文書管理メニューより、各文書の署名ステータスや現在の進捗状況を確認できます。
文書管理メニューの文書一覧にて表示される署名ステータスは下記の通りです。
署名ステータスアイコンについて
自社側で承認待ちとなっている文書に表示される（※自社ワークフロー機能利用時）
自社側で承認却下された文書に表示される（※自社ワークフロー機能利用時）
自社側で署名待ちとなっている文書に表示される
送信先（相手先）で署名待ちとなっている文書に表示される
複数文書を送信している際、依頼内容が「送付しない」に設定されている文書に表示されます。そのほかのすべての署名が完了すると「署名完了」ステータスに変わります
30日間の署名有効期限が切れている文書に表示される
署名依頼を受けた相手が署名せず文書管理内から削除、およびアカウント解約した場合に表示される（実印タイプ、もしくは契約印タイプ（文書自動保管機能ON））
署名依頼を受けた相手が署名せず辞退した場合の文書に表示される
すべての署名が完了した文書に表示される
署名完了後、タイムスタンプがまだ付与されていない文書に表示される（時間を空けて更新いただければ署名完了のステータスになります）
※スキャン文書管理オプションを用いてアップロードされた文書のステータスは空欄になります。
スキャン文書管理オプションについてはこちらをご確認ください。
署名ステータスは絞り込み検索をかけたり文書一覧をダウンロードしてCSVファイルで一括で確認することもできます。
後述の「署名ステータス（状態）の確認」と組み合わせることで、効率よく現在の進捗や文書の状態を確認することができます。
絞り込み検索
1. 文書管理をクリックして、「漏斗のマーク」をクリックします。
2. 絞り込み検索の入力画面が表示されるので、検索したい署名ステータスを選択して「検索」をクリックします。
3. 絞り込みした内容が表示されれば完了です。
文書一覧のCSVダウンロード
1. GMOサインシステム内、ページ左メニュー「文書管理」をクリックします。
2. 右上の「その他のメニュー」から「CSVをダウンロード」もしくは「CSVをメール送信」を選択してCSVファイルをダウンロードすることができます。
あとは、ExcelなどでCSVファイルを開き、B列署名ステータスを参照／絞り込みします。
現在、文書一覧に表示されている文書の詳細情報CSVをダウンロードできます。
| CSVをダウンロード | その場でCSVファイルをダウンロードします。 CSVの抽出、ダウンロードが完了するまで、ページの遷移等は行えません。 |
|---|---|
| CSVをメール送信 |
サービス側でCSVの抽出が完了次第、操作対象のユーザー宛にダウンロード用URLが記載されているメールがGMOサインより送付されます。 ※抽出する対象件数が多い場合、メール送信に時間がかかる場合があります。 |
要対応文書のステータス
ワークフロー承認者／署名権限のある方がGMOサインへログインすると、トップページの【要対応文書】の項目からワークフロー承認（チェックマーク）または署名（ペンマーク）
のアイコンから承認／署名画面へ進むことが可能です。
署名ステータス（状態）の確認
「文書管理」＞「文書一覧」＞「詳細」にて表示される署名ステータスは下記の通りです。
署名日時に表示されるステータスについては下記になります。
- 未署名（未開封）／未署名（開封済）：署名画面へ未遷移／未署名の状態
- 署名前ダウンロード：署名前に文書をダウンロードした日時
-
署名：署名の最終確認画面で「署名手続きを完了する」ボタンを選択した日時
※文書詳細画面の上部にある「署名完了日時」と異なる場合があります。
「署名完了日時」はタイムスタンプが付与され署名完了処理を終えた日時が表示されます。 -
署名完了後ダウンロード：署名完了のお知らせメールから文書PDFファイルをダウンロードした日時
※一番最初にダウンロードした日時が反映されるため、2回目以降、文書をダウンロードした場合日時は上書きされません。
※依頼先を「自社署名者」にして送信している場合、自社署名者の署名完了後ダウンロードの日時は表示されません。