顧客管理システム「kintone」との連携機能を利用する事で、kintoneで登録されている情報を埋め込んだ文書を生成してGMOサインで署名依頼を行い、締結後の文書をkintoneへ返すことが可能です。
kintoneで管理している顧客データを元に見積書や請求書、契約書などの帳票を作成し、 そのまま電子印鑑GMOサインを通じて取引先へ送信・署名依頼・保管・管理まで、一気通貫で行うことができます。
◆利用可能プラン：契約印＆実印プラン
費用
| 初期費用 | 月額費用 | |
|---|---|---|
| kintone連携費用 | 150,000円（税込165,000円） | 15,000円（税込16,500円） |
| API連携費用 | 100,000円（税込110,000円） | 10,000円（税込11,000円） |
| 計 | 250,000円（税込275,000円） | 25,000円（税込27,500円） |
※API連携をすでにご契約いただいている場合、API連携費⽤は発⽣いたしません。
申し込み・連携手順
1．サービス申込書（弊社営業担当より送付いたします）に記入、提出いただきます。
2．弊社よりライセンスキー、連携に必要なプラグインファイルをお渡しします。
3. kintone連携の際に必要となる「レポトン」をダウンロードし、上記2でお渡しした連携用プラグインとともにkintoneへインストールいただきます。
＜初期設定の流れ＞
・kintoneシステム管理にて、利用可能なプラグインの登録をおこなう。
・kintoneアプリの設定よりプラグインを追加（2つ）し、連携用のキーを使用して接続する
・プラグインの設定より、帳票を作成する
プラグイン追加手順
事前準備として利用可能なプラグインの登録を、「kintoneシステム管理」から行う必要があります。
▷ファイルを読み込んでプラグインを追加する（外部サイト：サイボウズ株式会社）
（必要なファイルは弊社営業担当よりお渡しいたします）
その後、下記手順でアプリ設定をおこないます
2024/11/6リリースの追加プラグインを取り込むことで下記機能が追加されます。
※ご希望の際は弊社営業担当より送付致しますのでお問い合わせください。
・署名依頼取り下げ
・リマインド送信
・ステータス同期
・署名依頼メール言語設定
・依頼送信順設定
1. kintone「レコードの一覧」画面で、画面右上にある歯車の形をした[アプリを設定]アイコンをクリックします。
2. 「アプリの設定」画面で、[設定]タブの「カスタマイズ／サービス連携」にある[プラグイン]をクリックします。
3. 「プラグイン」画面で、[追加する]をクリックします。
4. 「プラグインの追加」画面で、プラグイン2つにチェックを入れ、[追加]をクリックします。
5. プラグインが追加されたら［GMOサイン × レポトン連携プラグイン］の設定（⚙アイコン）をクリックし、弊社よりお渡しするシークレットキーと顧客IDを登録します。
6. 認証済のメッセージが表示されれば完了です。
▷参考）プラグインを追加／削除する（アプリの設定）（外部サイト：サイボウズ株式会社）
帳票の登録手順
レポトンはkintoneで管理している見積書、請求書、各種報告書などあらゆるデータをPDFやExcel形式帳票に出力するプラグインです。
1. 上記、「プラグインの設定」項目5部分の［レポトン］の設定（⚙アイコン）をクリックし、「帳票を追加する」をクリックします。
2. 新しい帳票の登録画面が表示されます。
帳票名を入力し、「登録」をクリックして決定します。
※「ファイルの種類」「帳票のサイズと向き」「出力形式」は後から変更出来ません。
3. 「ファイル選択」を押下し、利用する契約書などの雛形のPDFファイルをアップロードします。
・複数文書をアップロードしたい場合は、「ページ追加」タブで設定します。
・複数文書は署名依頼時には一つのPDFに統合されます。複数の締結済PDFが完成する訳ではありません
4. 画面下部までスクロールし、「GMOサイン連携を利用する」にチェックを入れます。
| 文書名、所属、担当者名 |
署名依頼メールに記載される情報を入力します （文書名はGMOサインの管理画面上にも反映されます） |
|---|---|
| フォルダ | GMOサインへ格納する際のフォルダを選択します |
| アクセスコードを入力するフィールド |
反映させたい項目がある場合は選択します （アクセスコードを設定して文書を送る場合はいずれかのフィールドにアクセスコードを入力しておく必要があります） |
| 締結済の書類を添付するフィールド |
締結した文書を帳票内に添付したい場合に設定します （フィールド指定すると合意締結後にファイルが添付されます） |
6. 署名者の情報や、署名位置などの設定を行います。
画面を上にスクロールすると署名位置設定の表示がでています。
署名させたい当事者の数だけ「追加」をクリックします（追加するたびに署名者の数が増えます）
7. 出力される項目をkintone上の項目から選択する設定を行います。
あらかじめ設定しているレコードを指定することで、署名依頼送信時に各レコードに入力している値が自動挿入されます。
| メール言語 |
署名依頼メールの文面の言語を選択します （日本語／英語） |
|---|---|
| 署名依頼 |
