Introdução
- Este artigo fornece uma visão geral do processo de solicitação de Assinatura Digital.
- Você pode gerar solicitações para que funcionários da sua organização assinem documentos digitalmente. Os funcionários precisarão ser configurados como usuários do GMO Sign (devem fazer login para assinar) e configurar seu código PIN antes de assinar digitalmente.
- Se externos ou contrapartes precisarem assinar documentos digitalmente – eles devem ter sua própria conta do GMO Sign. Ou você pode gerar pedidos de assinatura eletrônica para partes externas.
Elaborando documento e solicitando assinatura
| Todo o procedimento é dividido em quatro etapas principais : a) Carregar documentos b) Inserir informações c) Definir a posição da assinatura d) Revisar e enviar |
Passo 1 - Carregar documentos
(1) Clique no botão Solicitar assinatura e, em seguida, carregue um ou mais documentos. Clique em Avançar. [Visualização de vídeo]
| Nota – O documento pode ser carregado em formato de arquivo PDF ou Word. O arquivo a ser carregado deve ser sem senha e com até 20MB de tamanho. |
Passo 2- Adicionar fluxo de trabalho e informações do signatário
(2) Adicione detalhes do fluxo de trabalho, incluindo:
Necessário:
- Título
- Pessoa responsável
Opcional:
- Departamento
- Pasta
- Adicione um aprovador do Fluxo de Trabalho
[Visualização de vídeo]
(3) Clique no ícone Adicionar signatário na seção Conteúdo do signatário e digite os detalhes do signatário.
- Ordem Nº. – Defina o número da ordem de assinatura (sequência) para mais de um signatário. Por padrão, será um para o primeiro signatário, dois para o segundo signatário, e assim por diante.
- Destino – Selecione se o assinante está interno (da própria organização) ou um usuário contraparte (de fora da organização).
- Defina o tipo de assinatura como assinatura digital.
Ao gerar solicitação para funcionários internos
- Na seção Nome do signatário, clique na lista de "drop-down". Selecione o nome do assinante desta lista.
| Nota – Os usuários que podem aplicar assinaturas digitais serão mostrados na lista. |
- Envio de e-mail (opcional) -Envie e-mail de notificação para o signatário interno clicando em Sim; caso contrário, escolha Não.
- Comentário (Opcional) -Coloque um comentário no e-mail de solicitação. Uma vez feito, clique no botão Salvar.
| Nota – Por padrão, a operação de solicitação de assinatura é definida como uma Ação. Os solicitantes não podem editá-la em caso de solicitação de assinatura digital interna. |
- Se você não quiser adicionar o segundo signatário, mova-se para Passo (4).
| Por exemplo – Para demonstrar o cenário sequencial do destinatário, o signatário interno é definido como o primeiro signatário (Ordem nº 1). Neste exemplo, o documento será assinado entre duas partes: sua empresa e outra empresa. Agora, definiremos o segundo signatário com o Pedido nº 2 clicando novamente no ícone Adicionar usuário no campo de Conteúdo do signatário. |
Ao gerar solicitação para usuários contrapartes
Selecione Contraparte no campo 'Destino' e assinatura digital no campo 'Tipo de assinatura'. [Visualização de vídeo]
- Nome da empresa (Opcional) - Mencione o nome da organização das contrapartes neste campo (opcional).
- Nome do signatário – Digite o nome do assinante para reconhecimento no e-mail de solicitação de assinatura.
- Endereço de e-mail – Digite o documento completo do gravador de e-mail do assinante digital.
- Comentário (Opcional) – Digite uma mensagem para entregar um texto importante com fluxo de trabalho.
- Idioma – Clique nisso para definir o idioma do e-mail para o assinante.
-
Ações necessárias para o Documento -
- Para um único documento: é necessária a ação de sinal de solicitação.
-
Opcional para documentos múltiplos:
- Confirmar - Documento de revisão; não assinar.
- Nada – Apenas notificação.
- Por fim, clique no botão Salvar para adicionar os detalhes do signatário com sucesso na solicitação de assinatura e mude para passo (4).
(4) Configuração de receptores (opcional) - Habilite isso quando quiser enviar o documento PDF assinado para alguém que não seja um assinante.
| Nota – Se houver um ou mais documentos na solicitação de assaintura do GMO sign, você pode marcar / desmarcar os documentos a serem enviados ou não para o receptor, respectivamente. |
(5) Clique em Avançar.
Passo 3 - Definir posição de assinatura
(6) Defina a posição de assinatura - Arraste e solte a caneta de assinatura no documento. Você pode minimizar ou maximizar o tamanho da imagem da assinatura. [Visualização de vídeo]
- Adicionar caixas de texto em arquivos - Opcionalmente, adicione caixas de texto para o assinante para adicionar detalhes necessários. Digite o texto do espaço reservado para exibir o texto desejado.
- Aplicar caixas de seleção - Marque os campos de caixa de texto obrigatórios usando caixas de seleção.
- Caixa de texto de remetente – Se necessário, os remetentes podem adicionar uma caixa de texto a ser impressa dentro do documento.
| Dica – Para obter vários documentos em um fluxo de trabalho, clique em cada guia (Nome do documento) para definir cada posição de assinatura. |
(7) Clique em Avançar após completar com a configuração da posição de assinatura.
Passo 4 - Revisão e Envio
(8) Revise os detalhes do fluxo de trabalho e clique em Enviar.
