自社ワークフローは、署名前に社内承認を得るための「ワークフロー」を設定できます。
これにより、GMOサイン内で決済から署名まで一括で完了することができます。
ワークフロー固定機能（オプション）
「セキュリティ・内部統制パック」をご契約いただくと、ユーザー毎にあらかじめワークフローを設定（プリセット）することも可能です。設定されたユーザーは必ずそのワークフローを使って文書を送信する必要があるため、ガバナンスの強化につながります。
承認者の固定機能の操作方法など詳細は以下ヘルプセンター記事をご参照ください。
ワークフロー設定方法
1. 「文書を送信する」をクリックします。
2. ファイルをドラッグ＆ドロップ、または「ファイルを選択する」から契約書などの書類をアップロードします。
＜注意点＞
- アップロードできる1ファイルの最大サイズは50MBまで
- アップロードは最大100ファイルまで、合計200MB以内
- 保護やパスワードなしのPDFファイルをアップロード可能
3. 各「必須」項目入力のうえ、必要に応じて 保管先のフォルダ／詳細情報 を入力して画面下の「次へ」をクリックします。
4. 「ワークフローを追加する」をクリックします。
5. 氏名、所属、メールアドレスで検索し、承認者になる担当者を選択し「選択する」ボタンをクリックします。
6. 追加、表示されると設定完了です。
送信が完了すると、第一承認者に設定された組織内ユーザーに承認依頼メールが通知されます。
以降の送信手順は下記のヘルプセンター記事をご参照ください。
▷【送信手順】署名依頼送信手順 [Ver.2]（ヘルプセンター）
承認者を増やす場合
AND設定：二段階の承認を行いたい場合（第1承認者⇒第2承認者）
「承認順」が「1」（第1承認者）のユーザーが承認した後、「承認順」の「2」（第2承認者）の承認も必要
「ワークフローを追加する」をクリックします。
以降の手順は「本記事5.～6.」と同様です。
追加が完了すると、以下のように順序通りに承認者が登録されます。
or設定 ：複数承認者のうち、誰か一人の承認をもらいたい場合
「承認順」が「1」（第1承認者）のいずれかが承認を許可すれば完了。
「第n承認者を追加する」をクリックします。
以下の画像では承認順1にor設定で設定しています。
以降の手順は「本記事5.～6.」と同様です。
追加が完了すると、以下のように第n承認者に複数の承認者が登録されます。
承認再依頼／承認依頼の取り下げ
承認待ち文書の封筒情報（画面上部「メニュー」）から「承認再依頼／承認依頼の取り下げ」を行うことができます。
※自社ワークフロー設定者（署名依頼の送信者）のみ操作可能です。
＜注意点＞
- 既に承認済みの担当者には送信不可
- 再依頼後、メールからのアクセス時は最新の承認依頼メールに記載のURLよりアクセス可能
- 承認順を設定している場合、次の順番の方のみ表示
- 再依頼時に承認者の変更は行えず、起案時に設定した承認者への再依頼が可能
ワークフロー承認作業
ワークフローに設定された承認者が内容を確認します。
依頼があった場合「承認依頼（封筒名）」といった形式で承認依頼が届きます。
承認画面
文書のプレビュー表示と位置設定の確認方法
表示されている文書画像をクリックすると、新しいタブでプレビューが表示されます。
以下のような画面に遷移します。
- 「表示する署名者」はプルダウンメニューになっており、各署名者を切り替えて署名位置を確認できます
- PDF上に設定された項目をクリックすると、左手に「○○の設定」が展開され、各項目の詳細設定を確認できます
送信先情報の詳細設定について
送信先情報内の「詳細を確認」から、「メール言語」や「アクセスコード」の有無などの詳細設定を確認できます。
承認依頼を受けた承認者は、以下、2通りの方法で承認依頼を確認する事ができます。
承認依頼メールからの確認作業
1. 「文書を確認する」をクリックします。
※承認者に設定された方以外のユーザーがログインしようとするとNOT FOUNDエラーが表示されログインできません（これにより本来承認すべきでないユーザーが誤って承認することを防ぎます）。
2. ログインすると封筒情報画面が開きます。
入力情報や文書内容等を確認し、画面下部にある「判定する」をクリックします。
3. 判定結果に応じて「却下する」または「承認する」をクリックして完了です。
一覧画面からの確認作業
1. Ver.2に切り替え後、メニュー内の「署名依頼の状況／要対応」を選択し、「承認」ボタンをクリックします。
2. 設定内容などを確認し、画面下部にある「判定する」をクリックします。
3. 判定結果をもとに「却下する／承認する」をクリックすると完了です。
〇承認時：承認メールが送信者へ届き、同時に署名依頼メールが署名者に送付されます。
〇却下時：下記メールが担当者へ送付され、署名依頼メールは送信されません。
タイトル：承認完了（※封筒名）
タイトル：承認却下（※封筒名）
※却下された文書は再利用申請はできませんので、必要に応じて最初から登録・申請のやり直しをお願いします。