文書テンプレートを利用する際の署名依頼時に、テンプレートの一部設定内容について署名依頼者（送信者）側で変更できないようにする機能を利用できます。
これにより、テンプレート管理者にて設定した書面内容が固定された上で署名依頼を行うことが可能になります。
※GMOサインでは、よく使う契約書などをテンプレートとして登録する事ができます。
通常、テンプレート利用時に、設定した項目以外に文書や署名者を追加したりすることが可能ですが、当設定を使用することでそれらの変更ができないようにすることができます。
機能詳細
◆操作可能ロール：管理者／文書管理者／システム管理者
テンプレート「固定する」にできる条件
- テンプレート名入力済
- 署名者1名以上設定済み
- テンプレート文書1部以上アップロード
- 「署名する」文書が1つ以上存在すること
テンプレート情報の変更ができなくなる項目
当設定を「固定する」にした場合、署名依頼者は以下項目の変更が不可となります。
| 文書の追加、および削除 |
| 文書名 |
| 署名順の変更 |
| 署名者の追加 |
| 署名位置、テキストボックスの追加、および削除 |
| 受領者の追加 |
| 受領者情報の変更 |
テンプレート情報の変更が可能な項目
当設定を「固定する」にした場合でも、署名依頼者側で以下項目は変更が可能です。
| 封筒名 |
| 送信担当者 |
| 所属 |
| フォルダ |
| 詳細情報を編集 |
| 自社ワークフロー |
|
送信先の署名者詳細情報 （会社名／組織名、氏名、メールアドレス、SMS,電話番号取得日、 アクセスコード、署名者変更、コメント、メール言語） |
| 自社署名者の署名者詳細情報 （所属、氏名、アクセスコード、署名者変更、コメント） |
操作手順
1. 「テンプレート管理」メニューより、「編集」アイコンを選択します。
2. 登録済のテンプレートの編集画面が開きます。
3. 「編集」ボタンを選択します。
4. テンプレート情報の編集画面に遷移します。
※ 初期設定ではテンプレート固定機能は「送信時に内容の変更を許可する」になっています。
［～許可する］だと、送信時に文書名変更、署名者数増加など変更作業が可能となります。
5. 「固定する」に変更し、確定ボタンで決定します。
6. 変更完了のメッセージが表示され、設定完了です。
送信時の画面について
1. 「契約を締結」から登録済のテンプレートから選択します。
2. 固定機能を有効にしているテンプレートを選択します。
3. 登録済の文書が表示され、文書名や追加文書アップロードなどできないようになっています。
4. 署名者設定の画面でも、署名者数を増減することができなくなっています。
※署名者、受領者以外の項目は編集可
5. テンプレート登録されている署名位置の情報が表示されます。ここも変更できなくなっています。
6. 最後に「送信する」で送信完了です。
- 2021/11/04：一部情報の固定機能をリリース