜B. 使用する文書をアップロードします＞ |
［テンプレート文書一覧］内のアイコンから文書を登録し、依頼内容を設定します。
（当例では取締役会議事録のダミー文書を仮定して登録しています）
↓↓
文書登録後、［位置設定］をクリックして署名位置の設置画面へ進みます
↓↓
署名位置などを設置して決定（更新ボタン）します。
テンプレート準備はこれで完了です。
操作方法（送信作業）
7. 「契約を締結」＞「登録済のテンプレートから選択」をクリックします
8. 該当テンプレートの（契約締結）アイコンをクリックします
9. 署名位置設定の画面まで進み「文書を差換え」選択して、ダミー文書から本文書へ差換えます
⇒ 差換え後、送信を行い完了です。
◆Point ：差換え後の文書調整を忘れずに
※署名位置の座標はそのままのため、場合によっては微調整します
※差換えを忘れてダミー文書のまま送信しないよう注意
◆Point ：ダミー文書を登録しておかず、送信時（起案時）に文書をアップロードして、署名位置を設定して送信する運用もある
このように「テンプレート管理」機能をうまく活用することで業務を効率化いただけます。
その他関連情報は以下のヘルプセンターページで解説していますので、併せてご参照ください。
▷【テンプレート】利用範囲の制御（ヘルプセンター）
▷【フォルダ関連】保管先デフォルトフォルダ指定（ヘルプセンター）