GMOサイン [Ver.2]では契約内容の詳細(契約日、金額等)を登録し管理することが可能です。
GMOサインで電子契約を締結した文書はもちろん、スキャン文書管理機能にて、スキャン文書を登録したものも管理が可能です。
(スキャン文書の登録管理は別途オプションの申込みが必要です)
リマインド通知の設定も併せてここで設定可能です。
ここでは契約管理の詳細入力について説明します。
※GMOサイン [Ver.1]での操作方法は下記ヘルプ記事をご確認くださいませ。
▷【文書管理】文書詳細情報(ヘルプセンター)
■操作方法
1. GMOサイン [Ver.2]の左メニュー「文書管理」をクリックし、編集対象の文書が保管されているフォルダをクリックします。
フォルダに振り分けされていない文書は未整理封筒/文書一覧から遷移できます。
2. 該当文書が封入されている封筒をクリックします。文書一覧に表示を切り替えて文書に直接遷移することも可能です。
3. 「文書情報をみる」をクリックします。文書一覧から文書へ直接遷移した場合はこの画面は表示されません。
4. 「編集する」をクリックし、必要な文書情報を入力します。
◆各項目◆
① | 文書名 | 元々の文書名が入っています |
② | 相手先 |
「送信先」署名者と受領者の氏名が自動で反映されます※受領者氏名は変更不可 ※相手から受信した文書は入力項目はありません 「所属/組織名」欄には契約元の部署名、担当者の所属などを入力します |
③ | 担当者 |
担当者名を入力します |
④ | 契約/取引金額 |
契約金額を入力します |
⑤ | 紙文書の保管場所 |
例)紙の契約書をスキャンして保管する場合、原本の保管場所を入力します |
⑥ | 相手先への解約通知期限 |
契約相手に解約通知をする必要がある期限を入力するメモとして活用ください。 (契約内容に基づき●日を任意設定します) (相手に自動的にメール等で通知されたり、右上のアイコンに通知が出たりはしません) |
⑦ | 備考1~3 |
任意入力する備考欄として活用いただけます |
⑧ | ※追加枠 |
文書情報項目設定により追加設定した項目です |
【契約期間とリマインド通知設定】
文書詳細画面の「契約期間と通知を設定する」をクリックすることで、対象文書の契約期間とリマインド通知のタイミングを設定できます。
↓↓
契約/取引日 |
契約日を管理する際にカレンダーから日付選択します ※署名依頼時にも設定可能 |
契約満了日 |
契約満了日を管理する際にカレンダーから日付選択します ※署名依頼時にも設定可能 |
契約日の自動更新 |
「あり」にすると、契約満了日を迎えた際に設定された更新期間分、契約満了日を延ばして更新します。 (期限付きの契約の有効性そのものを自動更新するような機能では無いためご注意ください) (リマインド通知を「更新」する機能となります。 ※イメージとしては携帯電話のスヌーズ機能)
|
更新後の契約期間 |
(上記と組み合わせ)自動更新を「あり」にした場合のみ入力可能です |
契約満了日リマインダー |
リマインド通知を出す日を入力します。 (リマインド通知は該当文書に閲覧権限のあるユーザーすべてに表示されます) ※「契約満了日」の記載を行い、リマインド通知をONにすると●日前の通知日に通知表示されます。 ※「自動更新:あり」にして更新期間を入力していた場合、 ※「解約通知」の情報を入力しても、リマインド通知とは関係性はございません。 |
※GMOサイン [Ver.2]でのリマインド通知について
2023/9/23のリリース時点ではGMOサインVer.2側でリマインド通知は表示されませんため、通知の表示は今までの管理画面よりご確認をお願いいたします。
リマインド通知を設定している場合、今までの管理画面右上の時計マークでリマインド表示されます。
※メッセージ内の文書管理番号クリックで該当文書の詳細情報が表示されます
【子文書】
紐づく既契約がある場合、それを子文書として指定することで親ー子契約として紐付けることが可能となります。
ダウンロードボタンをクリックすることで子文書のダウンロード、「×」ボタンクリックで子文書からの解除ができます。
【文書関係者】
ユーザーグループ単位ではなく、ユーザー毎に文書の閲覧権限を設定することが可能です。
文書管理者、文書閲覧者、署名者ロールのユーザーを指定できます。
※他アカウントから署名依頼を受信したユーザーは自動的に文書関係者に表示されます(閲覧権限をなくしたい場合解除も可能)
「閲覧可能なユーザーを追加する」をクリックします。
既に文書閲覧者が設定されている場合、「×」ボタンクリックで文書閲覧者から解除します。
↓↓
検索欄にユーザーネームやメールアドレスを入力し、文書閲覧者に設定するユーザーを選択して追加します。何も入力せず「検索」をクリックすると、管理者ユーザー以外のユーザーが全員表示されます。
ユーザーグループ単位で閲覧設定を行う場合は別途フォルダ設定とユーザーグループ設定が必要となります。
▷【フォルダ関連】フォルダの作成・削除 [Ver.2](ヘルプセンター)
▷【ユーザー関連】ユーザーグループ設定(ヘルプセンター)
【文書登録日時】
GMOサイン上にアップロードされた日時をご確認いただけます。(スキャン文書管理機能でのアップロード含む)
【署名完了日時】
すべての署名が完了した日時をご確認いただけます。(タイムスタンプ付与など、署名完了処理を終えた日時)