チェックを外すと、完了時に署名済み文書を送信するだけの動作になります （受領者） |
| 署名順 |
署名を行う順番を設定します。 （複数の署名者に同じ順番を設定した場合は、同時に署名依頼メールが送信される「and署名」の動作になります） |
| 署名者変更 |
署名依頼を受け取った側で署名者を変更する画面を表示させたい場合はチェックを入れます |
| コメント |
署名依頼メールに記載したい署名者向けのメッセージ |
8. 署名位置やフリーテキストエリアの設置を行います。
アイコンをクリックすると入力枠が表示されます。ドラッグ＆ドロップで適切な場所に配置します。
| テキスト |
署名時に入力させたい文字をいれる箇所へドラッグ＆ドロップ クリックすると詳細設定が表示 |
|---|---|
|
署名・押印 （必須） |
印影を入れたい箇所へドラッグ＆ドロップ ※不可視署名、複数設置不可 |
設置したフリーテキストエリアは、クリックすると詳細設定のダイアログが表示されます。
・「フリーテキストへの値入力を必須にする」にチェックすることで、署名者に必ず入力いただく欄としてご利用いただけます。
・署名時に入力された内容をkintone内の項目へ反映させたい場合は、プルダウンメニューより項目を選択
※GMOサインでの締結完了後に反映されます。 （上記例では「送付先1メモ1」としています）
9. 各種設定後、画面下部の「保存する」をクリックし、帳票の作成を完了します。
テンプレートの詳細設定
さらに下部の「詳細設定」を開くと、以下のような帳票の詳細設定を行うことができます。
・クラウドストレージ使用設定
・帳票作成ボタンを表示するユーザー/組織/グループの制限
・レコード一覧 / 詳細画面に帳票作成ボタンを表示する条件
※詳細につきましては、上記レポトン（株式会社ソウルウェア）公式サイトをご参照ください
▷参考）帳票設定のはじめ方（外部サイト：株式会社ソウルウェア）
署名依頼の作成手順
1. kintone画面内、右上の＋の形をした「レコードを追加する」アイコンをクリックします。
2. アプリに設定された各種情報を入力し、最後に［保存］をクリックします。
3. 作成した帳票名をクリックします。
4. 下記画面で「文書送付」をクリックします。
5. 各欄には、帳票設定で登録された情報が入ります。必要な場合は修正します。
※帳票の登録手順5 部分で設定した値が反映されています
※この【文書名】【担当者】が署名依頼メールの件名などに反映されます。
件名：（担当者）様より（文書名）への署名依頼が届いています
6. 「送信」をクリックすると最終確認のメッセージが表示されます。
この画面でOKをクリックすると実際に署名依頼が送信されます。内容確認の上、クリックください。
7. 送信後のメッセージが表示されます。
署名手順
1. 署名依頼後、設定した署名順に署名依頼のお知らせメールが送信されます。
「文書を確認する」をクリックします。
2. 署名画面に遷移します。
チェックリストより必要な各入力作業を確認し、最後に「完了する」をクリックします。
A）署名
テキスト入力、画像、手書きサインのいずれか選択して印影画像を作成します。
B）テキスト入力
氏名、住所など、起案者側にて設定されている内容を文字入力します。
3. 最終確認画面が表示されます。下記ボタンをクリックすると署名手続き完了です。
4. 他の署名者の状況によって、下記いずれかの画面が表示されます。
全署名者が署名完了すると、各署名者へ署名完了のお知らせメールが届きます。
※署名完了のお知らせメールからの締結文書のダウンロード期限は14日となります。
その他手順
帳票を選択後の画面内で「GMOサイン」ボタンをクリックすると、機能選択画面が表示されます。
| 同期 |
ステータス（契約締結したPDFや署名時に入力された情報）をkintone帳票内に反映させることができます。※帳票設定で埋め込む項目を設定している場合 ※別途Webhookが設定されている場合は自動で同期されます。 |
|---|---|
| リマインド |
未署名の相手（署名者）に対し、署名依頼を再送することができます。 （署名依頼メールが再送信されます） |
| 署名依頼取り下げ |
署名依頼を取消することができます。 （既に署名依頼メールが届いている相手（署名者）には、署名依頼取消のお知らせメールが送信されます） |
同期
1. 内容同期したい帳票を選択し、「同期する」をクリックします。
2. 同期完了のメッセージが表示されます。
3. 予め設定している帳票設定に基づき、署名者がフリーテキストエリアに入力した内容や、締結後のPDF文書が登録されます。
リマインド
1. 署名依頼メールを再送信したい相手を選択し、「リマインドする」をクリックします。
2. 再送完了のメッセージが表示されます。
※このタイミングで選択した署名者に、署名依頼メールが再送信されます。
署名依頼取り下げ
1. 署名依頼メールを取り下げ（取消）したい帳票を選択し、「取り下げる」をクリックします。
2. 取り下げ確認のメッセージが表示されます。
一度取り下げすると再度送信したい場合は初めからやり直しになります。問題なければOKをクリックします。
3. 取り下げ完了のメッセージが表示されます。
※このタイミングで既に署名依頼メールが届いている署名者に、下記メールが送信されます。