GMOサインでは、文書詳細情報から関連文書を設定できます。
[Ver.1]では、文書に「親文書」を設定できます。
[Ver.2]では、文書に「子文書」を設定できます。
また、保管・管理している「封筒」に対して、ZipファイルやPDFファイルを補足資料として追加アップロードし、一元管理することも可能です。
◆ 操作可能ロール:管理者(全体管理者)、文書管理者
親契約の設定操作手順 [Ver.1]
1. 文書管理>詳細の順でクリックします。
2. 文書情報編集をクリックします。
3. 親契約として紐づけ先となる文書管理番号を「管理番号」へ入力し「更新」をクリックし完了です。
更新が完了すると親文書として表示されるようになり、下線のリンクをクリックすると親文書に設定した文書の「文書詳細情報」の画面に遷移します。
※紐づけ先となる親文書では子文書を確認することができます。
紐づいた文書がある場合、文書一覧では、文書名の前に「▶」マークが表示され、クリックすることでどのような階層に分けられているのか確認することもできます。
子文書の設定操作手順 [Ver.2]
GMOサイン [Ver.1]の関連文書は「親文書」となり、従来は親子1:1の関係でしたが、GMOサイン [Ver.2]では子文書を設定するようになり、さらに複数の子文書を登録可能となりました。
1. GMOサイン [Ver.2]の左メニュー「文書管理」をクリックし、編集対象の文書が保管されているフォルダをクリックします。
フォルダに振り分けされていない文書は未整理封筒/文書一覧から遷移できます。
2. 該当文書が封入されている封筒をクリックします。
文書一覧に表示を切り替えて文書に直接遷移することも可能です。
3. 「文書情報をみる」をクリックします。
※文書一覧から文書へ直接遷移した場合はこの画面は表示されません。
4. 「子文書を追加する」をクリックします。
5. 子文書に設定する文書を検索し、☑チェックを入れて「追加する」ボタンをクリックします。
6. 子文書に追加した文書が表示されていれば完了です。
・・・ ダウンロードボタン
・・・ 削除ボタン
補足資料のアップロード操作手順 [Ver.2]
GMOサインで保管・管理されている封筒に対して、詳細情報上でZipファイルやPDFファイルを追加アップロードし、一元管理することができます。
◆利用可能プラン:契約印&実印プラン
1. 文書管理画面で該当の封筒を選択して「封筒詳細」画面を開きます。
上記画像では「未整理封筒一覧」から、封筒を選択していますが、フォルダ分けしている場合は格納先のフォルダから該当封筒を選択してください。
2.「封筒詳細」画面の最下部の「補足資料を追加する」からファイルを選択してアップロードします。
<注意点>
- 利用可能ファイル形式:Zip/PDF
- サイズ・件数の上限:1ファイル20MBまで/1封筒5ファイルまで
- まとめてアップロードすることは出来ませんので、1ファイルずつアップロードしてください
3. アップロードが完了するとファイルが表示されます。
※プレビュー表示は出来ませんので、添付ファイルを確認する際は、ダウンロードしてご確認ください。
・・・ ダウンロードボタン
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