2019 年4月1日に労働条件通知書の電子化が解禁となり、それまで書面交付義務のあった雇用契約をはじめとする契約関連書類の電子化も認められるようになりました。
労働条件通知書や雇用契約書、入社手続きに関わる各文書を電子化することで手続きの簡素化やコスト削減などのメリットがあります。
なお、労働条件通知書を電子化する際は、労働者の希望が必要なので必ず確認します。
トラブル防止のため、労働者の希望を書類や画面で「電子交付を希望し同意する」旨の記載欄を設け、チェックした日時を記録しておくことをお勧めします。
GMOサイン ブログ
▷労働条件通知書の電子交付についてメリットとおすすめサービスを解説
▷【担当者必見】雇用契約は電子契約できる？業務効率化のコツを徹底解説
【目次】
機能概要
GMOサインの最も基本的なご利用方法である1対１の署名の手順です。
有期契約労働者の場合には、署名依頼後に文書詳細情報にあるリマインド通知機能を使って更新が近づいてきたら画面上に通知が出るよう設定することもできます。
本レシピでは、労働条件通知書を用いて文書内に電子化を希望するかのチェックボックスやテキストの設定がある場合の方法と文書詳細情報にあるリマインド通知機能を紹介します。
■この機能活用ができるプランは？
標準機能としてご利用いただけます。
操作手順
手順の流れについては以下の通りです。
- あらかじめ電子契約にて書面を取り交わしたい旨をお伝えしておきます
※労働条件通知書の場合は、相手先(労働者)の希望が必要なため必ず確認します - 電子契約での取り交わしに同意する旨の一文を記載した文書を作成しアップロードします
▽文言の一例
□私は、労働条件通知書の電子交付を希望し、その交付方法は貴社所定の方法によることに同意します。
- 承認者(任意)、自社署名者、相手先(労働者)を設定し署名依頼を送信します
- (任意)文書詳細情報画面でリマインド通知を設定します。
※文書詳細情報の編集は、文書管理者または管理者のロールにて行えます。
操作方法
1. GMOサインにログインし、[契約を締結]から「文書を選択」画面に文書をアップロードし、[署名依頼情報の入力へ]をクリックします。
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- 文書部分をクリックすると別画面で文書の確認ができます。
- 文書名の編集が必要な場合はここで修正します。
- 誓約書も一緒に送付して署名をいただくなどまとめて送ることも可能です。
2. 必要に応じて保管先フォルダを選択、契約／取引日、契約終了日、契約／取引金額などを記入します。
↓↓
3. 承認者を設定する場合は、「自社ワークフロー」の項目の[設定する]にチェックを入れて設定します。「所属」で部署の絞り込みをし「氏名」欄で承認者を選択して[保存]をクリックします。
↓↓
4. 「署名者」欄の右側にあるアイコンをクリックして署名者（2名）を設定します。
自社署名者の設定
- 署名順：1
- 依頼先：自社署名者
- 署名方法：契約印タイプ
- 所属／氏名：プルダウンから署名者を選択します
設定できたら[保存]をクリックします。
送信先（労働者）の設定
再度右側のアイコンをクリックして送信先（労働者）の署名者を設定します。
- 署名順：2
- 依頼先：送信先
- 署名方法：契約印タイプ
- 氏名：
- メールアドレス：
設定できたら[保存]をクリックします。
5. 署名者の設定ができたら[署名位置の設定へ]をクリックします。
※申請者や各署名者以外に署名完了通知を送りたい人がいる場合は受領者の設定をします（承認者にも署名完了通知を送りたい場合は設定します）。
6. 文書にチェックボックス、日付、テキスト、署名アイコン等を設置し[確認画面へ]をクリックします。
自社署名者の署名アイコンを署名位置にドラッグアンドドロップします。
7. 労働者側の署名位置にチェックボックス、日付、テキスト、署名アイコンを設置します。
チェックボックス
「必須項目にする」にチェックを入れます。
日付
特に指定がない場合は[署名日を自動で埋め込む]にチェックを入れると記入を省略できます。
※日付の表示形式を選択することもできます。
テキスト
「必須項目にする」にチェックを入れます。
署名アイコン
署名位置に設置します。
8. すべての設置が完了したら[確認画面へ]をクリックします。
9. 内容を確認して問題なければ[送信する]をクリックして完了です。
修正がある場合は[戻る]ボタンで修正が必要な画面まで戻って修正を行います。
※ブラウザの「戻る」は使用しないでください。
※[下書きへ登録]にチェックを入れるとこの署名依頼を再利用できます。
▼有期雇用契約でリマインド通知機能を利用する場合
1. [文書管理]から対象文書右側の[詳細]アイコンをクリックします。
※文書詳細情報の編集は文書管理者または管理者のロールが必要です。
2. 画面の最下部までスクロールして[文書情報編集]をクリックします。
3．リマインド通知欄の[あり]にチェックを入れて通知日の設定をし、画面最下部までスクロールして[更新]をクリックします。
※契約満了日が空欄の場合は必ず入力してください。
4. 以上でリマインド通知の設定は完了です。
5．設定した期日になると画面上部にリマインド通知が表示されます。
また、リマインド通知を設定しない場合でも、検索画面で契約終了日を指定して一覧を抽出しCSVファイルをダウンロードすることも可能です。
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人事労務部門での文書に関する一連の業務は、電子契約を利用すれば業務効率化とコスト削減が同時に行え、契約の見える化や権限管理の徹底などコンプライアンス強化にもつながります。人事労務関連の書類の扱いでお悩みの方は、ぜひ電子契約システムの活用をご検討ください。
氏名、金額、契約期間など契約相手先ごとに異なる部分を空欄にした文書をテンプレート登録しておいて、CSVファイルをダウンロードして記入して複数人宛てに一括で送信する手順もございますのでこちらもぜひご検討ください。
参考
▷数十人規模の新入社員へ雇用契約書をまとめて送る（差込文書一括送信）【活用レシピ】