送信相手側で担当者が「確認」後、別の担当者に「署名」をしてもらいたい
(相手側へワークフローのような作業を求めたい)場合の作業方法について、
具体的な操作方法としては二通り選択可能です。
- 署名者変更の許可を利用する
- 署名位置を設定せずに依頼の送信を行う
【確認者の情報が完成した文書(PDFファイル)内に含まれるか/否か】
【確認者に完了メールが届くか/否か】 が異なります。
1の場合、確認者(担当者A)の情報は記録されず、完了メールもAには届きません。
2の場合、確認者(担当者A)の情報も記録され、完了メールもAにも届きます。
ここでは、相手方の担当者Aさん確認後、担当者Bさんに署名してもらいたい場合を想定します。
<1の場合の操作手順>
設定する署名者は1人のみになります。
第1署名者:担当者A ※署名者変更:許可する事で、Bへ署名依頼を転送するイメージ
<署名者変更:許可する>
▷【署名関連】署名者変更方法(ヘルプセンター)
~送信後の流れ~
署名者変更を許可しているため、相手が署名画面へ遷移すると下記画面となります
↓↓
ここで別の担当者の氏名などを入力して転送していただきます
<作業概要>
担当者A:署名依頼メールを開き、文書をプレビュー確認。
確認後、「他の人に依頼する」を選択して担当者Bの氏名/メールアドレスを入力して決定(転送)。
担当者B:Aから転送された署名依頼メールを開き、文書をプレビュー確認。
確認後、「自分で署名する」 を選択して「次へ」進むと文書が表示されます。
そのまま署名を完了させます。
※署名作業を行っていない担当者Aには完了メールは届きません。
※署名完了後のPDFファイル内に担当者Aの情報は記録されません。
<2の場合の操作手順>
設定する署名者は2人ともになります。
第1署名者:担当者A(署名依頼) ⇒この後の画面で署名位置を設置しないで進みます。
第2署名者:担当者B(署名依頼) ⇒この後の画面で署名位置を設置します。
<署名位置設定>
確認だけ実施する担当者Aの署名位置は設置せずに進みます。
※次画面へ遷移時に下記メッセージが表示されます。
▷【送信手順】署名欄を設定しない不可視署名(ヘルプセンター)
~送信後の流れ~
担当者Aが署名依頼メールを開き、文書を「確認」して確定します。
確認後、次の署名者である担当者Bへ署名依頼メールが届きます。
担当者Bが署名依頼メールを開き、署名作業を行います。
※署名完了メールは担当者A/B 双方に届きます。
締結完了後の文書には担当者A/担当者B 両方の情報が記録されています
Adobe Acrobat Readerで署名パネルを確認した際も、担当者A/担当者Bそれぞれの電子署名情報やタイムスタンプ情報の表示があります。
応用例:注文書/請書の2種類のPDFを封筒に入れ、注文書には自社が押印、請書には相手が押印したい
<設定>
署名者1:自社
署名者2:相手
■注文書 :自社側の署名位置だけ設定
■請書 :相手側の署名位置だけ設定
→これで自社は注文書に署名/請書は確認のみとなり、相手は逆(注文書は確認/請書に署名)となります