送信相手側で担当者が「確認」後、別の担当者に「署名」をしてもらいたい(相手側へワークフローのような作業を求めたい)場合、「署名者変更/不可視署名」と二通りの方法で対応可能です。
機能詳細
大きな相違点としては、以下の通りです。
「署名者変更」の場合:
実際に署名を行った署名者の署名情報のみ記録されます。完了メールも署名者にのみ通知されます。
「契約印&実印プラン」利用時、Ver.2より電子契約締結証明書を取得することで、変更履歴を確認することが可能です。
以下では2度の署名者変更をおこなった後、署名者Aによってお手続きが完了したことを確認できます。
「不可視署名」の場合:
確認者の署名情報は記録され、完了メールも確認者宛に通知されます。
署名情報:
電子署名の有効性や法的効力はGMOサイン顧問弁護士の宮内弁護士が詳しく解説していますので、以下をご確認ください。
▷【宮内弁護士が解説】電子契約の有効性や法的効力、裁判における証拠能力、2つの署名タイプなどについて(GMOサインブログ)
署名者変更の許可を利用する場合
署名者変更を利用して、文書確認者を設定する場合は、確認者の署名情報は記載されず、転送先の決済権限者の署名情報が埋め込まれます。
締結完了後のPDFにはそれぞれ「不可視署名/可視署名」が判別可能なように埋め込まれるため、押印「確認者/決済権限者」を判別することも可能です。
今までの管理画面での操作手順
ここでは、相手方の担当者Aさん確認後、担当者Bさんに署名してもらいたい場合を想定します。
1. 設定する署名者は1人のみです(自社の署名者を除く)。
第1署名者:担当者A
※署名者変更:許可する事で、Bへ署名依頼を転送できるようになります。
2. 「署名者変更」の「許可する」にチェックを入れます。
途中までの設定手順など詳細は、以下のヘルプセンター記事をご確認ください。
▷【署名関連】署名者変更方法(ヘルプセンター)
(3. 確認者には締結完了後の文書は送信されませんので必要に応じて受領者を設定してください)
受領者の設定方法など詳細は、以下のヘルプセンター記事をご確認ください。
▷【送信手順】受領者の設定 [Ver.1](ヘルプセンター)
Ver.2での操作手順
ここでは、相手方の担当者Aさん確認後、担当者Bさんに署名してもらいたい場合を想定します。
◆利用可能プラン:契約印&実印プラン
1. 「署名者を追加する」を選択します。
2. 「詳細設定」>「署名者変更と署名期限」の順にクリックします。
3. 「設定する」にチェックを入れ、「変更する」ボタンをクリックすると署名者変更が有効になります。
途中までの設定手順など詳細は、以下のヘルプセンター記事をご確認ください。
▷【署名関連】署名者変更方法(ヘルプセンター)
(4. 確認者には締結完了後の文書は送信されませんので必要に応じて受領者を設定してください)
受領者の設定方法など詳細は、以下のヘルプセンター記事をご確認ください。
▷【送信手順】受領者の設定 [Ver2](ヘルプセンター)
送信後の流れ
署名者変更を許可しているため、相手が署名画面へ遷移すると下記画面になり、別の担当者の氏名などを入力して転送します。
①:自分で署名する :ご自身で署名する場合に選択します。
:他の人に依頼する:署名者を変更する場合に選択します。
②:「他の人に依頼する」を選択した際に署名依頼する方の名前を入力します。
③:「他の人に依頼する」を選択した際に署名依頼する方のメールアドレスを入力します。
④:「他の人に依頼する」を選択した際に署名依頼する方にコメントを入力できます。
⑤:署名を開始する前に文書の内容をプレビューできます。
⑥:設定内容に問題なければ次へ進みます。
作業概要
担当者A:
- 署名依頼メールを開き、文書をプレビュー確認します。
- 確認後、「他の人に依頼する」を選択して担当者Bの氏名/メールアドレスを入力して決定(転送)。
担当者B:
- Aから転送された署名依頼メールを開き、文書をプレビュー表示して確認します。
- 確認後、「自分で署名する」 を選択して「次へ」進むと文書が表示されます。
- 署名を完了します。
不可視署名(署名位置を設定せずに依頼の送信を行う)
不可視署名を利用して、文書確認者を設定する場合は、確認者、署名者双方の署名情報が埋め込まれます。
▷【送信手順】署名欄を設定しない不可視署名(ヘルプセンター)
不可視署名(確認者の情報)
可視署名(署名者の情報)
今までの管理画面での操作手順
1. 確認者、署名者の情報をそれぞれ入力し、「署名位置の設定画面」へ進みます。
第1署名者:担当者A(署名依頼) ⇒この後の画面で署名位置を設置しないで進みます。
第2署名者:担当者B(署名依頼) ⇒この後の画面で署名位置を設置します。
”署名者はいずれかの文書へ署名する必要があります。”と表示される場合
署名者情報の入力画面での[依頼内容]は必ず1つの文書は「署名」を設定してください。
※文書確認 は複数文書アップロード時に設定することができます。
2. 署名をおこなう担当者の署名位置を設定し「確認画面へ」へ進みます。
※確認だけ実施する担当者Aの署名位置は設置せずに進みます。
3. 不可視署名を設定した場合は、次画面へ遷移時に下記メッセージが表示されますが、「確認画面へ」より次ページへ遷移し、送信を完了してください。
◆利用可能プラン:契約印&実印プラン
1. 確認者、署名者の情報をそれぞれ入力し、「次へ」へ進みます。
第1署名者:担当者A(署名依頼) ⇒この後の画面で署名位置を設置しないで進みます。
第2署名者:担当者B(署名依頼) ⇒この後の画面で署名位置を設置します。
2. 署名をおこなう担当者Bの署名位置を設定し「次へ」へ進みます。
※確認だけ実施する担当者Aの署名位置は設置せずに進みます。
3. 不可視署名を設定した場合は、次画面へ遷移時に下記メッセージが表示されますが、「そのまま進める」より次ページへ遷移し、送信を完了してください。
送信後の流れ
1. 担当者Aが署名依頼メールを開き、文書を「確認」して確定します。
2. 確認後、次の署名者である担当者Bへ署名依頼メールが届きます。
3. 担当者Bが署名依頼メールを開き、署名作業を行います。
※署名完了メールは担当者A/B 双方に届きます。
締結完了後の文書には担当者A/担当者B 両方の情報が記録されています。
Adobe Acrobat Readerで署名パネルを確認した際も、担当者A/担当者Bそれぞれの電子署名情報やタイムスタンプ情報の表示があります。