ユーザーグループ単位にて閲覧、編集権限などの管理・権限付与をすることが可能です。
これまでは、登録された文書テンプレートについてすべてのユーザーで閲覧可能でした。
今後はユーザーグループごとに閲覧、または編集・削除の権限付与が可能となります。
部署ごとに閲覧や編集など管理したいテンプレートがある場合、ユーザーグループを使った制御ができるようになります。
◆操作可能ロール:管理者、文書管理者、システム管理者
当機能は「ユーザーグループ」に対し、テンプレートの閲覧・使用等を許可するものとなります。 そのため閲覧・使用等を許可されているユーザーグループに属していない「文書管理者」は 当機能の設定変更を行うことはできません
■設定方法
1. 「テンプレート管理」より、制限を行いたいテンプレートの「編集」アイコンを選択します
2. 編集画面に遷移したら「共有設定」を選択します
3. テンプレートの共有範囲を設定する画面が表示されます。
すべてのユーザーが利用・編集可能 | 利用/編集制限せず全ユーザーへ公開 |
---|---|
すべてのユーザーが利用可能(管理者のみ編集可能) | 全ユーザーが利用可能/編集は管理者のみ可能 |
指定したユーザーグループのみ選択した操作が可能 | 指定したユーザーグループのみ利用/編集可能 |
※テンプレート編集可能なロールは【管理者】【文書管理者】に限ります
4. 「指定したグループのみテンプレートを共有する」を選択します。
ここでグループと許可範囲を設定します。
すべて | 該当テンプレートを使用しての送信や編集・削除作業すべてを許可します |
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閲覧・利用のみ | 送信時のテンプレート利用のみを許可します |
編集・削除のみ | テンプレートの編集・削除作業のみ許可します |
※指定されていないグループユーザーには該当テンプレートは表示されなくなります。
5. グループを選択し、許可範囲を選択して「確定」で設定完了です。
また、アイコンでグループを追加する事も可能(複数グループに設定したい場合)
■各ユーザーからの見え方
制限設定した場合、許可されているグループのユーザーとそうでないユーザーで見え方が変わります。
<閲覧・利用のみ>
〇設定されたユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択可能
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除不可(アイコン非表示)
〇設定されていないユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択不可(テンプレート自体が非表示)
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除不可(テンプレート自体が非表示)
<編集・削除のみ>
〇設定されたユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択不可(テンプレート自体が非表示)
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除可能
〇設定されていないユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択不可(テンプレート自体が非表示)
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除不可(テンプレート自体が非表示)
<一覧>
<設定項目> | ユーザーグループ | 契約を締結から送信時 | テンプレート管理 |
---|---|---|---|
すべて | 許可されたグループ | 選択可 | 選択可 |
閲覧・利用のみ | 許可されたグループ | 選択可 | 選択不可(アイコンなし) |
編集・削除のみ | 許可されたグループ | 選択不可(非表示) | 選択可 |
(上記いずれも)許可されていないグループ | 選択不可(非表示) | 選択不可(非表示) |
リリース日:2021/11/17