GMOサインをご利用中のお相手より依頼された署名完了文書の保管について、予め全体で設定することができます。
この項目で、アカウント内の各ユーザーが署名を行う際に、自社アカウント内に文書を保管させるか否かを設定することが可能です。
※本機能は、［文書自動保管機能］が有効になっており、初回ログイン（メール認証）が完了しているユーザーのみに適用されます。アカウント内に文書を保管する運用の際は予めご確認ください。
1. 管理者メニュー「管理パネル」＞「文書保管一括変更」をクリック
| ユーザー全員が文書を保管しない |
アカウント内に文書保管が行われません。 （外部アカウントから署名依頼を受けた文書） |
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|---|---|---|
| ユーザー全員が文書を保管する（初期） |
アカウント内に文書保管（※1）が行われます。 また、署名時に保管先フォルダの選択（※2）も可能 |
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| ┗ | 「文書を保管しない」を署名画面に表示 |
署名者自身にて、文書をアカウント内に保管するか否かを選択可能になります。 また、署名時に保管先フォルダの選択（※2）も可能 |
| ＜保管先フォルダについて＞（※1） |
デフォルトフォルダ設定（ユーザーグループごとの設定）の設定状況で異なります
| 実施済 |
指定フォルダへ保管 |
例：人事部グループ所属のユーザーが署名する際は、人事部フォルダに保管される |
|---|---|---|
| 未実施 | どのフォルダにも保管されない | 文書管理者ロール以上の権限ユーザー全員が閲覧可となってしまう |
▷保管先デフォルトフォルダ指定（ヘルプセンター）
| ＜署名時の保管先フォルダの選択について＞（※2） |
署名作業時に、保管先フォルダを選択、変更することも可能です。
▽ 署名画面：その他のメニュー＞文書の保管先を設定
- フォルダ変更不可の設定がされている場合かつ、「文書を保管しない」の選択肢を表示させていない場合は、必ず予め指定されている受信時のデフォルトフォルダに保管されます
- 変更不可時でも、保管先の追加は可能です