テンプレートをユーザーグループごとに閲覧、または編集・削除の権限付与が可能です。
部署ごとに閲覧や編集など管理したいテンプレートがある場合に便利な機能です。
機能詳細
◆操作可能ロール：管理者、文書管理者、システム管理者
※当機能は「ユーザーグループ」に対し、テンプレートの閲覧・使用等を許可する機能です（閲覧・使用等を許可されているユーザーグループに属していない「文書管理者」は 当機能の設定変更を行うことはできません）
操作手順
1. 「テンプレート管理」より、制限を行いたいテンプレートの「編集」アイコンを選択します。
2. 編集画面に遷移したら「共有設定」を選択します。
3. テンプレートの共有範囲を設定する画面が表示されます。
| すべてのユーザーが利用・編集可能 | 利用／編集制限せず全ユーザーへ公開 |
|---|---|
| すべてのユーザーが利用可能（管理者のみ編集可能） | 全ユーザーが利用可能/編集は管理者のみ可能 |
| 指定したユーザーグループのみ選択した操作が可能 | 指定したユーザーグループのみ利用／編集可能 |
※テンプレート編集可能なロールは【管理者】【文書管理者】に限ります
4. 「指定したグループのみテンプレートを共有する」を選択します。
ここでグループと許可範囲を設定します。
| すべて | 該当テンプレートを使用しての送信や編集・削除作業すべてを許可します |
|---|---|
| 閲覧・利用のみ | 送信時のテンプレート利用のみを許可します |
| 編集・削除のみ | テンプレートの編集・削除作業のみ許可します |
※指定されていないグループユーザーには該当テンプレートは表示されなくなります。
5. グループを選択し、許可範囲を選択して「確定」で設定完了です。
また、アイコンでグループを追加する事も可能です（複数グループに設定したい場合）
各ユーザーの見え方
制限設定した場合、許可されているグループのユーザーとそうではないユーザーで見え方が変わります。
一覧
| ＜設定項目＞ | ユーザーグループ | 契約を締結から送信時 | テンプレート管理 |
|---|---|---|---|
| すべて | 許可されたグループ | 選択可 | 選択可 |
| 閲覧・利用のみ | 許可されたグループ | 選択可 | 選択不可（アイコンなし） |
| 編集・削除のみ | 許可されたグループ | 選択不可（非表示） | 選択可 |
| （上記いずれも）許可されていないグループ | 選択不可（非表示） | 選択不可（非表示） | |
閲覧・利用のみ
設定されたユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択可能
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除不可（アイコン非表示）
設定されていないユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択不可（テンプレート自体が非表示）
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除不可（テンプレート自体が非表示）
編集・削除のみ
設定されたユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択不可（テンプレート自体が非表示）
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除可能
設定されていないユーザーグループ
「契約を締結」から該当テンプレート選択不可（テンプレート自体が非表示）
「テンプレート管理」から該当テンプレートの編集・削除不可（テンプレート自体が非表示）
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リリース日：2021/11/17