GMOサインでは利用頻度の高いPDF文書をテンプレートとして登録することが可能です。
都度文書をアップロードしたり署名位置の設定を行う必要がなく、事前登録している文書を呼び出し契約締結することが可能となります。
- 「管理者」「文書管理者」「システム管理者」ロールユーザーにて登録作業可能
- テンプレート利用に関してはすべてのロールで共通利用可能（グループ制限する事も可）
- 登録数の上限：有料プラン（無制限）、フリープラン（5件）
＜各種操作方法＞
◇【テンプレート内容の編集】
┗①署名者設定 （署名者数の設定）
┗②テンプレート文書一覧（文書登録／署名位置設定）
┗③差込み項目 （相手により異なる項目を差し込む設定）
┗④その他制限設定 （テンプレート利用制限）
1. 画面左メニュー「テンプレート管理」を選択し、右上の追加アイコンをクリック
2. テンプレート名を決めて確定します。
3. テンプレート一覧に上記で作成したものが登録されます。
作成したテンプレート画面右側の「編集」アイコンをクリックします。
4. テンプレート編集画面になります。下記項目を設定します。
| 署名者一覧 | 必須 | 署名者（送信先）の設定 |
|---|---|---|
| 受領者一覧 | 任意 | 受領者の設定 |
| テンプレート文書一覧 | 必須 | テンプレートに登録する文書の設定（署名位置設定など） |
| 差込み項目一覧 | 任意 | 相手によって異なる内容（例：期間・金額など）入力する欄 |
| ■署名者一覧 |
署名者一覧の「追加」ボタンをクリック
↓↓
署名者の設定画面が表示されます。
第１署名者（初めに署名を行う方）の設定を行います。
| 署名順 | 署名する順番設定 （例：1） |
|---|---|
| 署名者種別 |
自社担当者への送信か、相手先への送信か選択 （※①） ＜※① 自社署名者を選択した場合＞ アカウント内に登録されている自社ユーザーを選択する事ができます。
自社担当者への送信でも［送信先］を選択しておくことで、送信時に氏名／メールアドレスを入力して送信できます。 |
| 署名方法 | 実印タイプ／契約印タイプ どちらの送信タイプか選択 |
| 識別用ラベル |
送信先の概要を入力 （例：自社・相手先 など） （メールアドレスは送信時に入力します） |
| 署名者変更 | 署名依頼を受け取った相手が他の担当者へ署名依頼を転送する事を許可 |
↓↓
第１署名者を設定した後、必要に応じて次の署名者（第２署名者）を設定します。
（自社－相手先の二社間署名の場合、【第１署名者：自社 第２署名者：相手先】など）
6. 上記5の手順で必要な署名者を設定した後、各署名順の設定に対し全員が署名を行う（And署名）か、いずれか一人のみが署名する（or署名）かを設定します。
（デフォルト：全員が署名する）
〇or署名について（誰か1名に署名してもらう） ※or署名設定時は一括送信はできません
7. 署名者の設定が終わった後は、実際に利用する文書を登録します
| ■テンプレート文書一覧 |
テンプレート文書一覧の「追加」ボタンをクリック
8. テンプレート登録する文書をアップロードします
9. 文書ファイルアップロード後の画面です。設定して［登録］をクリック
| 署名 | 署名（押印）を行う |
|---|---|
| 文書確認 |
署名せず「確認」を行う （例：添付書類など） ※複数文書送信時の選択肢 |
| 送付しない |
当文書を送信しない （例：Aさんには送信するがBさんには送信しない） ※複数文書／複数署名者への送信時の選択肢 |
10. 署名者設定と文書の登録が終わりました
11. 次に、登録した文書内に署名位置の設定を行います
テンプレート文書一覧の［位置設定］をクリック
| PDF差換え | 登録文書を別のPDFファイルに変更します |
|---|---|
| 編集 |
依頼内容などを編集します （上記9画面） |
| 位置設定 |
署名位置（押印欄）やフリーテキストエリアなどを設置して登録します |
| 削除 |
登録文書を削除します （ごみ箱アイコン） |
12. 登録されている文書が開きます
13. 各署名者の署名位置やフリーテキストエリアなど必要に応じて設置をして［更新］で決定
14. スタンダードなテンプレート登録設定はこれで完了です。
あとは必要に応じて差込み項目設定やテンプレート利用制限設定や追加設定を行います。
相手によって異なる内容（例：期間・金額など）を入力する欄が必要であれば、差込み項目情報を設定します。
| ■差込み項目一覧 |
差込み項目一覧の「＋」ボタンをクリック
差込み項目の設定を行います
| 差込み項目名 | 項目名称（例：契約期間、契約金額） |
|---|---|
| 必須・任意 |
入力欄を「必須」欄とするか「任意」欄とするかの選択 |
差込み項目の設定が完了するとリストとして表示されます。
設定後は、テンプレート文書一覧の［位置設定］（項目11～13）で追加設定します。
※「差込み項目名」自体は文書には反映されません。
原本上に項目名を記載しておくなど準備をお願い致します
16．受領者の設定
テンプレート毎に決められた受領者を事前に指定する事ができます。
※リリース日：2022/9/21
| ■受領者一覧 |
受領者一覧の「＋」ボタンをクリック
受領者の設定を行います
受領者の設定が完了するとリストとして表示されます。
これによりテンプレート利用時に受領者を都度設定することなく事前に指定できます。
テンプレートから起案した際［詳細］より受領者情報の変更や該当受領者の削除、他の受領者の追加も可能です。
※一括送信時も事前に指定した受領者へ完了メールの送信が可能ですが、受領者宛に送信件数分の完了メールが届きます。
なお、一括送信のCSVファイル内で件数毎に受領者を個別で指定することはできかねます。
作成したテンプレートを利用可能なユーザーグループを指定したり、送信時に内容編集を許可するかどうかなどの制限が必要な場合は設定します
| ■テンプレート利用制限 |
| 共有設定 |
テンプレート利用や編集などを許可するユーザーグループの設定 （デフォルト：全ユーザー利用可能） |
|---|---|
| 編集 |
テンプレート利用して送信時に内容編集を禁止する設定 （デフォルト：編集許可） |
不要になったテンプレートは削除できます。
テンプレートを削除しても、該当テンプレート利用して送信した文書には影響ありません
| ■テンプレート削除 |
画面左メニュー「テンプレート管理」を選択し、該当テンプレートの削除アイコンをクリック
確認画面となります。同意して削除ボタンをクリックすると削除完了です。
19．テンプレートの複製
テンプレートは複製することが可能です。
↓↓
複製するテンプレートにも新たに名前を付けることが可能です。
デフォルトは複製元テンプレート名と同名となります。
↓↓
テンプレートが複製されました。
複製を行うと、テンプレートIDと最終更新日以外のテンプレート情報が複製されます。
各種設定や位置設定も複製元テンプレートと同じレイアウトとなります。
テンプレートを利用した送信手順は下記記事をご参照ください
〇テンプレートを使った送信方法（単独送信）
〇テンプレートを使った送信方法（一括送信）
■お役立ち資料のご活用について
電子印鑑GMOサインでは今回ご紹介しました文書テンプレート以外にも便利な使い方など様々ありますので、詳しくは以下ページで取り上げている使い方ガイドなど、参考資料もぜひご活用くださいませ。