「ユーザーグループ管理」機能により、GMOサインユーザーに対して、文書閲覧範囲を設定したり利用できるテンプレートを制限したり等、より厳重な文書管理を実現できます。
【目次】
機能概要
「ユーザーグループ管理」機能は、ユーザーをグループに分けて設定できる機能です。
例えば、営業部所属のユーザーは「営業部グループ」、総務部所属のユーザーは「総務部グループ」・・・というようにグループを設定します。
グループ毎に、文書閲覧範囲の設定やテンプレート関連の利用編集に制限をかけられるため、社内ガバナンス強化を図れます。
■この機能活用ができるプランは？
標準機能としてご利用いただけます。
※お試しフリープランの場合は、登録ユーザー数が１ユーザーの為グループ利用いただけません。
操作手順
手順の流れについては以下の通りです。
- ユーザーを追加する
- ユーザーグループを作成し、必要なユーザーを所属させる
- フォルダを作成し、閲覧するユーザーグループを設定する
- 必要に応じてテンプレートの利用や利用時の編集を制限する
操作方法
ユーザー作成／グループ作成／テンプレート設定の流れを説明します。
1. ユーザーを追加する
「ユーザー管理」＞「新規登録」とクリックし、ユーザーを追加します。
※すでに登録済の際はこの操作は不要です。
◆Point：新規ユーザー追加と同時にユーザーグループに所属させることもできる
＜ユーザーグループ欄について＞
・作成済のユーザーグループ名を入力 ⇒該当グループに所属
・存在しないユーザーグループ名を入力 ⇒新規グループが作成、同グループに所属
・入力せず完了 ⇒どのグループにも所属しない
※システム管理者、事前承認者（固定ワークフロー機能）は、「セキュリティ・内部統制パック」が必要です。
2. ユーザーグループを作成し、必要なユーザーを所属させる
ユーザーグループの新規作成もしくは編集を行います。
＜ユーザーグループ登録方法＞
1. 「ユーザー管理」から「ユーザーグループ一覧」をクリックし、ユーザーグループ設定を行います。
2. 「ユーザーグループ新規作成」をクリックします。
※既存グループ編集時は、ユーザーグループ名一覧の「詳細」ボタンより選択します。
3. 作成するユーザーグループ名を入力し、当グループに所属させるユーザーを設定します。
◆Point：管理者ロールのユーザーはユーザーグループ設定は存在しない
3. フォルダを作成し、閲覧するユーザーグループを設定する
フォルダの新規作成もしくは編集を行います。
＜フォルダ登録方法＞
1. 「文書管理」から「フォルダ管理」をクリックし、フォルダ設定を行います。
2. 「新規作成」をクリックします。
※既存フォルダ編集や、子フォルダ追加時などは、画面左部のフォルダを選択します。
3. 作成するフォルダ名を入力し、当フォルダを閲覧させるユーザーグループを設定します。
◆Point：フォルダは並列だけでなく、階層に分けることもできる
4. テンプレートの利用や利用時の編集を制限する（必要に応じて）
テンプレートの利用制限もしくは固定設定を行います。
＜テンプレート設定方法＞
1. 「テンプレート管理」から該当テンプレートの「編集」をクリックし、設定を行います。
2. 「共有設定」をクリックします。
※送信時の編集不可設定（固定設定）は、「編集」を選択します。
3-A. 下記のように、該当テンプレートを利用させるユーザーグループを設定します。
3-B. 送信時に編集不可設定（固定設定）にしたい場合は、「編集」から下記のように設定します。
※通常は、テンプレート利用して送信時に署名者を増やしたりなど編集可能
◆Point：テンプレートは、利用できるグループの限定や送信時の編集許可を設定できる
5. 送信時の文書保管先のフォルダを指定する（必要に応じて）
ユーザーグループごとに保管先フォルダの初期選択／固定設定を行うことができます。
＜フォルダの自動選択機能＞
1. ［ユーザー管理］から右上にある「ユーザーグループ一覧」をクリックします。
2. 対象のユーザーグループを選択します
3. 画面下部の［デフォルトフォルダ設定］にてフォルダを指定します。
※ユーザーグループと紐づいているフォルダがすべて表示されています。
＜デフォルト設定時の起案時画面＞
◆Point：複数のユーザーグループに所属するユーザーは、そのすべての設定フォルダが表示される
このように「ユーザーグループ管理」機能によって、文書の閲覧制限、テンプレート利用・編集、起案時の文書保管先を設定・制限でき、社内で部署ごとの管理がしやすくなります。
詳細な操作方法は以下のヘルプセンターページで解説していますので、ご参考ください。
▷【文書管理】閲覧制限の設定（ヘルプセンター）
▷【テンプレート】利用範囲の制御（ヘルプセンター）
▷【フォルダ関連】保管先デフォルトフォルダ指定（ヘルプセンター）