電子印鑑GMOサインでは、署名依頼をする際に、契約日や金額などの契約書の内容に関する詳細情報を登録して管理することができます。
詳細情報を登録しておくことで、GMOサイン上で、契約書が探しやすくなるだけでなく、契約書の稟議番号を付けること等も可能です。これにより、効率的に文書管理を行うことができます。
また文書詳細情報に希望の項目を登録し、必須項目に設定することで、書面上の契約締結日や契約期間、取引金額といった情報だけでなく、各社固有の管理番号や決裁番号などの項目を署名依頼時に必ず記入するようにする、といった運用もできます。
情報を一元管理できるだけでなく、署名依頼時に必須項目とすることで、契約締結後の情報入力の手間も省け、文書管理業務を効率化することができます。
【目次】
機能概要
文書情報の項目設定や追加を行い、必須項目を設定しておくことで、署名依頼時に契約に関わる情報の入力を終わらせておくことができます。
これにより、契約締結後の情報入力が不要となり、文書管理業務の効率化につながります。
簡単操作3ステップ
ステップ1. 管理者メニューをクリック （※全体管理者、システム管理者）
ステップ2. 文書情報項目を設定し保存
ステップ3. 署名依頼時の「詳細情報編集」から詳細情報を登録
※署名依頼後は、「文書詳細情報」ページからも情報入力が可能
操作方法
1. TOP画面左側メニューの「管理者メニュー」をクリックします。
2. 画面左側メニューの「文書情報項目の設定」をクリックし、編集が必要な項目の設定を行います。
※名称は、カナ・漢字・全角英数記号は 10 文字まで、半角英数記号は 30 文字まで入力可能です。
①詳細情報：必須設定ができます。（項目名の変更はできません）
②備考：あらかじめ設定されている備考名称の変更と必須設定ができます。
③カスタムフィールド：備考欄を５つまで増やすことができます。入力形式は、文字入力、数字入力、日付入力、の３つから選択が可能です。
3. 必須設定した項目にはチェックが表示されます。修正したい場合は右側の編集アイコンをクリックします。
必須設定にチェックを入れた項目は、署名依頼の送信時の「詳細情報」で[必須]と表示された状態で表示されて入力しない場合はエラーが出て入力漏れを防ぐことができます。
この活用レシピでは、文書情報項目の設定におけるメリットとその方法を解説いたしました。
署名依頼をする際に文書情報項目を設定することで、契約締結後の情報入力の手間も省けて文書管理業務を効率化することが可能です。
ぜひ、この便利な設定機能をフルにご活用ください。
その他関連情報は、以下ヘルプセンターページでも解説していますので、併せてご参照ください。
▷【文書管理】文書詳細情報 [Ver.2]（ヘルプセンター）