紙媒体の文書をGMOサインに登録しておくことで、今後電子で取り交わす契約書等とあわせて一緒に保管～管理することができ、管理業務の効率化を実現できます。
また、相手先から電子契約を断られた際、契約締結した紙文書もGMOサインに登録して管理する運用方法としても活用できます。
本活用レシピでは、有償オプションの「スキャン文書管理」を利用しない管理方法をご紹介します。
「スキャン文書管理」を利用した記事はこちら
【目次】
機能概要
紙と電子での二重管理のミスや業務のムダを削減したい場合に、GMOサインで電子化・⼀元管理することができる機能活用です。
- 社内で保管している紙⾯の締結⽂書があるため、紙媒体と電⼦媒体の複数で管理する⼿間がかかる
- 紙媒体の契約書を見直したい時、保管場所へ足を運び、書類を探す必要がある
■この機能活用ができるプランは？
すべてのプランで活用いただけます。
操作手順
不可視署名機能を利用して取り込む
- TOP画面左上の「契約を締結」をクリック
- PDF化した紙契約した文書をアップロード
- 署名者の設定で自分自身を「署名者」として設定
- 署名位置の設定画面で、署名位置を設置せずに送信
- 「続けて署名」を選択し、確認して終了
※１回の送信で「最大100ファイル／１ファイルあたり50MBまで／総容量200MBまで」送信可能です
※１送信110円（税込）の送信料が必要です
操作方法
通常の送信時にも利用できる「不可視署名」（印影が見えない署名）の機能を活用して登録します。
1. TOPページ左上「契約を締結」から、必要文書をアップロードします。
※一度の作業で「最大10ファイル／1ファイル50MBまで／合計200MBまで」アップロード可能
2. 該当文書を格納するフォルダを選択して署名者の設定をします。
3. 署名者の設定は自分自身を設定します
（署名者ロール権限が付与されているかどうかで［自社署名者］もしくは［送信先］を選択します）
| ［自社署名者］選択時 | 署名者ロールのユーザーをプルダウンメニュー選択できます |
| ［送信先］ 選択時 | 氏名／メールアドレスを手入力で設定できます |
4. 署名者の設定後、「署名位置の設定へ」＞「確認画面へ」をクリックすると下記画面になります
もう一度「確認画面へ」をクリックして進みます。
5. 最後に「送信する」クリックすると送信が完了します
自分自身を署名者に設定している場合、下記画面が表示されます。
6. 署名画面が開きます。不可視署名のため各ページを表示させれば完了です
最後に「完了する」クリックすると作業が完了します。
これで署名（不可視署名）が完了し、作業完了です。
Point：文書は「文書管理」メニューに保管されている。
必要に応じて詳細情報を追加で入力しておくと便利（下記手順7～9）
＜文書詳細情報の追加編集＞
7. 画面左メニュー［文書管理］から、該当文書の詳細アイコンをクリック
8. 画面下部までスクロールし、「文書情報編集」をクリック
9. 詳細情報画面にて、必要事項を追加入力して画面下部「更新」ボタンで確定
◆Point：「文書情報編集」は必ずしも必要ではないが登録しておくと検索しやすくなる。
紙媒体が原本となるため、破棄しないよう注意。保管場所を記載しておくと便利です。
文書詳細情報については下記ページを参照下さい。
▽紙⽂書のPDF化代⾏サービスもご提供しております。
「既存の紙⽂書が⼤量にあってデータ化が⼤変」「⽂書情報の⼊⼒をまとめて依頼したい」という⽅におすすめです。
（担当者が現地訪問させていただき、書類のPDF化や文書詳細情報への記入などを代行します）