ユーザーグループを設定することで、フォルダに対しグループ単位で閲覧権限を付与できます。
今までの管理画面ではユーザーグループへの紐付けがフォルダ側からの一方方向だったため、ステップ数が増えていましたが、Ver.2ではユーザーグループからフォルダへの紐づけができるように変更いたしました。
※操作可能ロール：全体管理者（管理者）
1. TOPページ上部にある「管理画面をver.2に切り替える」クリック後、「ユーザーグループ管理」をクリック。
2. 画面が切り替わったら「メニュー」＞「新規ユーザーグループ作成」をクリック。
3. 「ユーザーグループ名」をクリックし任意のユーザーグループ名を入力。
4. 「グループユーザーを追加する」をクリックし、グループに登録するユーザーを検索・選択し、「追加する」をクリックするとユーザーグループ内にユーザーが追加されます。
「全体管理者」ロール含め全ロールのユーザーをユーザーグループへ追加することが可能です。
ただし、ユーザーグループ設定を行っても全体管理者ロールはフォルダ閲覧範囲の制限を受けず、全文書、全フォルダが閲覧可能であることには変わりません。
5. ユーザーを追加すると下記画面に戻るため、確認の上「ユーザーグループを作成する」をクリックするとユーザーグループが作成されます。
社内ワークフローにて表示する承認者の絞り込みを行うことができます。
下記設定を行っていただくことで、同じグループ内のユーザーのみを承認者として表示させることが可能となります。
1. TOPページ上部にある「管理画面をver.2に切り替える」クリック後、「ユーザーグループ管理」をクリック。
2. 画面が切り替わったら編集したいユーザーグループ名をクリックすると下のような画面になります。
3. 承認者設定の「変更する」をクリックし、「承認者設定をユーザーグループ内のユーザーに限定する」にチェックを入れて変更するボタンをクリック。
※「承認者設定をユーザーグループ内のユーザーに限定する」にチェックすると、自社ワークフローにて設定するユーザーは、同じユーザーグループ内にいるユーザーのみに制限されます。
別途、固定ワークフローを行っている場合、固定しているユーザーに変更はございません。
承認者を追加する際は、同じグループ内のユーザーのみから選択可能です。
上記で、設定した場合の自社ワークフローの選択画面
※2024/4/8時点でVer.2では署名依頼の送信ができかねますため、画面は今までの管理画面のものとなっております。
1. TOPページ上部にある「管理画面をver.2に切り替える」クリック後、「ユーザーグループ管理」をクリックし、編集したいユーザーグループ名をクリック。
2. 「グループのユーザーを追加する」＞名前、所属、メールアドレスいずれかを入力し「検索」をクリックすると、該当するユーザーが表示されるので右側にあるチェックボックスにチェックを入れ、「追加する」をクリック。
3. グループのユーザー部分に選択したユーザーが追加されていることをご確認ください。
削除の場合は、当該ユーザー右側の×アイコン＞削除するをクリックすると削除されます。
ユーザーグループ内に登録されているユーザーが閲覧できるフォルダの追加と、保管先の初期値を指定できます。
グループのユーザーが閲覧できるフォルダの追加と、保管先デフォルトフォルダ指定については、【フォルダ関連】保管先デフォルトフォルダ指定 [Ver.2]をご確認ください。
今までの管理画面では登録しているユーザーグループの検索ができませんでしたが、Ver.2の画面では検索ができるようになりました。
1. 「ユーザーグループ管理」画面上部の検索窓に検索したいユーザーグループ名を入力し、「検索」をクリック。
2. 検索すると該当するユーザーグループが表示されます。