GMOサインでは利用頻度の高いPDF文書をテンプレートとして登録することが可能です。
都度文書をアップロードしたり署名位置の設定をおこなう必要がなく、事前登録している文書を呼び出し契約締結することが可能となります。
この記事では、テンプレートの編集方法を解説いたします。
機能詳細
◆ 利用可能プラン：契約印＆実印プラン、お試しフリープラン
◆ 操作可能ロール：管理者、文書管理者、システム管理者（セキュリティ・内部統制パック）
操作手順
1. テンプレート管理＞編集ボタンをクリックします。
2. テンプレート編集画面になりますので、必要に応じてあらかじめ登録しておきたい項目を設定します。
各入力項目の設定方法
署名者一覧
1. 署名者一覧より、人型アイコンの青いボタンをクリックします。
2. 第1署名者（はじめに署名をおこなう方）を設定します。
| 署名順 | 署名する順番設定 （例： 1 ） |
|---|---|
| 署名者種別 |
自社担当者への送信か、相手先への送信か選択 |
| 署名方法 | 実印タイプ／契約印タイプ等、いずれかの送信タイプが選択 |
| 識別用ラベル |
署名者の概要を入力 （例：自社・相手先 など） ※ メールアドレスは送信時、担当者が入力します。 |
| 署名者変更 | 署名依頼を受け取った相手が他の担当者へ署名依頼を転送する事を許可 |
3. 第1署名者を設定した後、必要に応じて次の署名者（第２署名者）も設定します。
自社－相手先の二社間署名の場合、【第１署名者：自社 第２署名者：相手先】など。
Point
必要な署名者を設定した後、各署名順の設定に対し全員が署名をおこなう（And署名）か、いずれか一人のみが署名する（or署名）かを設定します（デフォルト：全員が署名する）。
詳細は下記のヘルプセンター記事をご参照ください。
▷【送信関連】誰か1名に署名を求める「or署名」（ヘルプセンター）
受領者一覧
テンプレート毎に決められた受領者を事前に指定する事ができます。
受領者設定をおこなうことで、特定の第三者に対して締結完了時に通知される「電子署名完了のお知らせ」メールを送付することが出来るようになります。
受領者機能の詳細につきましては、下記ヘルプセンター記事をご参照ください。
▷【送信手順】受領者の設定（ヘルプセンター）
※ 一括送信時も事前に指定した受領者へ完了メールの送信が可能ですが、受領者宛に送信件数分の完了メールが届きます
※ 一括送信のCSVファイル内で件数毎に受領者を個別で指定することはできかねます
1. 人型の青いボタンをクリックします。
2. 受領者情報の設定をおこない「確定」ボタンをクリックします。
3. 受領者の設定が完了するとリストとして表示されます。
これによりテンプレート利用時に受領者を都度設定することなく事前に指定できます。
Point
テンプレートから起案した際［詳細］より受領者情報の変更や該当受領者の削除、他の受領者の追加も可能です。
テンプレート文書一覧
定型の契約書や利用頻度の高い契約などを登録することができます。
捺印箇所や入力項目など、設定項目が多く、都度同じ内容を設定している文書を登録することで送信時の作業時間を大幅に短縮することが出来ます。
1. 「テンプレート文書一覧」より青色用紙アイコンのボタンをクリックします。
2. テンプレート登録する文書をアップロードします。
ご参考：▷アップロードするPDFファイルの注意点（ヘルプセンター）
3. 設定して［登録］をクリックします。
| 署名 | 署名（押印）をおこなう |
|---|---|
| 文書確認 |
署名せず「確認」をおこなう（例：添付書類など） ※複数文書送信時の選択肢 |
| 送付しない |
当文書を送信しない（例：Aさんには送信するがBさんには送信しない） ※複数文書／複数署名者への送信時の選択肢 |
つぎに、登録した文書内に署名位置の設定をおこないます。
4. テンプレート文書一覧の［位置設定］をクリックします。
| PDF差換え | 登録文書を別のPDFファイルに変更します |
|---|---|
| 編集 |
依頼内容などを編集します（上記「3.」画面） |
| 位置設定 |
署名位置（押印欄）やフリーテキストエリアなどを設置して登録します |
| 削除 |
登録文書を削除します （ごみ箱アイコン） |
5. 各署名者の署名位置やフリーテキストエリアなど必要に応じて設置をして［更新］で決定。
＜注意点＞
ブラウザの拡大縮小をおこないテキストボックスや署名ボックスを設置すると位置がずれてしまう可能性がありますので、ボックス設置時は以下の点にご留意ください。
- 倍率を100%で操作する
- 拡大縮小する場合、最終確認時は100％に戻す
- 最終確認画面でのプレビューにて問題ないかご確認いただく
6. スタンダードなテンプレート登録設定はこれで完了です。
あとは必要に応じて差込み項目設定やテンプレート利用制限設定や追加設定をおこないます。
差し込み項目一覧
相手によって異なる内容（例：期間・金額など）を入力する欄が必要であれば、差込み項目情報を設定します。
1. 差込み項目一覧の「＋」ボタンをクリック
2. 差込み項目の設定をおこないます。
| 差込み項目名 | 項目名称（例：契約期間、契約金額） |
|---|---|
| 必須・任意 |
入力欄を「必須」欄とするか「任意」欄とするかの選択 |
3. 差込み項目の設定が完了するとリストとして表示されます。
4. テンプレート文書一覧の［位置設定］で追加設定します。
テンプレートの利用制限
作成したテンプレートを利用可能なユーザーグループを指定したり、送信時に内容編集を許可するかどうかなどの制限が必要な場合は設定します。
| 共有設定 |
テンプレート利用や編集などを許可するユーザーグループの設定 （デフォルト：全ユーザー利用可能） ▷【テンプレート】利用範囲の制御（ヘルプセンター） |
|---|---|
| 編集 |
テンプレート利用して送信時に内容編集を禁止する設定 （デフォルト：編集許可） ▷【テンプレート】一部情報の固定機能（ヘルプセンター） |
- 2022/9/21：受領者設定が追加されました