「ハンコリレーに時間がかかる」「押印の進捗確認に時間がかかる」取締役会議事録ですが、GMOサインの「テンプレート機能」を用いることで効率的に押印をおこなうことができます。

※本編はテンプレートに文書を登録せずに署名依頼時に文書を登録する手順です。

毎回ページ数が同じ場合など、テンプレートにダミー文書を登録しておいて署名依頼時に文書を差し替える手順はこちらをご参照ください。

 

▷取締役会議事録の電子作成や商業登記申請について（ヘルプセンター）

 

【目次】

• 機能概要
• 操作手順
• 操作方法

 

機能概要

「テンプレート管理」機能は、文書や署名者、署名位置設定などを予め登録しておき、送信時にその状態を呼び出すことで送信作業を簡略化できる機能です。

GMOサインのテンプレート機能は、その一部だけを登録して利用することもできます。

 

本レシピでは、毎回同じ署名者だが文書は毎回異なる場合の方法を紹介します。

（署名依頼時に署名者の削除・追加もおこなえます）

 

■この機能活用ができるプランは？

標準機能としてご利用いただけます。

 

操作手順

手順の流れについては以下の通りです。

1. 自社署名者（代表取締役や各取締役）をGMOサインに「署名者」としてユーザー登録しておき、社外取締役は自社ドメインのメールアドレスを発行しておくか、所属外のメールアドレス情報を確認しておく。
2. テンプレート機能で署名者を登録する（今回はテンプレートへの文書登録なし）。
3. 起票時に文書のアップロードと署名位置を設定して送信する。

 

操作方法

テンプレートの設定およびテンプレートを使用した起案時の設定の流れを説明します。

 

Ａ：テンプレートの設定

1.　[テンプレート管理]から[追加]アイコンをクリックし、テンプレートを追加します。

　※テンプレートの作成・編集がおこなえるロール：「管理者」、「文書管理者」

 

 

2.　テンプレート名を入力して[確定]をクリックします。

例：取締役会議事録

 

 

3.　作成したテンプレートの[編集]アイコンをクリックして詳細を設定していきます。

 

 

4.　「署名者一覧」の項目の[追加]アイコンをクリックして1名ずつ署名者を設定します。

 

 

5.　署名者の登録が完了したらテンプレートの登録は完了です。

 

 

B:テンプレートを使用した起案

1.　[契約を締結]から[登録済みのテンプレートから選択]をクリックします。

 

 

2.　使用するテンプレート右側の[契約締結]アイコンをクリックします。

 

 

3.　署名依頼する文書をアップロードし、[署名依頼情報の入力へ]をクリックします。

①　文書部分をクリックすると別画面で文書の確認ができます。
②　文書名の編集が必要な場合はここで修正します。

 

 

4.　必要に応じて保管先フォルダを選択、契約／取引日に取締役会の開催日を記入します。

 

 

5.　社外取締役の送信先を設定します。[送信先]右側の[詳細]アイコンをクリックします。

 

 

6.　氏名、メールアドレスを入力し[保存]をクリックします。

※「この送信先をマイアドレス帳に追加する」にチェックを入れると次回以降アドレス帳から選択できるようになります。

 

 

7.　設定が完了したら[署名位置の設定へ]をクリックします。

※署名が不要な署名者がいる場合は右側の[削除]アイコンから削除をします。
※今回だけ署名を追加したい人がいる場合は右上の[追加]アイコンから追加します（今後も追加したい人がいる場合はテンプレートに追加も可能です）。

 

 

8.　文書の署名位置までスクロールして署名欄まで進み、署名アイコン等を設定したら[確認画面へ]をクリックします。

※印影を設置しない場合は[確認画面へ]をクリック後に確認画面が表示されますので[確認画面へ]をクリックします。

 

 

9.　内容を確認して問題なければ[送信する]をクリックして完了です。

修正がある場合は[戻る]ボタンで修正が必要な画面まで戻って修正をおこないます。

※ブラウザの「戻る」は使用しないでください。

 

 

このように「テンプレート管理」機能をうまく活用することで業務を効率化いただけます。

ご参考：発注書など同じ文書を繰り返し使う（文書テンプレート）【活用レシピ】

 

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