当記事は契約レビューのヘルプ記事となっております。GMOサイン側のヘルプ記事は下記リンクよりご確認ください。
契約レビューでは契約書ごとにフォローメンバーを設定することが可能です。
契約内容や進捗を把握しておきたい時や、進捗を把握しておいてほしいメンバーがいる場合など、
状況に応じて、「個人」または「チーム」を設定することができます。
契約書のフォローをすることで、上記のとおり契約書の進捗を把握できたり、またフォローした契約書のアクティビティ通知を受け取ることができる機能となります。
フォローした契約書の確認
契約書をフォローすると、ホーム画面上でステータスでの管理が行えます。
「締結相手から回収できていない契約書」や、「上長の承認で止まってしまい進捗がない契約書」などがあった場合、いち早く気づくことができ、担当者へ確認をする際などに便利な機能です。
※ヘッダーの虫眼鏡検索の「フォロー中の契約書のみ表示する」にチェックを入れることで絞り込み検索が可能です。
通知される対象
ホーム画面上や一覧での確認だけではなく、フォローしている契約書に何らかのアクションが発生した場合は、アクティビティ通知がメールでも届きます。
フォローメンバーが受け取れる通知の詳細については、以下で確認ください。
▷契約レビューのメール通知一覧（ヘルプセンター）
また、契約レビューでは「期限通知」設定を行うことができます。
期限通知は、契約レビュー上にある締結済みの契約書の「契約終了日」または「自動更新拒絶期限」が近づいた際、任意の期間前にメール通知を送付できる機能です。
通知先は、①「作成担当者」または、②「作成担当者」＋「フォローメンバー」に設定することが可能なため、②に設定されている場合は、通知を受け取るためにフォローメンバーに追加が必要です。
期限通知については、以下を確認ください。
▷期限通知の設定（ヘルプセンター）
フォローメンバーへの自動追加条件
契約レビューでは、契約書のフォローメンバーに自動で追加される条件があります。
下記アクションを実施したメンバーが契約書のフォローメンバーに自動追加されます。
例えば、契約書の作成担当者や承認を行ったメンバーなどは自動的にフォローメンバーに追加されます。
| 場面 | 具体的なアクション |
|---|---|
| 作成 | 契約書作成 |
| 契約書詳細画面 | 契約書名変更 |
| Wordを起動して編集 | |
| 契約書の再アップロード | |
| 概要 | サマリー編集 |
| 担当者変更 | |
| 項目 | 契約期間編集 |
| 当事者編集 | |
| 契約情報編集 | |
| タスク | タスク作成（作成者） |
| 承認 | 承認を申請（申請者/承認者） |