取締役会議事録のように「署名者が固定されている」文書は、テンプレート機能で署名順や印影位置をあらかじめ登録しておくのが最も効率的です。
本レシピでは、あえてダミー文書を登録したテンプレートを作成し、送信時に実際の議事録へ「差し替える」という運用を紹介します。これにより、毎回の署名位置設定をゼロから行う手間がなくなります。
※テンプレート機能の基本的な作成手順や概要は、【テンプレート】作成手順／概要】を確認ください。
◆重要：社外取締役が含まれる場合の運用ルール◆
社外取締役が所属する別会社（B社）でGMOサインを利用している場合、自社（A社）の議事録がB社の管理画面に自動保管されてしまうリスクがあります。これを防ぐため、以下の運用を推奨します。
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推奨されるメールアドレス：
- 自社（A社）ドメインのメールアドレスを発行し、それを利用する。
- 発行が難しい場合は、社外取締役が所属する企業（B社）以外のメールアドレスを用意いただく。
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注意すべき理由：
- B社側で「組織外からの署名依頼を自動保存する」設定になっていると、A社の機密情報である議事録がB社のシステム内に残ってしまうためです。
▷取締役会議事録の電子作成や商業登記申請について（ヘルプセンター）
この機能活用ができるプランは？
標準機能としてご利用いただけます。
操作手順
手順の流れについては以下の通りです。
- 【事前準備】テンプレートの作成（管理者）
- 【運用】毎月の署名依頼（担当者）
【事前準備】テンプレートの作成（管理者）
※初回のみ必要な作業です。
- 新規作成
- 「テンプレート管理」＞［新規作成］をクリック。
- 文書情報登録（ステップ1）
- ダミーの議事録（PDF）をアップロードします。
- テンプレート名を入力し、［次へ］。
- 送信先情報登録（ステップ2）
- 署名が必要な役員（取締役・監査役）を全員登録します。
- ポイント： 全員に同時に一斉送信する場合は、全員の「署名順」を「1」に設定します。
- 入力位置の設定（ステップ3）
- 文面上の署名欄に、各役員の署名印を配置します。
- 完了
- ［テンプレートを作成する］をクリックして保存。
【運用】毎月の署名依頼（担当者）
毎月の取締役会後に行う、わずか数クリックの操作です。
- テンプレートの選択
- 「署名を依頼する」横のプルダウンから、「テンプレートで依頼」をクリック。
- 対象テンプレートの［送信］をクリック。
- 文書の差し替えと情報の入力（ステップ1）
- 文書の差し替え： 画面右側のダミー文書横にある 「三点リーダ（…）」 をクリックし、［文書を差し替え］ から今回の議事録PDFをアップロードします。
- 封筒名の変更： 「封筒名」を「第〇回取締役会議事録（202X/XX開催分）」等に変更します。
- 詳細情報の入力： 画面下の「文書詳細情報」項目で、開催日や管理番号などの属性情報を入力します（後からの検索や電子帳簿保存法対応に役立ちます）。入力後、［次へ］をクリック。
- 署名者の確認（ステップ2）
- テンプレートに登録済みの役員一覧が表示されます。メンバーに変更がないか確認し、問題なければ［次へ］をクリックします。
- ポイント： 急な欠席などで署名者が変わる場合は、ここで修正が可能です。
- 配置の最終確認と送信（ステップ3）
- 差し替えた文書の上で、署名印の位置がズレていないか確認します。
- ［次へ（確認画面へ）］をクリックし、最終確認後に 移行します。
- 最終確認後に ［署名を依頼する］ をクリックして完了です。
このように「テンプレート管理」機能をうまく活用することで業務を効率化いただけます。
その他関連情報は以下のヘルプセンターページで解説していますので、併せてご参照ください。
▷【テンプレート】作成手順／文書情報登録（ヘルプセンター）
▷【フォルダ関連】ユーザーグループ紐付けと保管先デフォルトフォルダ指定（ヘルプセンター）