定型文書を繰り返し利用する場合、文書テンプレート機能が役立ちます。署名依頼をする度に、文書データをアップロードする必要がなくなります。
本レシピでは、取引先へ送る発注書と発注請書を例に、テンプレート登録・送信方法を解説します。
【目次】
機能概要
よく使う契約書をテンプレート登録することで、契約締結までの作業時間を短縮できます。
登録したテンプレートへ署名位置のほか、氏名など入力するフリーテキストエリアの位置編集も可能です。それぞれの契約書にあわせて、柔軟な設定ができます。
ご利用可能なプラン
標準機能としてご利用いただけます。
※お試しフリープランの場合は、登録上限数（5件まで）の範囲でご利用可能です。
準備事項
登録する文書テンプレートのデータはPDF形式推奨です。PDFデータのご準備をお願いします。
テンプレート登録で試せる、発注書・発注請書のサンプル書面もございます。
▷発注書のサンプル書面 （PDFダウンロード）
▷発注請書のサンプル書面（PDFダウンロード）
操作手順
- テンプレートの新規登録
PDFファイルをアップロードします - テンプレート内容の編集
署名位置やフリーテキストエリア、署名依頼先など指定します - 文書送信
テンプレート文書を使い、署名依頼をします
操作方法
「取引先に送付する発注書と発注請書」を例に、設定方法を説明します。
1.テンプレートの新規登録
➀ログイン後、「テンプレート管理」メニューのテンプレート一覧画面にて、右上の追加アイコンをクリック。
▼テンプレート一覧画面の新規登録アイコン（赤枠）
➁テンプレート名を決めて確定します。
「〇〇株式会社さま向け発注書」といった、書面内容がわかるようなテンプレート名を入力します。
▼テンプレート情報の入力画面
➂テンプレート一覧にて、作成したものが確認できます。
作成したテンプレート画面右側の「編集」アイコンより、詳細設定をします。
▼テンプレート一覧画面の「編集」アイコン（赤枠）
【参考情報】テンプレート内の検索機能
文書テンプレートでは、以下項目での絞り込み検索が可能です。
- テンプレートID
- テンプレート名
- ユーザーグループ
▼検索項目の入力個所（赤枠）
契約印＆実印プランの場合、テンプレート数は無制限で登録可能です。より多くのテンプレートを管理する場合でも、検索機能でかんたんに見つけられます。
2.テンプレート内容の編集
➀テンプレート編集画面で、署名者（送信先）の設定を行います。
署名者一覧の「追加」アイコンをクリック。
▼署名者一覧より追加（赤枠）
➁署名者（送付先）の設定
発注書を取引先へ送る際、自分自身（または社内担当者）の署名が必要な場合、第1署名者では自社署名者を指定します。第2署名者では、発注先の担当者を選びます。
発注請書の場合も同じ順番で、第1署名者が自社署名者、第2署名者が送信先となります。
▼署名者一覧の設定イメージ
➂PDF文書のアップロード
続いて、テンプレート文書一覧の「追加」アイコンからPDF文書のアップロードをします。
▼テンプレート文書一覧からのアップロード（赤枠）
④署名、または文書確認の指定
テンプレート文書ごとに、署名または文書確認のどちらかを指定できます。送信先別で指定できるので、以下のような設定が可能です。
・発注書の場合：自社担当者は署名・送信先は文書確認
・発注請書の場合：自社担当者は文書確認・送信先は署名
▼署名または文書確認の設定イメージ
⑤署名位置、フリーテキストエリアの指定
テンプレート文書一覧の「位置設定アイコン」から、署名位置、氏名などフリーテキストエリアの位置設定ができます。
▼テンプレート文書一覧の「位置設定アイコン」（赤枠）
⑥署名位置、フリーテキストエリアの指定（発注書）
自分自身（社内担当者）の署名位置を決めます。
送信時に入力する「発注No.」や「発注日」など、送信者側のフリーテキストエリアを指定します。
▼テンプレート署名位置設定（発注書）
⑦署名位置、フリーテキストエリアの指定（発注請書）
取引先の署名位置、フリーテキストエリアを指定します。
⑥と同様、「発注No.」や「発注日」など送信者側のフリーテキストエリアも指定します。
▼テンプレート署名位置設定（発注請書）
署名順・署名位置の設定方法について、詳しくは以下リンクをご参考ください。
▷【テンプレート】登録・編集方法（ヘルプセンター）
【参考情報】ユーザーグループ単位でのテンプレート閲覧・利用制限
ユーザーグループごとに閲覧、編集や削除の権限付与が可能です。
GMOサインでは保管文書について、ユーザーグループ単位での権限付与ができますが、文書テンプレートでも同様となります。
特定の社員だけに編集権限を持たせたい場合や、他の部署には見せたくない書面がある場合ガバナンス強化で役立ちます。
▷【テンプレート】利用範囲の制御（ヘルプセンター）
3.文書送信
① 画面左上の「契約を締結」をクリック。契約を締結画面に遷移します。
➁【テンプレートから選択】内の「登録済みのテンプレートから選択」をクリックします（下図）。
▼「契約を締結」画面の「登録済みのテンプレートから選択」（赤枠）
③ 1の作業で事前に登録したテンプレートを選択します。
▼テンプレート一覧の選択アイコン（赤枠）
④登録した文書の確認
内容に問題なければ、「署名依頼情報の入力へ」をクリック（下図）。
▼書面内容の確認画面イメージ
⑤登録した署名者情報の確認
事前に登録した署名者や署名位置が反映されています。
変更が許可されている場合、署名者の追加や署名位置の調整も可能です。
▼署名者情報のイメージ
⑥署名位置の設定画面を確認
文書を変更したい場合、「文書を差換え」から設定します（下図）。
発注品や金額などテンプレート登録した文書内容から変更がある際には、文書差換えで対応できます。
▼署名位置の設定画面イメージ
⑦「送信する」ボタンをクリック。
各設定を確認して、問題なければ文書送信します。
▼「送信する」のボタン（赤枠）
【参考情報】テンプレートを使った文書一括送信
テンプレートでは単独送信のほか、複数の相手先に署名依頼をまとめて行う一括送信も可能です。
具体的な操作方法は、以下の活用レシピよりご参考ください。
▷数十人規模の新入社員へ雇用契約書をまとめて送る（差込文書一括送信）（活用レシピ）
▷社内向けの同意書を一括で送信する（差込みのない一括送信）（活用レシピ）