ユーザーグループを設定することで、フォルダに対しグループ単位で閲覧権限を付与できます。
今までの管理画面ではユーザーグループへの紐付けがフォルダ側からの一方方向だったため、ステップ数が増えていましたが、Ver.2ではユーザーグループからフォルダへの紐づけができるように変更いたしました。
操作可能ロール： 全体管理者システム管理者
ユーザーグループ設定
1. 管理者メニューをクリックします。
2. ユーザーグループ管理を選択し、「新規作成」をクリックします。
3. 「ユーザーグループ名」をクリックし任意のユーザーグループ名を入力します。
A:作成したユーザーグループに所属するユーザーが起案する際、同じグループ内のユーザーのみを
承認者として表示させることが可能です。希望する場合はチェックをいれます。
4. 「グループユーザーを追加する」をクリックし、グループに登録するユーザーを検索・選択し、「追加する」をクリックするとユーザーグループ内にユーザーが追加されます。
「全体管理者」ロール含め全ロールのユーザーをユーザーグループへ追加することが可能です。
ただし、ユーザーグループ設定を行っても全体管理者ロールはフォルダ閲覧範囲の制限を受けず、全文書、全フォルダが閲覧可能であることには変わりません。
5. ユーザーを追加すると下記画面に戻るため、確認の上「ユーザーグループを作成する」をクリックするとユーザーグループが作成されます。
承認者の絞り込み
社内ワークフローにて表示する承認者の絞り込みを行うことができます。
下記設定を行っていただくことで、同じグループ内のユーザーのみを承認者として表示させることが可能となります。
1. 管理者メニューをクリックします。
2. 「ユーザーグループ管理」を選択後、編集したいユーザーグループ名をクリックすると下のような画面になります。
3. 承認者設定の「変更する」をクリックし、「承認者設定をユーザーグループ内のユーザーに限定する」にチェックを入れて変更するボタンをクリック。
※「承認者設定をユーザーグループ内のユーザーに限定する」にチェックすると、自社ワークフローにて設定するユーザーは、同じユーザーグループ内にいるユーザーのみに制限されます。
別途、ワークフロー固定を行っている場合、固定しているユーザーに変更はございません。
承認者を追加する際は、同じグループ内のユーザーのみから選択可能です。
グループのユーザー追加・削除
1. 管理者メニューをクリックします。
2. 「ユーザーグループ管理」を選択後、編集したいユーザーグループ名をクリックし、「グループのユーザーを追加する」＞名前、所属、メールアドレスいずれかを入力し「検索」をクリックすると、該当するユーザーが表示されるので右側にあるチェックボックスにチェックを入れ、「追加する」をクリックします。
3. グループのユーザー部分に選択したユーザーが追加されていることをご確認ください。
削除の場合は、当該ユーザー右側の×アイコン＞削除するをクリックすると削除されます。
フォルダの設定
ユーザーグループ内に登録されているユーザーが閲覧できるフォルダの追加と、保管先の初期値を指定できます。
グループのユーザーが閲覧できるフォルダの追加と、保管先デフォルトフォルダ指定については、【フォルダ関連】保管先デフォルトフォルダ指定 [Ver.2]をご確認ください。
ユーザーグループ検索
今までの管理画面では登録しているユーザーグループの検索ができませんでしたが、Ver.2の画面では検索ができるようになりました。
1. 管理者メニューをクリックします。
2. 「ユーザーグループ管理」を選択し、画面上部の検索窓に検索したいユーザーグループ名を入力、「検索」をクリックします。
3. 検索すると該当するユーザーグループが表示されます。