顧客管理システム「kintone」との連携機能を利用することで、kintoneで登録されている情報を埋め込んだ文書を生成してGMOサインで署名依頼を行い、締結後の文書をkintoneへ返すことが可能です。
kintoneで管理している顧客データを元に見積書や請求書、契約書などの帳票を作成し、 そのまま電子印鑑GMOサインを通じて取引先へ送信・署名依頼・保管・管理まで、一気通貫で行うことができます。
利用可能プラン： 契約印＆実印プランスタンダードビジネスエンタープライズ
※契約印＆実印プランをご利用の場合、オプションのご契約が必要となります
kintone、k-Report側の操作方法については下記リンクを確認ください。
▷kintoneヘルプサイト （外部サイト：サイボウズ株式会社）
▷k-Reportヘルプサイト（外部サイト：オーサムジョブ合同会社）
目次
GMOサインとの連携設定の機能有効化
1. 「ユーザーメニュー」＞「アカウント情報」を選択します。
2. GMOサイン連携［設定］画面を開きます。
3. 「アカウント設定」①～③の設定を行い④［変更を保存］してください。
［認証テスト］ボタンから保存前の疎通確認も可能です。
①現在の設定：「有効」のラジオボタンを選択してください。
②顧客ID／シークレットキー：GMOサイン担当者から配布された情報をそれぞれ入力してください。
③利用オプション：電子印鑑GMOサインで利用しているオプションがあればチェックを入れてください。
Ⓐ締結完了後に文書を自動でkintoneへ紐付けたい場合は、URLをGMOサイン担当者へ送付してください。
契約書テンプレートの設定手順
帳票登録手順
1. 帳票メニュー「kintoneアプリ接続」＞連携済みの「kintoneアプリ接続名」を選択します。
アプリが未連携の場合は、下記ガイドを参考に、k-Reportへ設定してください。
▷アプリ連携機能設定ガイド（外部サイト：オーサムジョブ合同会社）
2. ［帳票の新規登録］より帳票設定を行います。
3. 任意の帳票名を入力し、下記の通りラジオボタンを選択してください（※選択が異なる場合、動作しません）。
- 帳票タイプ：レコード個別タイプ
- ページアップタイプ：PDFテンプレートと同じページ構成
4. ［登録］ボタンをクリックして、完了です。”登録後、すぐに編集画面に遷移する”がチェックされている場合は「帳票の詳細設定手順2.」をご確認ください。
帳票の詳細設定手順
1. 登録している帳票を［設定編集］または「帳票名」をクリックして開きます。
2. 「詳細設定（クリックで開閉）」よりGMOサインの「連携設定」をクリックします。
3. 「GMOサイン連携機能を利用する」のトグルスイッチを有効な状態に変更し、「名称」 / 「社名と所属」 / 「担当者」の必須項目を入力します。
入力した下記の必須項目（1.~3.）は、署名依頼送信時のメールタイトル、本文などに反映されます（※ご参考）。
- 名称（必須）：文書名などを入力します。
- 社名と所属（必須）：自身が所属する会社名などを入力します。
- 担当者（必須）：契約や帳票の担当者を入力します。
- 保管先契約書フォルダ：指定したGMOサインのフォルダに文書が保管されます。
- 契約結果格納フィールド：指定したkintoneレコード情報に、署名依頼送信処理が完了した際のタイムスタンプを埋め込みます。
- 締結後文書格納フィールド：指定したkintoneレコード情報に、締結完了後の文書をダウンロードするためのURLを埋め込みます
4. ［送信者追加］から送信先となる署名者のひな形を登録します。
「法人名又は氏名」 / 「担当者」 / 「メールor電話」 / 「アクセスコード」のプルダウンは、kintoneに登録しているレコード情報を参照して設定できます。
実際の送信時には、選択したkintoneレコードの値が各項目へ反映されます。
| 署名方法 | 契約印 / 対面署名 のいずれかを選択します（※対面署名はオプションご利用時に選択できます） |
|---|---|
| アクセスコード |
署名依頼を開くためのアクセスコードを設定する場合は、プルダウンから参照するレコード情報を設定します。 ※アクセスコードの値は署名者に対してシステムから通知されませんので、署名者へ別途お知らせください。 |
| 署名者変更 | 署名依頼を受け取った側で署名者を変更する画面を表示させたい場合はチェックを入れます。 |
