「文書自動保管機能」のリリースにおいて、下記５つのサービス仕様が変更となります。
◇文書自動保管機能について
従来、契約印タイプの署名依頼は署名依頼メールのURLをクリックしないと署名ができない（署名画面に遷移しない）ものでしたが、今回のリリースより、GMOサインのアカウントをお持ちの方は、ログインすればTOP画面にて自分宛てに署名依頼が来た文書の確認および署名が可能となります。
また文書が自動保管されるに伴い、他人のメールアドレスをなりすましでユーザー登録を行い、文書を他者に盗られてしまう事を防ぐため、なりすまし防止の変更も加えています。
＜主な変更点＞
TOPの「署名リクエスト文書」（署名者ロール）、「最新の文書」（署名者ロール以外）を廃止。
ロールに関わらず「要対応文書」を表示するように変更します。
要対応文書には自分に署名依頼が来た文書の一覧が表示されます。
署名依頼が届いた際、ご自身のアカウント内に文書を自動保管する機能が追加されます
ユーザー登録、編集画面に「文書自動保管」設定するという項目を設け、デフォルト設定ONとします。
ユーザー登録時に管理者がパスワード設定できるようになっている仕様を廃止します。
既存ユーザーの初回ログイン時に認証メールを送信します。
（新規ユーザー登録はアカウント発行のお知らせメールでの初回ログインで認証）
既存ユーザーは認証メールを送信＆認証しないと、文書自動保管が有効にならない仕様とします
全ロールで印影登録ができるよう変更します。
「文書自動保管」により、自分宛てに署名依頼が来た文書の署名画面へのアクセス手段が増えます。
（アカウントへログインする、しないにより、署名画面への遷移手順が変わります）
※リリース日：2021/4/2
＜変更詳細＞
＜変更前＞
署名者ロール ：「署名リクエスト文書」が表示
署名者ロール以外 ：「最新の文書」が表示
＜変更後＞
全てのロールで 「要対応文書」が表示
※「要対応文書」には自分宛ての署名依頼文書の一覧が表示されます。
②文書自動保管機能の設定
ユーザー登録、編集画面に「メール認証」「文書自動保管」という項目が追加されます
○「メール認証」 ：メール認証状況 （済 ／未認証）
○「文書自動保管」：文書保管する設定（する／しない）
■ユーザー情報画面
■ユーザー編集画面
■自動保管の認証方法（初回ログイン時に当作業をお願い致します）
1. 「メール認証：未」「文書自動保管：する」の場合、ログイン後に下記画面が表示されます。
※「文書自動保管：しない」になっている際は下記画面は表示されません
いずれかを選択します。
「送信する」 ：認証メールが送信されます
「送信しない」：自動保管設定がオフになります
2. 「送信する」選択後は、下記画面となります。
3. 届いた認証メール内のURLを選択します。
4. 認証完了です。
※エラーメッセージが表示される際は、再度「メール認証」をやり直しします。
ユーザーを新規登録した際の初期パスワードの発行（設定）方法が変わります。
＜変更前＞
ユーザー登録時に管理者が任意の文字列でパスワード設定
＜変更後＞
ユーザー登録時にシステム側で自動生成（通知メールに初期パスワード記載）
※初期パスワードで初回ログイン時にパスコード変更画面が表示されます
④ユーザー登録のメール認証
既存ユーザーの初回ログイン時に認証メールを送信します。
（新規ユーザー登録はアカウント発行のお知らせメールでの初回ログイン）
既存ユーザーは認証メールを送信＆認証しないと、文書自動保管が有効にならない仕様とします
「契約印タイプ」での署名時も事前登録した印影画像がご利用可能となります。
それに伴い、事前登録可能なロールにも変更があります。
＜変更前＞
「署名者」ロールでのみ印影登録が可能 （署名者ロール以外は登録項目無し）
＜変更後＞
全てのロールで印影登録が可能
契約印タイプについて、署名画面へのアクセス手段が増えます。
＜変更前＞
アカウントをお持ちの方でも、署名依頼URLからしかアクセス不可
＜変更後＞
アカウントをお持ちの方は「アカウント内」「署名依頼URL」の2通りでアクセス可能
■アカウント内からのアクセス ※「文書自動保管」をオンにしている場合
ログインするとＴＯＰ画面に署名依頼文書が表示されます。
↓
マークを選択すると署名画面へ遷移します。
↓
アカウント内に登録済の印影画像を用いて署名する事が可能です
異なる作成方法を選択する事も可能です
■署名ＵＲＬから選択した場合
メール内のURLリンクボタン押下すると署名画面へ遷移します
↓↓
署名依頼メール内のURLをクリックした際は、従来通りの署名画面に遷移します。
■その他電子印鑑GMOサインの使い方ガイド・資料について
そのほか、基本的な使い方ガイドや相手先さま向けの説明・動画マニュアルなど、ご活用いただける資料も一通りありますのでぜひご確認くださいませ。