Depois de carregar o documento, você pode enviar documentos para vários destinatários com uma única solicitação de assinatura. Isso pode ser feito carregando um arquivo CSV especificado com informações (como e-mail, nome do assinante, tipo de assinatura, ordem de assinatura, etc.) para vários destinatários. Além disso, você pode personalizar comentários, aplicar código de segurança e ativar permissões de alteração de assinante, para cada destinatário presente no arquivo CSV. Isso economiza a necessidade de carregar, inserir e enviar o mesmo documento para vários destinatários para solicitações de assinatura, um por um.
|
Nota:
|
Especificações de arquivos CSV
Baixe o arquivo CSV amostrado da página Informações de Entrada do fluxo de trabalho de envio em massa. [Visualização de vídeo]
Abra o arquivo CSV e digite seguintes valores para cada assinante.
- Não (obrigatório) – Digite o número de série.
- Parceiro１_ Ordem de assinatura (obrigatório) – Digite a ordem de assinatura do primeiro destinatário. No caso de vários signatários, esta ordem pode ser sequencial, paralela ou híbrida.
- Parceiro１_ Organização – É opcional mencionar o nome da organização do destinatário.
- Parceiro１_ Nome (obrigatório) – Digite o nome completo do primeiro signatário.
- Parceiro１_Email (obrigatório) – Mencione endereço de e-mail completo do primeiro destinatário.
- Parceiro１_Comentário – Forneça uma mensagem nesta célula se você quiser enviar uma notificação ao destinatário.
- Parceiro１_ Tipo de assinatura (1: Assinatura digital / 2: Assinatura eletrônica) (obrigatório) – É obrigatório mencionar 1 ou 2 para assinatura digital ou eletrônica, respectivamente.
- Parceiro１_ Código de Acesso – Se você quiser proteger os documentos de fluxo de trabalho que estão sendo enviados ao primeiro destinatário, digite código de segurança neste campo. Para entender a funcionalidade do código de acesso, consulte este artigo.
- Parceiro１_ Mudança de assinante (1: permitir) – É opcional preencher este campo. Você pode mantê-lo em branco ou digitar 1 por dar autoridade ao signatário para mudar a autoridade de assinatura. Para obter mais detalhes, consulte este guia de suporte.
|
Partner 1, Partner 2, Partner 3 e Partner 4 – são o número predefinido de signatários no arquivo CSV. Esses signatários assinarão os mesmos documentos na ordem de assinatura definida pelo usuário. Como – em um documento, 1 a 4 signatários podem aplicar assinaturas. E é completamente a decisão do solicitante se ele quer assinatura de apenas 1 pessoa (ou mais), nos documentos do fluxo de trabalho. Considere seguir exemplos : 1. Suponha que você tenha que enviar 2 documentos de um fluxo de trabalho para 3 organizações diferentes (por exemplo, Skincare, Fitness e Foodie) para assinatura. E, em cada organização, há três signatários de quem você quer assinaturas. Nesse caso, consulte seguir a captura de tela para entender a maneira de inserir as informações do assinante no arquivo CSV:
2. Suponha que você tenha que enviar um modelo para ser assinado pelos membros da sua equipe. E você deseja que cada membro da equipe assine o documento separadamente e você receba o arquivo assinado separado para membro separado. Nesse caso, consulte seguir a captura de tela para entender a maneira de preencher os detalhes do membro da equipe no arquivo CSV:
|
| Nota – O número de parceiros deve ser semelhante em todas as linhas de arquivo CSV. Por exemplo – você insira informações para o Parceiro 1 e o Parceiro 2 na primeira linha, então, você tem que inserir dados para o Parceiro 1 e o Parceiro 2 na segunda linha também. Suponha que você mencione dados para o Parceiro 1 na segunda linha e mantenha os campos de descanso em branco, então, este CSV não será suportado. |
Uma vez que você esteja terminado com a entrada dos detalhes dos signers no CSV, navegue-o no momento da criação do fluxo de trabalho. E para isso, vá para a próxima seção.
Etapas para enviar documentos para vários destinatários coletivamente
1. Clique em Solicitar Assinatura >> Enviar CSV Em massa na seção Selecionar documentos.
| Nota – Selecione um modelo pré-existente para envio em massa clicando em 'CSV Bulk Send' na seção 'Selecionar modelo'. |
2. Navegue pelos arquivos a serem incluídos na solicitação de fluxo de trabalho em massa e, em seguida, clique em Próximo. [Visualização de vídeo]
3. Mencione os seguintes detalhes relacionados ao fluxo de trabalho:
a. Título do fluxo de trabalho (Obrigatório)
b. Pessoa responsável (Requerida)
c. Departamento
d. Pasta
[Visualização de vídeo]
4. Se necessário, mencione os detalhes do aprovador que analisará e revisará a solicitação de fluxo de trabalho. Para mais informações, visite esta página.
5. Com base no número de parceiros em todas as linhas (presentes no arquivo CSV), mencione o número de signatários em cada documento.
6. Prepare o CSV para enviar em massa e navegá-lo clicando na opção selecionar arquivo CSV. [Visualização de vídeo]
7. Pré-visualizar linhas e colunas no painel GMO Sign e, em seguida, clique em Próximo.
8. Coloque a posição da imagem de assinatura nos documentos do fluxo de trabalho para cada assinante.
9. Verifique os detalhes do fluxo de trabalho para enviar em massa e se estiver tudo bem, clique em Enviar.
Você pode acompanhar a contagem de fluxo de trabalho de envio em massa da seção Envio em massa. E verifique o status das assinaturas ou aprovação da seção Documentos.