| コメント | 署名依頼メールに記載したい署名者向けのメッセージ。 |
| 署名期限 | 送信後、何日目に期限を迎えるか設定します。 |
| メール言語 | 署名依頼メールの文面の言語を選択します（日本語／英語）。 |
さらに追加が必要な場合は、同様に［送信者追加］ボタンより登録も可能です。
署名順を分けて第2、第3と順番を設けたい場合は［署名者追加］ボタンより追加してください。
Ⓐハンバーガーメニューを選択し、ドラッグ＆ドロップで任意の場所に対象を移動することも可能です。
5. 設定が完了したら、［変更を保存］し［帳票デザイナーを起動］します。
6. 「クリックしてテンプレートPDFを選択」をクリックします。ファイルを選択後［アップロードして入れ替え］ボタンをクリックすると文書がプレビュー表示されます。
7. テキストを埋め込む位置や押印位置を設定します。
テキストフレームの設定方法
あらかじめテキストフレームを設定しておくことで、署名者への送信時に、kintoneに登録されているレコード情報を参照して値を埋め込むことが可能です。
画面左手のツールバーから「テキストフレーム」を選択して、任意の場所にドラッグ操作で配置します。
以下の順番に設定を行い、④［更新］ボタンをクリックして設定場所にレコード情報が表示されていれば完了です。
1. グループを選択：「kintone：main」のDBを設定します。
2. 値を挿入するフィールドを選択：参照先となるkintoneレコード情報を選択します。
3. ［追加］ボタンをクリックします。
4. ［更新］ボタンをクリックします。
画像フレーム（押印位置）の設定方法
署名者の押印位置を指定します。
画面左手のツールバーから「画像フレーム」を選択して、任意の場所にドラッグ操作で配置します。
以下の順番に設定を行い、③［更新］ボタンをクリックして設定場所に「GMOサイン」の画像が表示されていれば完了です。
1. プルダウンメニュー「DBの値」を開き、「グループを選択」より「kintone：main」のDBを設定します。
2. 値を挿入するフィールドを選択より「GSIGN：SIGNATURE」を設定します。
※GMOサインの機能が有効で、適切な帳票設定が行われていれば「GSIGN：SIGNATURE」のアイテムが選択できるようになっていますので、署名者の番号に合わせて設定してください。
例）署名者1＝GSIGN：SIGNATURE01 となります
3. ［更新］ボタンをクリックします。
8. 設定が完了したらツールバー内の［保存］ボタンをクリックして文書への位置設定は完了です。
署名依頼の送信手順
1. kintoneからk-Reportアプリを開いたら、参照するレコードの［詳細］を開きます。
2. ［GMOサイン送信］ボタンをクリックします。
3. 「契約書設定を選択」のプルダウンメニューから、k-Reportで作成した帳票を選択します。［契約書を送信］を選択すると、GMOサインから第1署名者に対して送信が行われます。
”契約書の送信処理が完了しました。”のポップアップが展開されたら送信完了です。
各種設定値はk-Report管理画面の帳票作成時に設定した値がデフォルトでセットされています。契約書送信時に内容を変更する場合は、表示されている画面内で設定内容を更新してください。
締結方法のご案内
こんな方におすすめ
- 署名依頼相手へ手順を説明したい方
- 署名依頼を受け取られた方
掲載内容
- 電子契約について
- 契約締結の流れ
- 署名画像について
- 困ったときは
- 印紙税について
その他手順（署名依頼取り下げ・リマインド・文書ダウンロード）
［履歴］をクリックすると、機能選択画面が表示されます。
この画面で署名依頼の進捗状況の確認や文書のリマインドなどの操作ができます。
| 取り下げる |
送信済みの署名依頼を取り下げ、署名依頼を受信済みの担当者に取り消し通知が配信されます。 ＜注意点＞
|
|---|---|
| リマインドする | 対象の署名者にチェックを入れて［リマインドする］ボタンをクリックすると、署名依頼を再送信します。 |
| 契約書再取得 | k-Reportの「締結文書格納フィールド」で指定したレコードに締結後の文書を保存するためのURLを埋め込みます。 |
| 締結証明書取得 | k-Reportの「締結文書格納フィールド」で指定したレコードに電子契約締結証明書を保存するためのURLを埋め込みます。 |